Omgaan met Onderbrekingen als manager

Omgaan met Onderbrekingen

Als je mensen beheren, leer je dat iedereen heeft een ander idee over wat belangrijk is. Je leert ook dat iedereen vecht om onze tijd effectief te beheren. Deze twee komen samen om te vormen wat lijkt voortdurende stroom van onderbrekingen. Dus hoe kunnen we verminderen deze onderbrekingen en nog steeds de verstandhouding met ons team?

In de eerste plaats moeten we een manier van het nemen van beslissingen over wat kan wachten en wat er moet worden gedaan onmiddellijk te ontwikkelen. Stephen Covey introduceerde het idee van Urgent vs Belangrijke enkele jaren geleden. Zijn idee is dat we beslissingen over hoe deze onderbrekingen te reageren door het plaatsen van een ieder in een doos of categorie op deze matrix kan maken. Op basis van waar de items landt, je hierop reageren

Dringende items zijn die dingen die komen en hebben de neiging om van “. Verschijnt &"; onmiddellijke aandacht nodig hebben. Een goed voorbeeld zou de telefoon rinkelen zijn. Je hoeft alleen maar 4 ringen voor de beller naar uw voicemail wordt gestuurd. De meeste van de tijd dat we stoppen met wat we aan het doen zijn en reageren door het beantwoorden van de telefoon. Het kan belangrijk zijn, kan het niet.

Belangrijke items zijn die ernstige gevolgen lijn met onze doelen en doelstellingen, of door het niet tijdig reageren. Een voorbeeld van een belangrijke zou iemand op uw team met een medische noodsituatie zijn. Niet handelt onmiddellijk zou een zeer ernstige afloop hebben. Een belangrijke klant die niet tevreden en wil met je praten is een ander voorbeeld van belang. U kunt items die zowel belangrijk en urgent zijn, zoals in het voorbeeld van de medische noodsituatie te hebben. Items die belangrijk zijn, maar niet dringend moet worden gedaan, maar niet meteen.

Dus nu dat we begrijpen hoe om te bepalen of we nodig hebben om op te treden op iets, laat me delen een aantal specifieke technieken om het aantal onderbrekingen te verminderen ervaar je tijdens de dag. Ten eerste denk ik niet aanraden elke stoelen in uw kantoor of kast. U zou een stoel of twee in de buurt van door, maar nooit in uw kantoorruimte. Waarom? Als mensen lopen in uw werkgebied en je ziet een stoel, het eerste wat ze zullen doen is gaan zitten. Het is een feit dat de gesprekken die plaats staande te nemen zijn korter dan die die plaatsvinden tijdens de vergadering (ideaal voor vergaderingen door de manier). Zonder een stoel in uw kantoor, zullen de mensen in te lopen, begin een gesprek, maar zal niet blijven bijna net zo lang als ze zich naast je terwijl je zit.

Een andere suggestie is op uw agenda te plaatsen, een tijd in de ochtend en de andere keer in de namiddag voor open discussies. Dit zijn momenten waarop uw team weet dat ze kunnen stoppen door en praten over dingen of stel een vraag over iets. Uw plan is om aan te geven dat de tijd die beschikbaar zijn, en als er niemand komt om te praten, meer tijd voor u. Dit zal echt bezuinigen op de frequente onderbrekingen en gewoon laat de urgente en belangrijke gesprekken.

Tot slot, een ontmoeting met uw team en gaan over het Urgent vs Belangrijk concept. Leer ze op hun vraag of probleem na te denken over een beetje voordat gewoon gooien het op jouw manier. Dit zal ook hen helpen te begrijpen waar je vandaan komt, wanneer ze gewoon stoppen. Je beide met hetzelfde proces om te beslissen wat er moet onmiddellijke aandacht en wat kan wachten tot de geplande openingstijd of de volgende een op een vergadering.

Dus gebruik maken van deze technieken in uw rol als leider, en je zal je nooit de tijd gehad, terwijl het onderwijs van uw team voor zichzelf te denken en samen te werken om meer van de dag tot dag op te lossen problemen
.