Uw Postvak IN en hoe je het Organized

Weet u hoeveel e-mails worden jammen uw inbox? Is het 100, 1000, 5000, 10.000! Het aantal groeit dagelijks en samen met het uw stress en verloren tijd. U wilt uw Postvak duidelijk, maar je nooit wijden de tijd. Afrekenen de nieuwe functies in Outlook 2010 die ervoor zorgen dat de organisatie van Microsoft Outlook lijkt meer mogelijk is.

Ga je gang en kijk naar het nummer in je inbox. Heb je het gevoel alsof je een £ 100 gewicht zittend op je schouders of je lacht, want je bent een van de zeldzame weinigen die alleen heeft deze week &'; s van e-mails voor u klaar om te gaan met? Het aantal e-mails zitten in uw Postvak van invloed op de snelheid van uw Outlook zoekopdrachten en hoeveel tijd je afval langs hetzelfde e scrollen over en voorbij.

De sleutel tot het krijgen van een handvat op uw e-mails, het verbeteren van uw responstijd en verblijf op de top van de kritische acties en tijdgevoelige taken is om een ​​benadering van uw e-mails te verwerken, zowel van uw computer en op uw mobiele apparaten te ontwikkelen .

1. Synchroniseer al uw apparaten, zodat u alleen een e-mail te verwerken zodra
Voor kleine bedrijven die don &';. T hebben toegang tot een server van het bedrijf, het opzetten van een Google Business Account en het gebruik van Google-apps om uw Outlook, telefoon aansluiten en iPad toegang tot uw e-mail, agenda, contacten en taken van al uw apparaten. U kunt zelfs toegang tot uw Gmail-account van overal en de synchronisatie zal uw Outlook werken de volgende keer dat u op uw computer. Als u alleen uw e-mail synchroniseren met uw telefoon en iPad, kunt u de gratis Gmail-account te gebruiken, (let op dat u won &'; t in staat zijn om toegang tot uw agenda, contacten en taken) Pagina 2.. Gebruik de Conversation Feature – Microsoft in 2010 toen gesprekken is ingeschakeld, kunnen berichten in uw Inbox en andere e-mails worden georganiseerd door conversatie en datum. Dit is handig als er meerdere e-mails in een gesprek, omdat je alle vorige e-mails kunt verwijderen en alleen houden de laatste gesprek

Om u in of uit te schakelen Conversations – Op het tabblad Beeld in de groep CONVERSATIONS, selecteer of wis de show als GESPREK vakje. Klik vervolgens op alle mappen.

3. Stel je Actie en Reference mappen
Actie Mappen – zijn voor de e-mails die actie
Referentie mappen &ndash nodig; zijn voor de e-mails met geen actie vereist. U houdt deze e-mails later verwijzen naar hen, zijn permanent registers of zijn fiscale en wettelijke vereisten

Als je je Actie mappen maken, typt u een periode van “.. &Rdquo; voor de actienaam map. Het toevoegen van de periode verandert de sorteervolgorde van een beweegt je actie mappen naar de top van de lijst en je “ Reference &"; map onder uw actie mappen. U kunt ook gebruik maken van nummers 01, 02, 03, 04 als u liever uw actie mappen in een bepaalde volgorde te organiseren. Suggereerde Actie mappen:
.this Week (er zijn twee periodes hier)
.Delegated – Deb
.Leads
.Parked
.Projects
.Receipts to Print
.travel
.waiting Voor /afwachting

Om Reference mappen maken, maakt een van de belangrijkste map genaamd “ Reference &"; en vervolgens mappen tweede niveau met brede categorieën (bijvoorbeeld Accounting >. Begroting 2012)

Het scheiden van uw actie en referentie-mails helpt u de controle over wat je aandacht vraagt ​​te krijgen. Niet meer tijd te verspillen scrollen verleden e-mails die don &';. T vereisen uw aandacht

Schikken uw e-mails door Conversation, Van – In Outlook 2010, op het tabblad Beeld, in de regeling groep, klikt u op één van de regeling opties. Een van de snelste manieren om uw e-mails te verwerken is te regelen door Conversations.

Het organiseren van Microsoft Outlook e-mails is gemakkelijk als je het aanpassen van de manier waarop u wilt uw e-mails te verwerken. Nu dat u uw nieuwe actie en referentie mappen ingesteld, kunt u de volgende vier stappen te gebruiken om uw Postvak verwerken en krijgt het aan de grond nul of bijna nul, afhankelijk van uw voorkeur.

Gebruik de FAST Workflow besluitvorming om snel te beslissen wat de volgende actie is. Met F.A.S.T. proces, heb je vier keuzes:

File – bestand e-mails in uw Reference mappen die geen actie te hebben. Slepen en neerzetten van e-mails in de juiste Reference map. Een woord van voorzichtigheid, op een gegeven moment moet je schoon te maken deze mappen of verplaatsen naar de map Archief

Wet – deze zijn e-mails die actie vereist door jou. Drag e-mails die actie

Programma &ndash nodig; krijg je afspraken in uw agenda en opslaan als een ALL DAY EVENT of op een bepaald tijdstip. Als u het bijhouden van de e-mail om te verwijzen naar de afspraak, sleept u de e-mail om uw agenda en alle info zal bij de benoeming worden opgeslagen. Verwijdert u de e-mail

Toss – Lezen en verwijderen indien mogelijk. Wees meedogenloos met de delete-toets. U kunt uw verwijderde map om e-mails handmatig door u, maandelijks of wat tijd u liever verwijderen.

Als je inbox is vol met meer e-mails dan kunt u rekenen en het organiseren van Microsoft Outlook lijkt een angstaanjagend project, Hier &'; sa snelle methode om uw Postvak dichtbij komen om snel Ground Zero. Maak een actie map “ .OLD E-MAIL &"; Alles wat ouder is dan 7 dagen gaat in deze map. Dit zal helpen om sommige snelle verlichting, en helpen u gemotiveerd om duidelijk uit uw mappen te krijgen. Vergeet niet te plannen in de tijd om uw oude map met e-mails te organiseren Restaurant  !;