Verover Uw Papier Chaos als je op reis

Is dit ooit gebeurd met je? U &'; ve net terug van een zakenreis en je koffer is bolling met kwitanties, nota's en andere essentiële papierwerk ontmoeten. U &'; ll waarschijnlijk uw eerste dag terug te brengen in het kantoor net sorteren door de chaotische massa van het papier voordat je kunt zelfs denken aan het werk gaan!

Of misschien heb je reizen over de stad te wonen ene vergadering na de andere. Tegen het eind van de dag je koffer is een stapel to-dos met willekeurige volgorde. Telefoon berichten zijn verspreid op verschillende stukjes papier en je weet gewoon dat een belangrijk bericht ergens verborgen in de puinhoop. Dan zijn er de visitekaartjes die u verzameld: sommige vereisen follow-up, maar u &'; re niet zeker weet waar je die belangrijke kaarten. Als alleen je dingen had gehouden op een veilige plaats, zodat je kon herinneren waar je ze.

Op dit punt, al die goede voornemens om actie te ondernemen en de follow-up op hete nieuwe business leads sisser in frustratie. Maar er &'; s niet de tijd om na te denken over hoe je deze essentiële items misplaatst. Het moment dat je &'; re terug in het kantoor vind je er een stapel van e-mails te wachten op uw reactie in aanvulling op een grote stapel papieren op je bureau bedelen voor uw aandacht. Je duiken recht in om de e-mails en voor je het weet de ochtend is verdwenen en het &'; s middags. Je werkt door middel van de lunch om de stapel papier te vallen op uw bureau. Dan besef je dat je haven &'; t geluisterd naar uw voicemail-berichten, zodat u de stapel te verlaten en te luisteren naar al uw voicemailberichten. It &'; s een eindeloze cirkel van papier, e-mail en voicemail, en u haven &'; t zelfs gekraakt open je koffer. U besteedt gewoon de dag te reageren op noodsituaties en onderbrekingen zonder gepland geplande tijd om te gaan met de belangrijke zaken die je had gehoopt te bereiken.

Dit blijft dag na dag en je &'; re nog steeds te slepen al die papieren bij uw zakenreis in je koffer en je &'; ve toe te voegen aan het tijdens de week als je meer vergaderingen bijgewoond. Nu heb je geen idee wat &'; s wat en alles smelt samen in een grote berg papier bedelen voor uw aandacht. Hoe lang denk je laten gaan op voordat u besluit om actie te ondernemen? Voor sommige zijn dagen en ander &'; s de weken of maanden. Die hete nieuwe leads die u hebt gemaakt op uw zakenreis aren &'; t zo nu heet en hoe langer je laat het hoe meer je uitstelgedrag op het nemen van actie. Uiteindelijk zul berg papier uit uw koffer en zet het op de vloer door uw bureau en zeggen dat je &'; ll later behandelen omdat u belangrijkere dingen te verzorgen in het kantoor. Schuld sets in en het constant zeurt bij je iets, maar je don &' te doen; t. Je weet dat je zou moeten krijgen uw bedrijf inkomsten behandeld, maar u &'; re niet zeker waar ze zijn allemaal en het eindigt kost je geld als je had kunnen worden vergoed.

Hier zijn enkele tips over hoe om een ​​einde te maken aan de koffer drama scenario:

1. Stroomlijnen en organiseren van uw koffer, zodat je weet wat de volgende actie is op een stuk papier, terwijl u &'; re van de stad en bij aankomst terug in uw kantoor. Er is een slanke duurzaam en professioneel ogende product op de markt die ik graag gebruiken. Ga naar http://www.simplyproductive.com/
producten /toolstrade.html te bekijken en te bestellen het product. Wat ik graag over het is de duurzame stof aan de buitenkant met inbrengbare tabs, rits zijvak en rits sluiting. De rits aan de buitenkant is geweldig voor het opslaan van een pen, potlood, kleine post-it-notes en een markeerstift. Binnen deze mini-reizen koffer zijn er 13 verdelers om belangrijke papieren te houden terwijl u &'; re buiten het kantoor. De rits behuizing biedt gemakkelijke toegang versus de accordeon bestanden met een flap behuizing die lastig te gebruiken zijn. Vergeet niet, het gemak van toegang en functionaliteit zijn erg belangrijk bij het gebruik van een organisatie product.

2. Label de 13 tabs in deze mini-reizen koffertje met de volgende actie “ Bel, Data Entry, Bespreek, Expense vergoeden, Bestand, Vergader- Notes /Agenda, fotokopie, lezen of schrijven &" ;. Hun zal extra tabbladen in deze mini-reizen koffer voor u om uw visitekaartjes, kleine brochures plaatst, dank u kaarten en andere items die u nodig hebt om te willen hebben bij de hand wanneer u reist. U &'; ll zijn verbaasd over de hoeveelheid papier die je kunt krijgen in deze gladde reizen aktetas.

