3 eenvoudige tips voor het houden van uw klant informatie Georganiseerd

Voor veel solopreneurs een groot deel van hun bedrijf werkt één-op-één met klanten, en dat betekent dat je een manier om al hun klanten informatie georganiseerd en gemakkelijk te bereiken.

In dit artikel Ik ga met u delen mijn top drie tips voor het houden van alles samen, zodat u gemakkelijk toegang tot uw klant informatie en weten precies waar uw klanten zijn in uw programma's.

1. Fysiek: Maak een Klant Contact Sheet

Voor de meeste ondernemers zal er een fysieke client bestand dat je nodig hebt om te creëren. Een van de eenvoudigste manieren om dit bestand is met behulp van een Manilla map waarin u eenvoudig uw papieren vallen in. Dit bestand zal dingen zoals de overeenkomst vorm van je client, beoordelingsformulieren, of details van de projecten die je zult werken aan bevatten.

Het maken van een Client contactblad die van uw klant naam, adres, e-mail bevat, telefoon, fax en eventuele andere contactgegevens die u wilt een record van houden is een bruikbare template om te hebben. U drukt gewoon het uit en vul het in elke keer dat u op de nieuwe klant te nemen.

Als u de Cliënt Contact vel heb uitgeprint, nieten aan de binnenkant links cover van de map klant. Op deze manier wanneer u het nodig om toegang te krijgen tot informatie van uw klant u gewoon flip het bestand openen en de informatie die is daar.

Ik heb het houden van een track van de contactgegevens van mijn cliënt op deze manier voor meerdere jaren, en vind het erg handig - meer nog dan het opslaan van de gegevens elektronisch (die ik ook doen). Het is zo veel gemakkelijker om het bestand te grijpen, draai hem open en vind de informatie die ik nodig meteen dan het is om de software te openen, zoekt de klant registreren en de informatie vinden - dat is de veronderstelling dat de PC is ingeschakeld en ik heb niet te wachten tot het opstarten!

2. Digitaal: Maak Client Mappen

Als de meerderheid van uw communicatie waarschijnlijk wordt gedaan via e-mail met documenten terug te gaan en weer, zult u ook wilt een individuele cliënt map op uw pc. Het is misschien niet nodig om af te drukken alles wat uw klanten om u te zijn, maar je moet de informatie op te slaan, dus dat is het makkelijk voor u te vinden.

Een paar plaatsen waar je wilt individuele klanten creëren mappen zijn:

In uw e-mailprogramma. Voor elk van mijn klanten heb ik een eigen e-mail map aangemaakt zodat alle e-mails die naar /worden verzonden van mijn cliënt gaat in hun eigen e-mail map. Dit stelt me ​​in staat om bij te houden van onze communicatie eenvoudig te houden, in plaats van te ziften door honderden e-mails die elke dag in mijn Inbox komen.

Tip: In Outlook kunt u ook het opzetten van regels, zodat e-mail automatisch wordt gefilterd in de juiste client e folder - bespaart enorm veel tijd

In uw belangrijkste klant folder!. Ik ben een grote voorstander van het creëren van hoofd /sub mappen voor het beheren van mijn archiefsysteem - zowel op papier en pc-bestanden. (Als u een lid van mijn Makkelijk Office Organisatie programma bent geweest weet je dat ik zeg u stap-voor-stap hoe dit te doen.) Dus als ik de map een van de belangrijkste klanten vervolgens binnen de hoofdmap zal ik afzonderlijke mappen klant te creëren . Ik gebruik dan deze map voor het opslaan van alle documenten die ik verzenden en ontvangen van mijn klanten. Weer met alles op één plek zorgt voor een snelle en gemakkelijke toegang

Tip:. In Windows kunt u het pictogram van de afzonderlijke mappen te veranderen, dus als je meer van een visuele persoon bent kunt u verschillende pictogrammen voor verschillende klanten.

3. Alle Klanten: Client Tracking Spreadsheet

Zodra u uw fysieke en digitale individuele cliënt bestanden die zijn gemaakt, zult u willen nadenken over het gebruik van een client volgen spreadsheet. Als je een coach of andere dienst professionele kansen zijn uw core programma's werken een-op-een met klanten tijdens de sessies (telefonisch of in persoon) dus het is logisch dat je een systeem voor het bijhouden van waar uw klanten zijn in hun programma's .

In het begin stadia van uw bedrijf kan het makkelijk voor u om de gaten op slechts een paar klanten te houden, maar als uw bedrijf groeit en u werkt met meer en meer klanten, zul je al snel merken dat je overweldigd als je niet een soort van tracking systeem in de plaats.

Als uw klanten boeken een aantal sessies met u het creëren van een eenvoudige spreadsheet die de namen van uw klant heeft in de linkerkolom, en een kolom aan de bovenkant voor elke sessie kunt u eenvoudig zien hoeveel sessies ze al hebben geboekt en hoeveel sessies ze vertrokken.

Door het opzetten van een cliënt volgen spreadsheet die toont u in één oogopslag precies waar uw klanten zijn in uw programma's zult u een 'big picture' weergave van uw bedrijf te geven

(c) 2010 Tracey Lawton
.