Email Efficiency: De 'raken het eens' regel - Hoe is dat werken voor u

We &'; ve allemaal gehoord van de &'; aanraking het ooit &'; heersen – waar de zelfvoldane associeert met schijnbaar lege bureaus u vertellen dat ze danken hun sereniteit om nooit toestaan ​​papierwerk om hun bureau meer dan een keer aanraken. Heb je ooit geprobeerd het voor jezelf en vond zelf niet beter af, zo niet erger

Ook als u iedereen in uw kantoor, dat ze een wens zou kunnen hebben, hoeveel van hen zou kiezen voor &' verteld;? Een 30 uur per dag en ' ;, een &'; 8-daagse week &' ;, of een ander dergelijk apparaat om alles wat ze nodig proppen om gedaan te krijgen in de beschikbare tijd

Zo velen van ons hebben zo veel aan de hand, dat de grootste? bron van stress voor de meesten van ons is de enorme hoeveelheid taken en informatie die we voelen dat we moeten proppen in elke dag. We hebben meer tijd elke dag, als we kijken naar onze bolling &'; te doen &'; lijsten en vragen zich af hoe we &';. ll ooit tot op de bodem van hen

Nou, ten eerste, moeten we accepteren dat, soms, het isn &' net; t gaat om gedaan te krijgen – de dag blijft 1440 minuten lang, en het gewoon doesn &'; t optellen. Dan, in plaats van het verslaan van onszelf op deze absolute wiskundige feit, we moeten concentreren op het stellen van realistische doelen, prioriteren onze taken, en werken op de meest belangrijke dingen.

Ik kon een hele kolom prioriteren je to-do lijst schrijven en krassen nauwelijks de oppervlakte, maar dat isn &'; t waar dit artikel over gaat. In plaats daarvan, laten we gewoon concentreren op een eenvoudige tip die je elke dag of zelfs elk uur zou kunnen geven een paar extra minuten

Heb je ooit gehoord van een &';! In-bin &' ;?

Ongeacht of je &'; re in het bedrijfsleven of niet, iedereen heeft een in-bak. Het kan uw e-mail inbox, inkomende post te zijn, werk je &'; ve toegewezen, of dingen laten vallen op uw bureau in wat een medewerker van mij noemt &'; werkstation roulette &' ;. Wat ooit ontstaan ​​in neemt voor u, we hebben allemaal dit spul te verwerken

Het probleem is, als je de &' te nemen;. Aanraken eens &'; benadering van uw in-bin, dan kun je de helft van je dag door te brengen hanteren willekeurige ingangen die niet urgent, zelfs niet van belang. Om die reden denk ik dat &'; s een &'; regel &'; die is gemaakt om te worden gebroken. Het leven makkelijker maken voor jezelf en in plaats daarvan proberen dat te veranderen om van …!

Raak elk item niet meer dan twee keer

Here &'; s een voorbeeld. Een e-mail binnenkomt in uw inbox. U leest het, en vervolgens moeten beslissen wat u &'; re gaan doen. One touch &'; als je de &' te volgen; heersen slaafs, dan bent u verplicht om te gaan toen en daar, ongeacht of het vereist dat u onmiddellijke aandacht. Dus, in plaats daarvan, bepalen hoe belangrijk en /of urgent is, en het krijgen van je bureau – hetzij in een bestand, map, probeer, wat het beste werkt voor jou. Het moet ergens uit de weg te zijn, maar niet zo uit de weg die u can &'; t vinden het of vergeet het. Nadat u &'; ve ingediend en verwerkt al deze ingangen naar behoren, kunt u ze prioriteren en werken op hen in strikte volgorde van prioriteit

De enige uitzondering op deze regel te bewijzen is als de input u minder dan 2 minuten zal duren. afhandelen, zoals een snelle e-mail antwoord of een verzoek om een ​​document te faxen. Dan zal het efficiënter zijn om het daar en dan behandelen

Dus, terug met onze in-bin items die we kennen zal ons meer dan een paar minuten om te gaan met – wat doen we ermee? Ten eerste, moet u vragen &'; moet ik dit &'?; Als u don &'; t nodig trash het dan, anders is het gewoon onoverzichtelijk je leven

Voor een post die deze slachting overleeft, dan moet je beslissen hoe belangrijk het is, wat moet doen met het, en wanneer. door; en toewijzen van een passende prioriteit van daar U een set-up van bestanden voor deze zowel voor hard-copy documenten en e-mail.

Als je je e-mail te halen, heb je het te herzien en zet het dan terug in de US Post Office mailbox? Natuurlijk niet! Dus waarom wij aandringen op het verlaten beoordeeld e-mail in onze inbox? Check it, als je don &'; t nodig hebt, trash, als je doen en het &'; s snel reageren en bestand of trash, als je het nodig hebt en het kan een tijdje genomen, bestand in de juiste plaats voor toekomstige actie. Je zou kunnen e-mails met titels als &' bestempelen; Actie - Priority, &'; &'; Actie - Niet Urgent, &'; &'; afwachting &' ;, &'; &' ;, Archief en &'; Reference &' ;. Je zou er ook voor kiezen om bestanden voor specifieke projecten of groepen klanten met wie je werkt te creëren. Het is ook een goed idee om uw papieren bestanden spiegelen uw elektronische bestanden voor gebruiksgemak.

Een andere manier om de beschikbare tijd uit te breiden is om te stoppen met het verlaten van uw e-mail geopend op uw bureaublad en het controleren van het voortdurend. Amper tien jaar geleden, ons allen in geslaagd om zaken te doen zonder e-mail bij allen, en zelfs nu, de US Postal Service levert slechts één keer per dag. Waarom laat je e-toepassing op uw wakende leven? Probeer alleen het controleren van uw e-mail eerste ding in de ochtend, na de lunch en aan het eind van de dag. It &'; s uw e-mailaccount; u &';! re niet de persoon

De grootste uitdaging ligt in het prioriteren van deze verschillende inputs, maar als je jezelf toestemming om elk item twee keer na voordat je daadwerkelijk begint te werken aan te raken, ik denk eerlijk gezegd zul je het gevoel dat je &' ; ve jezelf de gave van een paar kostbare extra minuten per dag. Wat ga je doen met de jouwe Restaurant  ?;