Checklist voor drukke managers

Checklist voor drukke managers
10 tips voor een beter time management, de efficiëntie en de organisatie

Door Mary Sigmann, Certified Professional Organizer ®

1. "Boekensteun" de dag met de planning en organisatie.
Wanneer u uw dag met een plan en een georganiseerd kantoor beginnen, bent u in staat om de grond lopen hit en bereiken zo veel meer. Elke ochtend, evaluatie en herziening van uw "to do" lijst. Aan het eind van de dag recht omhoog uw werkruimte en maak uw planning voor de volgende dag. Pagina 2. Concentreren op de taak bij de hand.
Het is moeilijk om meer dan één taak goed doen op een moment. Zet uw energie in het doen van een ding rechts en ga naar het volgende ding als je klaar bent. Indien nodig, houden een lopende lijst van wat er gedaan moet worden als nieuwe taken pop-up.
3. Vernietiging van een blok ononderbroken tijd tijdens de dag.
Laat iedereen je werkt weet dat je niet beschikbaar voor telefoongesprekken, afspraken of vragen en gedurende deze tijd. Gebruik je ongestoord tijd om te reorganiseren of voor het inhalen van taken die u meestal geen tijd voor.
4 hebben. Neem de controle over uw e-mail. Heb verwijderen van e-mails op een regelmatige basis, e-mail controleren alleen op aangewezen tijdstippen, en zo weinig te houden in uw in-box mogelijk. Als je het gevoel alsof je verdrinkt in e-mails, vernietiging van een blok van de tijd alleen voor de taak om ze onder controle.
5. Het ontwikkelen van een "short call" mentaliteit.
Hoffelijkheid wordt verwacht in zakelijk gesprek, maar u kunt nog steeds de beknoptheid uw voornemen zonder onbeleefd. Vervang, "How are you?" met "Hoe kan ik u helpen?" Open vragen als: 'Hoe gaat het? " nodigen langere reacties.
6. Vestigen grenzen van hoe lang u zal toestaan ​​vergaderingen duren.
De sleutel tot een effectieve (en korte) bijeenkomst is voorbereiding. Laat iedereen weten van tevoren hoe lang de vergadering zal duren, de onderwerpen die zullen worden aangepakt, en de informatie die u verwacht iedereen een bijdrage te leveren. Vasthouden aan het plan en ontmoedigen zijspoor.
7. Maak een enkele pagina lijst met vaak genoemd telefoonnummers en post het in de buurt van de telefoon.
Het kost meer tijd dan je denkt om het opzoeken van een nummer op uw computer of Rolodex. Hebben de nummers die je nodig hebt het vaakst op het puntje van uw vinger nummerkeuze.
8. Groep vergelijkbare taken voor een maximale efficiëntie.
Terugkerende telefoongesprekken, het beantwoorden van e-mails, het schrijven van persoonlijke notities en boodschappen doen zijn alle categorieën van taken die makkelijker worden gedaan als gegroepeerd. Wanneer u een telefoontje is het makkelijker om gewoon blijven bewegen in de lijst.
9. Een gescheiden in-boxes voor verschillende categorieën documenten
Probeer het scheiden van uw papieren in deze categorieën:. Items die onmiddellijk en belangrijk zijn; items die "on hold" of hangende; items die klaar om te worden ingediend zijn, doorgegeven aan iemand anders of beoordeeld op een later tijdstip. Houd de dozen in op een oppervlak in de buurt van uw bureau.
10. Houd uw bureau opgeruimd.
Houd je nietmachine, tape dispenser, extra pennen en andere benodigdheden in een lade in plaats van op de top van uw bureau. Beeldscherm foto's, prijzen en prullaria op muren of planken, en reserveer de top van uw bureau voor de essentie - uw telefoon, computer, en de huidige papierwerk Restaurant ..