Tijd om uw computer Filing System Organiseer

Ten eerste komt gedacht; dan is de organisatie van die gedachte, in de ideeën en plannen; dan de transformatie van die plannen in realiteit. Het begin, zoals u zult zien, is in je verbeelding. ~ Napoleon Hill

In het tijdperk van “ big data, &"; we zullen worden opgeroepen om regelmatig informatie op te halen. Het hebben van een computer bestand kan een grote hulp zijn. Hou het zo eenvoudig mogelijk ook helpt

U kunt altijd gebruik maken van de “. Zoeken en op te halen &"; functie op uw computer, maar weten waar dingen zijn een stuk sneller.
Hoe ziet u uw papieren bestand? In de categorieën, en vervolgens alfabetisch? Een andere manier? Als dit is hoe je papieren te halen, zou het eenvoudig om hetzelfde systeem (categorieën en vervolgens in alfabetische volgorde) in het organiseren van computerbestanden gebruiken. Hoe meer je deze zelfde categorieën gebruiken, hoe makkelijker het is om dingen te vinden op beide plaatsen

In het algemeen, uw bedrijf leent zich automatisch aan categorieën. Bijvoorbeeld: opdrachtgevers, crediteuren, verkoop, marketing, scheepvaart, enz. wat deze categorieën zijn in uw papieren dossiers, maken gebruik van dezelfde degenen om uw categorieën, mappen en submappen te labelen. Zodra u deze mappen gevestigd, kunt u gewoon slepen wat u op dit moment in de nieuwe computer archiveringssysteem.

Het ontwikkelen van een effectieve naamgeving strategie voor uw documenten. Je moet in staat zijn om in één oogopslag welk document is degene die u zoekt

Weet je nog in de “. Vroeger, &"; bestandsnamen had een beperkt aantal tekens dat je zou kunnen gebruiken? It &'; s zo leuk dat ze &'; ve uitgebreid dat. Tegenwoordig kan je een hele lange reeks tekens gebruiken. Je kunt dingen in de bestandsnaam te zetten als een beschrijving van wat het bestand is ongeveer, het versienummer, de aanmaakdatum, die &mdash gemaakt; alle informatie die u &'; d nodig zodat op zoek naar de naam identificeert het bestand zonder het te openen en te sluiten . Dit kan een grote tijdsbesparing zijn. Als u &'; ve ooit opende een map vol met documenten en je moest openen en elk document te sluiten aan degene die je &' te vinden;. Re zoekt, weet je hoeveel tijd je dat doet kan verspillen

Beslis over een naamgeving voor uw documenten die u kunt volgen voor de toekomst. Gebruik die structuur voor alle bestanden die u maakt; is veel gemakkelijker om ze daadwerkelijk te vinden en ze later op te halen, op die manier al uw nieuwe documenten op een manier waarop het &' worden georganiseerd.

En als of wanneer je tijd hebt, ga terug naar je oudere bestanden, hernoemen per de nieuwe naamgeving, en integreren in uw nieuwe computer archiveringssysteem
.