Waarom een ​​Excel spreadsheet is niet voldoende als je echt wilt Productief

Isn &'; t het grappig hoe we dingen in het leven dat we hadden geen idee waren mogelijk te ontdekken? Vaak trekken we &'; t weet dat we don &'; t weet, maar soms we weten dat we don &'; t weet en dat &'; s als we in een open geest te houden en blijf leergierig. En als je &'; re de ene doet het onderwijs, it &'; s leuk om iemand anders &' openen; s geest om de mogelijkheden. It &'; s leuk om de weg te verlichten

Dit is iets wat ik regelmatig genieten als ik leren de strategieën van Taskology ™ in samenhang met het gebruik van Microsoft Outlook ® en ik krijg om het te doen elke dag met mijn particuliere klanten. Maar terwijl ik ' can &; t werk 1: 1 met iedereen, (dat is waarom ik &'; m het starten van mijn Taskology ™ Boot Camp snel!), Kan ik mijn e-zine en blog artikelen om te proberen om de weg te verlichten voor anderen die don &' ; t toch weten dat er &'; sa betere manier om hun dag te beheren met behulp van de tools die ze al hebben

Ik sprak onlangs een professionele hier in Baltimore, die een van mijn presentaties had bijgewoond.. Hij &'; s geïnteresseerd in het nemen van zijn productiviteit werkdag naar het volgende niveau en hij vroeg naar mijn e-book, “ meer gedaan te krijgen … ! Now &"; Hij vroeg zich af of het hem zou helpen met zijn taak management.

Voordat ik antwoordde: Ik groef een beetje dieper en vroeg hem een ​​paar vragen over wat precies hij nu aan het doen was om zijn taken te beheren. In plaats van mijn vraag direct te beantwoorden, wilde hij eerst om me te vertellen dat hij beschouwt zichzelf als zeer georganiseerd en productief is en dat hij &'; s las een aantal boeken die hem hebben geholpen op zijn productiviteit, wat geweldig klonk! Daarna liep hij me door een lijst van andere werkdag praktijken die hij trots op was en dat klonk alsof ze werkten voor hem en ik begon me af te vragen waarom hij nodig had met mij te praten at all!

Ik bleef maar vragen meer vragen over wat wasn &'; t werken zodat ik kon vinden waar ik hem en bovendien vinden dat hij &' zou kunnen helpen, helemaal nooit een e-mail s stuurde hem (een praktijk I; d e-mail map voor iedereen die &' geschapen ontraden, door de manier) kreeg ik het antwoord op mijn taakbeheer vraag: hij &'; s met behulp van een Excel-spreadsheet bij te houden van zijn taken te houden

Aha.! Dit is degene die ik haven &'; t gehoord in een lange tijd. En ja, zou mijn e-book te helpen

Dus begon ik door Hem &ndash aanprijzen; en I &'; ll iemand van jullie ook die hetzelfde &ndash doen beveel; omdat minstens you &'; re krijgen van je to-do's, herinneringen en projecten uit je hoofd en op iets anders. Of het &'; s op papier of in een spreadsheet zoals in Excel, it &';! Sa goede start

Maar er zijn zo veel voordelen aan het gebruik van een elektronische takenlijst – zoals in Microsoft Outlook ® – dat ruimschoots opwegen tegen de voordelen van het gebruik van een Excel-spreadsheet. U &'; ll in staat zijn om meer tijd te besparen, leeg uw Postvak sneller en maken gebruik van een eenvoudiger, meer gestroomlijnd takenlijst dat &';. Is onderdeel van een groter geïntegreerd systeem

Wanneer u een Excel-spreadsheet, hier &' te gebruiken; s wat you &'; re ontbrekende en waarom je &'; re gaat willen dit systeem te laten vallen als een hete aardappel

U kunt ' van &;.. t leeg uw Postvak gemakkelijk
Aangezien veel to-dos, herinneringen, benoeming informatie en contactgegevens staan ​​voor u klaar in uw Inbox, it &'; s van essentieel belang om te kunnen gemakkelijk gegevens van uw e-mail naar andere belangrijke “ emmers &"; in uw geïntegreerde e-mail systeem, zoals Agenda, Contacten en de takenlijst

