*** The Other 'Customs' van internationale vergaderingen: Protocol

Toen ik voor het eerst begonnen met de planning van internationale bijeenkomsten meer dan 20 jaar geleden, “ ga wereldwijde &"; was de slogan van de dag. Bedrijven zochten nieuwe markten buiten de Verenigde Staten en verenigingen zochten nieuwe lidmaatschap. Toen ik begon met het plannen van vergaderingen in het buitenland, mijn focus was strikt op logistiek: expeditie, onderhandelen in vreemde valuta, samen met de luchtvaartmaatschappijen, fiscale aftrekbaarheid, het kiezen van de activiteiten voor de deelnemers om van te genieten, terwijl zij in de plaats van bestemming waren, en het produceren van een positieve ervaring dat niet zou doen worden vergeten … . alle belangrijke aspecten van internationale bijeenkomsten

Ik wist &'; t besef dat ik was met uitzicht op een van de meest kritieke onderdelen van de internationale bijeenkomst ervaring: protocol. Als een internationale meeting planner, ik ook nodig om de rol van het protocol officier zonder de titel te nemen. Ik snel geleerd dat het was mijn taak om culturele verwachtingen om de klus te klaren te begrijpen. Hier zijn enkele tips protocol ik deel van mijn zuurverdiende ervaring:

Communicatie Styles
Communicatie is niet hetzelfde over de rest van de wereld als in de Verenigde Staten — en ik heb het niet voor de hand liggende taalverschillen. Amerikanen willen van “ op het punt &"; en definitief te weten wat er gaat gebeuren bij elke stap van de weg. Onze communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, zijn meer gehaast. We maken vaak gebruik van “ steno Engels, &"; denken dat de andere partij ons betekenis te begrijpen. Bijvoorbeeld, het beantwoorden van vragen van een Japanse vergadering planning team, een Amerikaanse hotel sales executive zei: “ Geen probleem, &"; die werd geïnterpreteerd als “ Nee, er is een probleem &"; Het hotel verloor het bedrijf.

In Azië, het Midden-Oosten, en in vele delen van Europa, de communicatie is meer een lus. Het begint met sociale praatje, kan een vermelding van het werk bij de hand te nemen en gaat dan terug naar sociale praatje. Amerikanen kunnen gefrustreerd met de tijd kan nemen om consensus te bereiken over een punt te worden, maar moet niet proberen om het proces te haasten. Begrijpen dat de relatie tussen de partijen is belangrijker dan het contract. In de onderhandelingen met leveranciers, “ geen &"; doesn &'; t betekent niet het merendeel van de tijd; betekent misschien. Soms, zoals in Aziatische landen, “ misschien &"; betekent dat er geen.

Dress
Hoe je zet de toon kleden voor uw zakelijke relaties in het buitenland. Gelukkig is de conservatieve marine of grijs pak voor mannen en vrouwen is een goede zowat overal. Het brengt een gevoel van professionaliteit. Voor vrouwen, een bescheiden decolleté is net zo belangrijk.

U mag niet over nagedacht, maar kleuren hebben een sterke invloed in de manier waarop u in het buitenland worden waargenomen. Terwijl de rode kleur is een macht in de Verenigde Staten, in delen van Afrika is het een kleur van rouw. In Azië, het is een gelukkige kleur, terwijl in Rusland en vele landen van de voormalige Sovjet-Unie, nog rood staat voor het communisme en het bloed van de revolutie. In Latijns-Amerika, is de kleur paars in verband met de dood. In Azië, wit is de kleur van de rouw. Kleur aandacht moet worden besteed aan giften evenals kleding.

Visitekaartjes
U moet uitdelen twee keer zo veel visitekaartjes buitenland zoals je zou verwachten om uit de hand tijdens een vergadering thuis. In bijna elk kantoor vergadering, zal je de ene naar de receptioniste, evenals uw contactgegevens te geven. Geef uw visitekaartje altijd met je rechterhand of beide handen. De linkerhand is historisch de “ vuile &"; de hand, gereserveerd voor persoonlijke hygiëne, dus afzien van het gebruik ervan om geschenken of uw visitekaartje te bieden. Don &';. T vergeten om de andere kant van uw visitekaartje vertaald in de taal van het land waar u zaken doet als Engels niet de primaire taal er gesproken hebben

Contact met de ogen

Meeting één &'; s blik wordt vereerd in de Verenigde Staten. Wij bepalen of de andere persoon is eerlijk en betrouwbaar is door de vraag of hij /zij legt oogcontact met ons. Maar don &'; t houd je blik te lang in Azië. Een gestage blik wordt beschouwd als agressief en zelfs vijandig zijn. De regel te houden aan is als je het gevoel dat je oogcontact maakt iemand ongemakkelijk, kijk weg. In de meeste culturen, intermitterend oogcontact is aanvaardbaar.

