Hoe u uw financiële administratie Georganiseerd

Mensen hebben gewoon te veel papier om te gaan met – hoewel computers waren om ons te helpen in dat gebied – het is gewoon niet gebeurd voor de meesten van ons. Ik ga u een aantal snelle tips te bieden om u te helpen bij het houden van uw financiële administratie en ontvangsten georganiseerd gedurende het hele jaar.

1. Maandelijkse transacties. Ik heb gemerkt dat dit systeem goed werkt voor veel eigenaren van kleine bedrijven. Maak een map januari tot en met december. Blijven twee maanden op uw bureau (januari – februari, april – mei) in een gebied dat is gemakkelijk te bereiken van – gekleurde mappen echt te helpen. Wanneer u een online aankoop te maken, uit te printen van de ontvangst en plaats deze in de map gemarkeerd voor die bepaalde maand. Hetzelfde geldt voor degenen tol ontvangsten of de lunch u hebt aangeschaft wanneer u een potentiële klant voldaan. Wanneer uw creditcard verklaring komt, en nadat u de factuur hebt betaald, plaatst de verklaring samen met uw einde van de maand bankafschrift in de map bestand. Nu kunt u ofwel stuurt het bestand naar uw boekhouder of als u de aangewezen boekhouder, als je eenmaal hebt verzoend uw accounts het dossier van de voltooide maand weg in uw archiefkast.

2. Opdrachtgever facturen. Als een klant de factuur is opgesteld, uit te printen een extra kopie en deze indienen bij een factuur bestand gemarkeerd voor dat jaar. Aan het eind van het jaar vindt u een overzicht van alle inkomsten die u hebt gefactureerd hebben. In het geval van een harde schijf crash, in ieder geval u een record voor fiscale doeleinden.

3. Kilometerstand Log. U kunt eenvoudig een kilometerstand log in Excel om uw reizen te volgen naar klant vergaderingen, lopen naar uw lokale kantoor levering winkel aan de cartridge die net liep uit of kopen misschien wel de aanloop naar het postkantoor voor postzegels of verzending van het voorstel om een nieuwe klant. We kunnen ook van &'; t vergeten over de netwerkevenementen die u bijwonen als onderdeel van uw opgevoerd marketing plan. De spreadsheet moet een kolom voor datum, kilometerteller begin /einde, de totale mijl en beschrijving hebben.

4. Out of pocket kosten. Voor degenen contante uitgaven doen we het hele jaar – de koffie op het vliegveld, de aan een vergadering, of de snelle lunch tijdens een seminar tol, houden deze ontvangsten in een gekleurde enveloppe met het jaar en het bijhouden van de kosten in een Excel-spreadsheet. U kunt dan in totaal ofwel maandelijks of per kwartaal en vergoeden zelf voor die kosten. Raden wij u aan de hand van de ontvangsten en de spreadsheet om uw accountant op jaareinde.

5. Tax File. Maak een map belasting bestand aan het begin van elk nieuw jaar. Het hele jaar door, leg er geen fiscale lasten in dat bestand, zoals medische ontvangstbewijzen, recepten, maandelijks of per kwartaal investering verklaringen, onroerende voorheffing rekeningen en ultimo bankrente verklaringen. Aan het eind van het jaar als je het verzamelen van het papierwerk voor uw accountant, zal het grootste deel van de informatie die er al zijn voor uw accountant en u won &';. T afvragen waar u de terugbetaling van belastingen aankondiging je in april ontving geplaatst

6. Bankafschriften. Voor degenen die niet maandelijks bankafschriften hebben ontvangen in de e-mail, stel ik u een map voor de bankafschriften op uw computer te maken. Elke maand, downloaden het bestand van de banken website en op te slaan in deze map. U kunt de map als een wachtwoord beveiligd bestand als u andere mensen met behulp van uw computer. Aan het eind van het jaar, branden alle maandelijkse overzichten op een CD en bewaar uw belastingen voor dat jaar. De meeste banken hebben slechts 18 maanden van de verklaringen, sommigen slechts 12 maanden op hun server. De IRS vereist dat u tot 7 jaar van bankafschriften te houden in geval van een audit. Zodra de cd is gemaakt, kunt u vervolgens verwijderen van de bestanden van uw computer en maak een nieuwe map voor het nieuwe jaar.

Ik hoop dat u deze tips nuttig en binnenkort zal niet het gevoel zo overweldigd bij het begin van de nieuwe jaar proberen om al uw bestanden op orde te krijgen voor fiscale voorbereiding. Als u geïnteresseerd bent in het ontvangen van een Record Retention Schedule dat de IRS adviseert voor bedrijven zijn, dan kunt u mij op [email protected] en ik zal gelukkig zijn om het doorsturen mee naar jou.

Happy organiserende
.