Tax Prep Business Tips - Proving zakelijke uitgaven met behulp van ontvangsten en verklaringen

Het ontbreken van goede documentatie is veruit de meest voorkomende reden voor een perfect legitieme zakelijke kosten aftrekken worden afgekeurd komen IRS audit tijd. Belastingplichtigen moeten zich ervan bewust dat eenvoudig te identificeren en goed voor de kosten in uw boekhouding software is niet genoeg. Je nodig hebt om fysieke documentatie achter uw aftrekposten te staan ​​hebben, en dat betekent dat de ontvangsten!

Er zijn 2 elementen van een geloofwaardige zakelijke kosten die uw klanten zullen moeten bewijzen in het geval van een audit. Ze klinkt misschien overbodig, maar je moet bewijzen dat je het gekocht hebt en dat je voor betaald.

• Proving je eigenlijk kocht het item of de dienst
• Waaruit blijkt dat het werd betaald voor

Dit is gemakkelijk als je betalen met een cheque of creditcard. Er is een papieren spoor. U kunt het aftrekken op het moment van aankoop en uw credit card verklaring zal laten zien dat je gekocht en betaald. Het is duidelijk dat de creditcard verklaring of geannuleerde cheque niet in detail treden over de "business aard" van de kosten, en meestal zelfs niet aangeven wat punt is gekocht. Dit is waar de factuur of het ontvangstbewijs eis komt.

Veel mensen zullen zeggen dat het gewoon noteren notities op uw credit card afschrift of geannuleerd cheque zal volstaan ​​voor het bewijs van wat aankopen en zijn "" zakelijk karakter ". De waarheid is dat je met de hand geschreven aantekeningen zijn vrijwel waardeloos. Welk bewijs heb je persoonlijke notities bewijzen? Niets! Wat u moet doen is het koppelen van facturen of kwitanties die bepalen welke producten, goederen of diensten werden gekocht en lenen geloofsbrieven aan uw vordering van het bedrijfsleven aard van de aankoop met uw credit card verklaringen en geannuleerde controles.

Veel klanten vragen: Wat is er nodig voor mij om werkgerelateerde reizen, maaltijden en representatiekosten aftrekken? De IRS zal u te identificeren 5 dingen als ze ervoor kiezen om uw reis, maaltijden en representatiekosten vraag; Datum, bedrag, Place, het zakelijke doel en zakelijke relatie. Een ontvangst kan drie identificeren van deze 5 eisen. Zorg ervoor dat u de "Check Copy" ontvangstbewijs waar mogelijk. Meestal in een restaurant zal uw server 3 kopieën van de ontvangsten terug te brengen naar de tafel nadat u betaalt. De "Check Copy" zal de naam van het restaurant te identificeren, bracht het bedrag, het aantal mensen in uw partij en de datum waarop u er waren. De enige overgebleven elementen die nodig zijn voor de IRS bewijzen doeleinden is een beschrijving van uw bedrijf doel en de zakelijke relatie. Deze laatste eisen kan worden voldaan door het noteren van de namen van de mensen te vermaken en de reden waarom je ze waren leuk.

Iets om bewust te zijn van de nu-een-dag is de gemeenschappelijkheid van thermische gedrukte ontvangstbewijzen. Deze ontvangsten meestal niet over een zeer lange houdbaarheid, en we raden het digitaliseren van deze ontvangsten, hoe eerder hoe beter. Een nuttige suggestie is het gebruik van de camera van de telefoon om gewoon een foto van de ontvangst te nemen en vervolgens op te slaan in een zakelijke ontvangsten archiefmap. Voor Blackberry en smartphone-gebruikers, zijn er verschillende apps die deze ontvangst opslagproces
  stroomlijnen.;