Greetings
Groeten kan lastig zijn. Handshaking is stevig en relatief kort (drie seconden) in de Noord-Amerikaanse en Noord-Europese bedrijven. Maar een lichtere (slap), maar aanhoudende handdruk (10-12 seconden) is de norm in Azië. Om een ​​goede indruk te maken, mee te gaan met culturele normen. Observeren. Wat krijg je moet wat je geeft in ruil.

Gifts
In de Verenigde Staten, het geven van geschenken in het bedrijfsleven wordt geregeld door het Congres. Er zijn grenzen aan de waarde van de geschenken die u ontvangt van andere Amerikaanse organisaties. Andere landen over het algemeen don &'; t heeft die grenzen en het geven van geschenken is een belangrijk onderdeel van de zakelijke relaties. Maar er is een kunst om het geven van geschenken. Weten wanneer te geven, wat te geven, aan wie te geven, en hoe wikkel het zijn even belangrijk.

Bij de eerste ontmoeting met een nieuwe klant of leverancier, zal het uitwisselen van geschenken de norm. Er zijn verplicht het geven van geschenken feestdagen over de hele wereld. In Japan worden geschenken uitgewisseld juli 15 of halverwege het jaar en het jaar &'; s end, op januari 1.

Het is altijd het beste om een ​​cadeau te geven die uw bedrijf, de industrie, of het land, die in uw land. Enkele suggesties van de juiste geschenken die bijna overal werken zijn prentenboeken van je stad of land, van hoge kwaliteit schrijfinstrumenten, Native American artefacten, reisaccessoires zoals kaarsen, luchtreinigers, kompassen (moslims nodig om de richting van Mekka kennen), en zoom verrekijker. Enig intellectueel geschenk — boeken, muziek en handwerk (kunst) — zal worden gewaardeerd.

Een aantal taboes:
* leer geschenken gegeven aan Hindoes
* alcohol en elk product dat het bevat als ingrediënt gegeven als geschenk aan een moslim
* geven messen, die verbreken relaties vertegenwoordigen ( dus af te zien geven dat mooie carving set)
* een geschenk gemaakt in China aan een Japanse klant.

Women in Business
In veel culturen, vrouwen zijn niet zo gemakkelijk in de rol van de bevoegde mensen uit het bedrijfsleven als de Verenigde Staten aanvaard. Kennis en competentie s, omdat hun culturele normen, zal het enige tijd duren voor de internationale zakelijke contacten met een vrouw &' vertrouwen. Wees geduldig en uw professionaliteit te behouden. Vrouwen vaak worden genegeerd op zakelijke bijeenkomsten als ze daar met mannelijke collega's; historisch ze zijn gezien als assistenten, niet degenen die verantwoordelijk. Het is vaak belangrijk voor de groep om openlijk te verwijzen naar de vrouwen en vragen hun mening over zaken te houden alle partijen in de vergadering.

Snelheid
Nog een ander concept te begrijpen om succesvol zaken te doen in de internationale arena is een van de tijd. In heel Noord-Europa, Scandinavië, Nederland, Duitsland, Zwitserland en België, is er een hoog aanzien voor de voortvarendheid. Omdat het 10 minuten te vroeg wordt gewaardeerd. In de Verenigde Staten, Canada, Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Australië, wordt promptheid gewaardeerd. Echter, in Zuid-Europa (Spanje, Italië, Griekenland), het grootste deel van de Middellandse Zee, en de Arabische Golfstaten, een vergadering kan worden gepland voor 14:00 en daadwerkelijk beginnen 14:30-03:30 (behalve voor banketten).

In de meeste Latijns-Amerika en Azië, is het nog laks en vastgestelde tijden zijn slechts schattingen. U kunt van &'; t fout gaan door op tijd; breng een boek te lezen of werken om u te bezetten terwijl u wacht.

Houd er rekening mee dat de Amerikanen zijn bijna de enige mensen op aarde die diner eten in 06:00 Stel je later eet dan je gewend bent en dat in gedachten houden bij het plannen van de groep diners die de lokale collega's bevatten.
.