3. Hoe deze mini-reizen aktetas bij gebruik buiten uw kantoor. File vergaderagenda's onder het tabblad bestand gelabeld “ Meeting Notes /Agenda dus als je naar de vergadering &'; s allemaal samen. Als u visitekaartjes verzamelen tijdens uw reis zijn er 2 dingen die je kunt doen met het visitekaartje: (1) voert het onmiddellijk in uw PDA, of (2) bestand in uw mini reis aktetas onder “ Data Entry &" ;. Wanneer u terug naar uw hotel of uw kantoor enige kaarten die je wilde krijgen in uw database zijn allemaal gegroepeerd. Je kunt ze zelf invoeren of delegeren de taak aan iemand anders.

4. Definieer de volgende actie. Niet meer het opzij zetten om later te behandelen. Dit is wat ik noem “ uitgestelde beslissingen &" ;. In plaats daarvan, vraag jezelf deze zeer belangrijke vraag: “ Wat is de volgende actie die ik nodig hebt op dit stuk papier op te nemen?

5. Plan een bepaalde tijd in uw agenda om de volgende actie te behandelen. Dit is de sleutel tot het krijgen van dingen gedaan. Een stapel of het bestand gelabeld “ To Do &"; is slechts een voornemen om iets, waar hij als een geplande afspraak is een engagement om actie te nemen op iets te doen.

6. Gebruik mappen duidelijke project om als papieren bij elkaar te houden. Ga naar www.simplyproductive.com naar deze mappen besparing project tijdbesparende en ruimte te bekijken en te bestellen. Gebruik deze mappen project om uw agenda en vergaderingen notities samen in uw mini-reis aktetas. U kunt bijwonen diverse bijeenkomsten en deze mappen project zeker om uw papieren gegroepeerd te houden. Laat geen paperclips niet gebruiken, hebben ze de neiging om te hechten aan andere stukjes papier en betrapt op andere paperclips.

7. 80/20 regel - 80 procent van wat we bestand we nooit meer zie. Daarom, vraag jezelf af: "Wat is het slechtst mogelijke scenario als je gooide dit papiertje weg? &Rdquo ;. Als u met de resultaten van uw antwoord op deze vraag kan leven, dan gooi het stuk papier.
< .. p> 8 Wat tot het dossier voor toekomstig gebruik Als je hebt besloten om de informatie op een stuk papier te houden, vraag jezelf af: "Als ik wil deze informatie weer op te halen, wat trigger-woord zou je denken &";? Schrijf de trigger woord over de rechterbovenhoek van dat stuk papier en het bestand in uw mini-reis aktetas onder "File".

9. Overbrengen papieren als u terugkomt. Wanneer u terug naar uw kantoor na de zakenreis of een dag vergaderen, alles wat je &'; ve verzameld tijdens uw tijd weg van het kantoor wordt gegroepeerd door de volgende actie. In plaats van een berg papier morsen uit je koffer, je &'; ll voorsprong op het papier achtervolging spel omdat je &'; ve al de volgende actie gedefinieerd. Alles is er voor u te doen is om tijd te plannen in uw agenda om de acties in uw mini-reis koffer te verwerken. Sommige van de acties zoals Data Entry, File en Expense vergoeden u kunt delegeren aan uw assistent als je die hebt. Dat gevoel van schuld en schaamte won &'; t zijn er omdat je &'; ve behandeld wat je zei dat je zou doen als je terug naar je kantoor.

Reistips:

- Schedule tijd aan het eind van elke dag wanneer je reist naar papers in uw mini-reis aktetas bestand

- Schedule tijd in uw agenda. als u terugkomt van uw zakenreis naar uw actiepunten verwerken in uw mini-reis aktetas

-. Gebruik uw mini-reis koffer als een visuele checklist voor items die je nodig hebt om mee te nemen. Zo plaatst artikelen te lezen onder de “ Read &"; tab. Dubbel te controleren dat u voldoende visitekaartjes en brochures, dank u nota's, briefhoofd, port en Adresstickers, als je ze nodig hebt

-. Fotokopie van uw paspoort en creditcards. Document opslaan op een veilige plaats

- vakbeurzen, congressen, vergaderingen – schrijven op de achterkant van de visitekaartjes datum, locatie en volgende actie. Als u een assistent, delegeren van de data-entry van de visitekaartjes en hebben de volgende acties gepland in uw agenda of getypt in uw takenlijst.

Uitvoering van het mini-reizen koffer zal drastisch uw stress niveau en de verhoging te verlagen uw productiviteit wanneer u terugkeert naar uw kantoor. U &'; ll zetten stapels papier in waardevolle hulpbronnen in plaats van uitgestelde beslissingen en schuld. In plaats van te reageren op u &' noodgevallen; ll proactief op uw afspraken en follow-up.

Contact eenvoudig productief bestel uw "Mini- reizen Briefcase" met aangepaste voorbedrukte labels ($ 25 + verzendkosten). Gewoon Productieve zal u helpen bij het krijgen van uw document management systeem opgezet snel en gemakkelijk. Voor je het weet, kunnen we uw papieren temmen en vind alles in 5 seconden of minder gegarandeerd. It &'; s wat wij de One Day Miracle noemen. Contact Eenvoudig Productieve voor meer informatie over hoe dit werkt (604) 233-7076 of www.simplyproductive.com
.