Bent u houden van een brandslang In plaats van een Golf Club? 4 Starter Stappen voor het gebruik van Outlook-taken te geven u meer controle, meer vrijheid en minder stress

Als u &'; re met een brandslang de hele tijd, het u &' betekent; re die meer reactief dan proactief te zijn in je werk dag en je &'; re het blussen van branden veel te vaak in plaats van uw tijd om vooruit te komen, het bereiken van nieuwe hoogten of te krijgen op de golfbaan – of doen wat favoriete hobby je wilt. En het betekent ook uw dagelijkse systemen en processen kunnen worden ontbreken in efficiëntie of ze gewoon aren &'; t werken

putt

Dus wat &';. Is mijn favoriete systeem? Microsoft Outlook. Geen verrassing voor u, mijn trouwe lezers, I &'; m zeker

En 90% van mijn klanten don &';. T weten hoe te maximaliseren Outlook als we gaan samenwerken aan de macht van hun productiviteit. Zelfs de weinigen die had geliefhebberd met de Outlook-agenda of de takenlijst waren onduidelijk over hoe om het te maken echt werk voor hen. Veel van mijn klanten vertelde me dat ze geprobeerd met behulp van de lijst Taak, maar dan verlaten omdat “ het is gewoon didn &'; t werk &"; voor hen

Maar het kan werken … en het doet voor zo veel mensen, waaronder ik en mijn cliënten. En de reden waarom het werkt is omdat er een duidelijk verband is gelegd tussen de “ stuff &"; van een typische werkdag (kranten, post-its, e-mails, voice mails, bestanden, om dos, etc …) en wat ze kunnen doen met al van in Outlook (samen met een paar andere vertrouwde systemen in uw kantoor. ) En dan is het leven en werk zo veel makkelijker.

Waarom moet ik hou van Outlook zo veel? Omdat het &'; s een van de gemakkelijkste, meest bekende en meest krachtige tools die er zijn. Plus, it &'; s vaak gevonden in de meerderheid van de bedrijven en bedrijven deze dagen, evenals veel van de kantoren van de solo-nemers. Dit maakt het makkelijk voor ons om samen te werken omdat klanten don &'; t hebben om uit te voeren en nieuwe software. Zij hebben al de tools die ze nodig hebben. . Helaas, ze &'; re gewoon niet met volle capaciteit
Hier zijn mijn 4 favoriete voorgerecht stappen hoe je Outlook-taken gebruiken:
1. Het invoeren van taken in Outlook is zo simpel

De twee belangrijkste vragen die u ooit nodig om te beantwoorden bij het maken van je lijst zijn “.? Wat ga ik doen &"; en “? wanneer &"; Haal alles uit je hoofd: herinneringen, taken, taken, gedelegeerde taken en potentiële lachend womanideas (hoewel ideeën die aren &'; t beroep kan worden afgescheiden.) Document precies wat stap je &'; re gaan naar de volgende te nemen, te beginnen met een werkwoord en type ze allemaal in. Ja, alle van hen. Pagina 2. U don &'; t moet over-compliceren het gebruik van de Task List

Sla het gebruik van “.% Compleet &"; en “ Status &"; velden. Uw taken moet kleine uitvoerbare stappen, geen grote projecten, en u don &'; t nodig hebt om deze kleine taken micromanagen. Bijvoorbeeld, je ofwel een oproep gedaan of u didn &'; t. Markeren als 40% volledig of “ In de vooruitgang &"; is niet een goed gebruik van uw tijd.
3. Denken in termen van wanneer u &'; iets zult doen, niet als het &';. S wijten

Als u continu te gebruiken het veld Vervaldatum als u &'; re volgen tal van projecten, dan ben je &'; ll nooit een gevoel te krijgen van wat je &'; re doet elke dag. It &'; s belangrijk om te weten wanneer grote projecten zijn te wijten, maar wat &'; s belangrijker is te weten wanneer u &'; actie ll nemen en een taak met betrekking tot dit project en hoeveel tijd je hebt om het te doen in verhuur 4.. Toen zij en' re all in, you &';. Re helemaal klaar

Zodra u al uw to do's, herinneringen en taken vermeld, you &'; ll gemakkelijk zien waar uw prioriteiten liggen. Als u ervoor kiest streefdata voor hen en de groep taken te doen bij dag, dan don je &'; t moeten kijken naar de toekomstige taken en overweldigd. Je kunt gewoon concentreren op taken gerichte voor vandaag, gemakkelijk en stress-vrij. Vanaf dat moment kun je gewoon blijven toevoegen, wijzigen en verwijderen uit de lijst en u &';.. Ll altijd op de top van de dag Restaurant