Hoe je professioneel geluid op de telefoon

In het tijdperk van internet technologie de e-mail, sociale media en het leven chatten zijn allemaal manieren om informatie uit te wisselen, maar communicatie-instrument nog steeds de telefoon heeft de voorkeur, vooral wanneer we praten over zakelijke gesprekken . De manier waarop u antwoord op uw telefoongesprekken reflecteert op uw bedrijf of afdeling en over hoe uw potentiële klanten de sparren indruk op u zal maken. Dat is waarom het is een topprioriteit klinkt professioneel als opknoping up, aardig en behulpzaam. Uw stem en gedrag kan een verschil maken, zodat deze dingen als opknoping up:

- Neem de telefoon
Probeer je telefoon te beantwoorden elke keer wanneer u een oproep ontvangen en beantwoorden voordat de 4e ring. In een geval dat je wat werk buiten het kantoor, dat zal niet in staat u te beantwoorden, hebben uw gesprekken doorgestuurd naar uw mobiele telefoon of overwegen om een ​​secretaresse te huren, maar nooit verlaten uw potentiële klanten, huidige klanten en zakelijke partners op te hangen aan de rinkelende telefoon zonder een antwoord. Echter onmogelijk is om de telefoon gedurende de hele dag, zodat een bericht opnemen op het voicemailsysteem dat informatie over een aantal alternatieve manieren verbinding mee wanneer het mogelijk zou zijn om terug te bellen geeft. De terugkeer van de gesprekken van degenen die hun namen en nummers, het maakt niet uit aan de telefoon of e-mail, omdat op deze manier zul je het gevoel van vertrouwen en betrouwbare organisatie te verlaten verlaat

-. Identificeer jezelf Heb Met vriendelijke stem en zet een glimlach op je gezicht. Zelfs als de persoon niet kan zien, zal je klinkt meer beleefd en vriendelijk. Niet beantwoordt de telefoontjes gewoon met "Hello". In plaats daarvan, het identificeren van de persoon voor wie je het beantwoorden en geef hem of haar een titel, de heer of mevrouw Daarna vermelding van uw voornaam, achternaam en uw werkhouding. Laat het klinkt als volgt: "office de heer Miller, zijn secretaresse Susan Jones aan de telefoon Hoe kan ik u helpen.? '. Zorg ervoor dat je stem is rustig en positief

-. Spreek langzaam en duidelijk
Zelfs in het kantoor is een grote puinhoop en iedereen wil iets van u in de zelfde tijd, antwoord geven op de telefoon langzaam en duidelijk spreken . Als je praat snel en de persoon aan de andere kant zal uw woorden te begrijpen, zal hij vragen om te herhalen en dit zal meer tijd dan een rust samengesteld gesprek nemen

-. Blijf positief en professioneel
Gebruik professionele taal. Zeg: "Goedemorgen." in plaats van "Hallo.", "Bedankt voor het bellen." geen "Tot ziens." en iets meer als "Wil je me een paar seconden om de informatie te controleren?" in plaats van "Ik weet het niet." Klinkt altijd positief en beleefd en laat de beller de indruk van het gesprek en het gedrag

-. Presenteer de informatie
Iedereen is bellen met een reden, zodat ze wat informatie van u nodig. Actualiseren van de feiten en details, en proberen om elke vraag volledig en uitgebreide antwoord. In het geval dat u niet zeker bent van de juiste informatie, presenteer uw excuses en check snel. Geef nooit verkeerde of onvolledige informatie.

- berichten Neem
De persoon van wie u het beantwoorden niet altijd de tijd om alle gesprekken, vooral in het geval dat u de beller kan presenteren de benodigde informatie en ondersteuning ontvangen. Vraag om een ​​lijst met belangrijke klanten of partners en een zwart- lijst met namen van mensen die uw leidinggevende is niet beschikbaar voor. Met deze informatie kunt u in staat om adequaat te reageren nadat de naam van de beller. Als uw manager is niet in staat om een ​​gesprek op het moment te beantwoorden, dienen uw excuses aan de beller en bieden hem of haar om een ​​bericht achter te laten. Een complete bericht bevat de volgende informatie: volledige naam van de beller en het bedrijf, de datum en tijd van de oproep, alle andere informatie die de beller gaf u en uw antwoorden op de vragen die hij of zij gevraagd. Herhaal het bericht voordat opknoping op om zeker te zijn dat alles correct en duidelijk is. Bij het geven van uw leidinggevende links berichten, het organiseren van de belangrijkste op de top van de lijst.

Ga de telefoontjes als je face-to-face meetings beleefd, vrolijk en vriendelijk, professioneel en hoffelijk beantwoorden. Deze manier zal u een goede indruk achter te laten en is de kans groter dat de beller de aangename ervaring die ze hadden, met je te praten aan de telefoon te onthouden. Dit is een voorzetsel van de groei van het bedrijf het aantrekken van nieuwe klanten en behouden herhaal degenen
.