Manieren om te besteden minder tijd Verwerking Paper

Als een Certified Professional Organizer, ik eigenlijk genieten van het werken met papier – Ik weet het, ik &'; m vreemd! Zelfs zo, ik don &'; t te veel tijd aan te besteden; zoals u, ik heb veel andere taken op mijn to-do lijst. Een van mijn grote doelen voor 2009 is om de hoeveelheid papier die ik te verwerken verminderen. Hier zijn een paar manieren om dit te doen:

Don &'; t afdrukken van e-mails. Echt, wat ga je doen met die e-mail je gewoon uitgeprint? Opslaan, misschien? Nou, het &'; s al op uw computer of op een server, dus het &'; s reeds opgeslagen. Als u &'; re bezorgd over het verliezen of te worden verwijderd, maakt u een back-up archief op uw computer of een externe schijf. Beter nog, gebruik maken van een online back-up dienst zoals Mozy en je won &'; t zorgen te maken over back-ups, ze &'; ll automatisch gebeuren. Als u &'; re afdrukken van een e-mail te gebruiken als referentie voor een aanstaande reis of gebeurtenis, start een kleine file voor de reis, en als het &'; s over, versnipperen of recycleren de hele zaak

Don &'; t printen van webpagina's. Velen van ons printen van webpagina's voor later gebruik, maar zelfs met de beste bedoelingen, kunnen we nooit herziening van deze documenten. Door het drukken van deze, we &'; ve gebruikte inkt en papier, bracht tijd door te wachten op de pagina af te drukken, en hebben nu een nieuw stuk papier op ons bureau die we nodig hebben om te gaan met – een document dat we zelfs nooit mag gebruiken, of kan worden achterhaald door de tijd dat we terug naar het! In plaats van druk, probeer het maken van mappen in uw webbrowser op onderwerp, en bladwijzers pagina's die u &'; graag terugkomen op een bepaald moment in de toekomst. Als u &'; re bang dat de pagina niet meer er later kan zijn, probeer dan een webpagina capture tool, zoals de vrije Evernote Web Clipper, waarmee u vastleggen en complete webpagina's voor beoordeling besparen later – zonder ze af te drukken uit.

Don &'; t print uw faxen. En dan bedoel ik don &'; t degene die je &' afdrukken; re verzenden of degene die je &'; re ontvangen. “ Maar Josh, &"; je zegt, en" ik nodig om het uit te drukken om het te verzenden, recht &"?; In de meeste gevallen niet. Als u een printer /scanner /fax multifunctioneel apparaat, of een fax /modem ingebouwd in uw computer, kunt u meestal “ print &"; direct naar de faxfunctie (controleer je eigenaar &'; s handleiding). Door dit te doen omzeilt de werkelijke printer en stuurt uw document rechtstreeks naar de faxfunctie, zonder ooit gebruik van een papier. Bovendien, het kost minder tijd omdat de fax doesn &'; t moet uw document te scannen, en de kwaliteit is beter op de ontvanger &'; s einde. Voor zover het ontvangen van faxen, proberen met behulp van een internet-based service als eFax waar u inkomende faxen kunt bekijken op uw computer voordat u beslist of het &';. Waard druk

Scan papieren documenten. Zodra u &'; re klaar met het werken met een document of een bestand, studies tonen aan dat als het eenmaal &'; s in een bestand lade, it &'; s zeer onwaarschijnlijk dat u &'; re gaan om het opnieuw te gebruiken. Als dat &'; s het geval is voor uw documenten, in plaats van indiening, wilt u misschien hen in plaats scannen. Tools als NeatDesk kan scannen tot 50 pagina's via een automatische documentinvoer, en kan deze documenten omzetten in doorzoekbare PDF's. Wat ik leuk vind is dat zo velen van ons zijn gewend zoekopdrachten online, dat het voelt echt natuurlijk om te zoeken naar onze eigen documenten – maar dit kan alleen worden gedaan als ze eenmaal &'; re op onze computer op een bepaalde manier, hetzij als een geheel document of als een index. Persoonlijk denk ik dat het scannen en automatische conversie naar PDF is de gemakkelijkste methode
.