Maar een Excel-spreadsheet isn &';. t onderdeel van een ander systeem, dus er &'; s geen connectiviteit tussen uw taken en e-mails of iets anders. En nee, ik &'; het niet over het gebruik van de vlag systeem, dat ik can &'; t staan. I &'; m alleen maar praten over de mogelijkheid om informatie en bijlagen gemakkelijk overzetten naar een taak wanneer nodig, die voor mijn klanten is de hele tijd

Dit is een essentiële stap die je gewoon kunt &';. T doen zonder wanneer u wilt productiever en it &' te zijn; sa stap kunt u van &'; t doen als met behulp van een Excel-spreadsheet. Wanneer u &'; re zitten met deze beperking, it &'; sa stuk moeilijker om jezelf te bevrijden van de e-mail voor een goede, prioriteren al uw taken, en productiever
U kunt de tijd kunt u &' verloren;. T veroorloven te verliezen <. br> Als u &'; re met behulp van een Excel-spreadsheet voor taakbeheer, kostbare tijd lekt uit uw dag. Er zijn verschillende manieren kunt u tijd besparen door gebruik te maken van een bestaande takenlijst in uw e-mail systeem, met name als in Microsoft Outlook ® ;.

Als je moet opnieuw prioritize (lees: re-sort) uw taken op het Excel-spreadsheet elke keer dat u een taak, je &' toe;. re tijd te verspillen

Als u vaak opnieuw te sorteren lijst door verschillende parameters, zoals actie, vervaldatum, beschrijving, project-, programma-, baan , klant of een andere parameter elke keer dat u wilt uw taken anders te zien, you &';. re tijd te verspillen

Als u (of willen) format /re-indeling van uw Excel-spreadsheet wanneer u nieuwe toevoegen informatie, u &'; re tijd te verspillen. Kan je jezelf met behulp van de vele opmaak opties voor u beschikbaar. Verpakken, centreren, rechtvaardigen, kleuren, of het kiezen van lettergroottes, vetgedrukte tekst of onderstreping

Met behulp van een bestaande, elektronische takenlijst betekent dat de opmaak is al gedaan u en elimineert de noodzaak ervan, die uw vereenvoudigt. Dit betekent: minder tijd besteed aan het formatteren en meer tijd daadwerkelijk doen van uw taken
Een Excel-spreadsheet is niet zo gestroomlijnd en makkelijk te lezen
Wat bedoel ik door dat..? Nou, als je &'; re op zoek naar een Excel-spreadsheet die u &'; re op zoek naar elk stukje informatie, waaronder de taak, uw actie date, you &'; re “ wijten &"; datum (als die er is), je aantekeningen als je een kolom voor “ noten, &"; en meerdere kolommen voor zaken als project-, programma-, baan of klant, als u toegevoegd die. Tenzij je &'; re verbergen rijen, you &'; re waarschijnlijk op zoek naar een veel informatie – meer dan je echt nodig hebt

Niet alleen is een groot deel van deze informatie niet nodig bij gebruik van de Taskology ™ methode taakbeheer, maar het gebruik ervan met Outlook vermindert de noodzaak om te kijken naar al die visuele rommel in een spreadsheet. Er &'; s al een gemakkelijk af te lezen, de bestaande structuur naar een Taskology ™ takenlijst. It &'; s gestroomlijnde, beknopt en overzichtelijk. U hoeft alleen uw taken te zien voor de huidige tijd gewoon ondergedoken toekomst dagen met een klik van de muis

En voor vandaag &';. Taken van, alles wat je nodig hebt om te zien zijn de taak en de actie datum en de rest, zoals je notities, gerelateerde e-mails en andere gegevens, kunnen worden verborgen, tot het moment dat je echt werken op die taak. Geen behoefte om TON visuele rommel te zien, die zwaar op de ogen, afleidend en veel meer dan je nodig hebt om te zien of denken over kan

Dus als je &';. Hergebruik van een Excel-spreadsheet – of papier – voor je to-do lijst, overweeg dan verhuizen naar een elektronische takenlijst in een systeem dat je al hebt. Start het verminderen van de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het gebruik van de lijst en in plaats daarvan meer tijd besteden doen wat &';.. S op de lijst Restaurant