Communiceren van een verandering in van je project Go-Live Datum

Uw project go-live-date is veranderd – wat nu? Ongeacht de redenen voor de wijziging (en laten we eerlijk zijn, "de datum is veranderd" meestal wordt geïnterpreteerd als "de datum is uitgegleden"), zijn er zes stappen die u moet nemen bij het communiceren van een verandering in de go-live datum van uw project:

1. Denk aan de context.
Het is belangrijk om de context waarin de verandering zich voordoet overwegen. Als het in het begin van het project de levenscyclusanalyse, kan de verandering niet kritisch te zijn, want er is genoeg tijd om het projectplan te passen. Echter, kan het vertrouwen van de mensen in de projectplanning proces ondermijnen. Aan de andere kant, als het project is al in volle gang, moet je duidelijk zijn hoe de nieuwe datum van invloed op de levering van de componenten en de voordelen die in het project initiatiefase werden beloofd.

2. Denk aan het publiek.
Zoals met elke communicatie, eerst moet je je publiek te overwegen. Die zal worden aan de ontvangende kant van deze mededeling? In de meeste gevallen, zult u verschillende groepen, waaronder de betrokkenen bij het project, de leden en anderen projectteam beïnvloed door het project. Elke groep heeft zijn eigen behoeften en je moet nagaan hoe de verandering van invloed op elke groep.

3. Maak het bericht.
Het is van cruciaal belang duidelijk en consistent over het bericht u communiceert zijn. Wat is de reden voor de verandering? Zal het later helpen om het project meer succes door het geven van meer tijd voor eisen bijeenkomst of aanpassen of training? Of is de verandering in verband met de begroting of de beschikbaarheid van grondstoffen?

Wees voorzichtig met het hebben van een "officiële" boodschap die verschilt van de "echte" reden voor de verandering. Heel vaak de echte reden zal doorsijpelen naar de organisatie toch en ondergraven de omgeving van vertrouwen dat u probeert te creëren. Eerlijkheid – vooral vooraf in plaats van na de waarheid wordt ontdekt - is het beste beleid.

De boodschap moet duidelijk en beknopt – niet meer dan enkele zinnen. En het moet worden afgestemd op elke doelgroep: "Hier is de reden voor de verandering en hier is hoe het invloed je."

4. Kies een woordvoerder.
Wie communiceert het bericht is afhankelijk van communicatieplan en governance-structuur van uw project. Het hangt ook af van de doelgroep. Bijvoorbeeld, als het project sponsor communiceert regelmatig de status van het project stuurgroep of de raad van bestuur, en de projectmanager meestal communiceert met de rest van de organisatie, dan zijn die mensen moeten de kans om hun respectieve publiek communiceren als onderdeel van de reguliere status updates.

Als er weinig communicatie over het project is geweest, kunt u deze mededeling de eerste in een reeks van regelmatige project updates te maken. Het project sponsor kan de eerste update introduceren en vervolgens de project manager of andere aangewezen persoon zou kunnen gaan met de volgende updates.

5. Bedenk hoe de boodschap zal worden gecommuniceerd.
Er zijn vele manieren waarop u de wijziging kunnen communiceren, van een speciale all-bedrijf vergadering om een ​​lijn in uw maandelijkse project status rapport. Je moet het proces dat je hebt in de mededeling van het plan van uw project en ook van mening dat de manier waarop u de boodschap is net zo belangrijk, zo niet meer, dan wat je communiceert volgen.

Bijvoorbeeld, als u een speciale all-bedrijf vergadering te houden om de verandering in aan te kondigen, zullen de mensen het gevoel dat de verandering is een big deal te krijgen. Aan de andere kant, als je gewoon slip in de laatste regel van een project-update die wordt geplaatst op een zelden bezochte website, mensen kunnen ofwel niet zien of denken dat je probeert om het te verbergen.

Als het bericht wordt gecommuniceerd in persoon, zich bewust zijn van de non-verbale communicatie van de spreker, zoals oogcontact, gezichtsuitdrukking en de toon van de stem. Deze non-verbale elementen moeten oprechtheid, vertrouwen en empathie over te brengen: "Ik vertel de waarheid, ik weet waar ik het over heb en ik schelen hoe het u beïnvloedt." Ook beslissen op voorhand hoe vragen worden behandeld en door wie.

6. Follow-up na de communicatie.
Het is belangrijk dat er regelmatig follow-up na de communicatie om ervoor te zorgen dat mensen de boodschap ontvangen en om te reageren op vragen of opmerkingen zijn. Deze feedback zal u helpen bepalen wat /hoe volgend communiceren. Informele kanalen van communicatie zijn waardevol hier omdat mensen meer open over hun perceptie van het project als ze staan ​​rond de waterkoeler of op de parkeerplaats dan als ze in formele status project vergaderingen kunnen zijn.

Project veranderingen gebeuren. Communiceren van een verandering in de go-live datum van het project hoeft niet om uw project te ontsporen. Het kan een kans om opnieuw (of maak) communicatie, risicobeheer en change management de plannen van uw project. Met deze plannen in de plaats zal helpen ervoor te zorgen dat de wijzigingen niet het project te verstoren of te belemmeren het uiteindelijke succes.

Copyright (c) 2008 Gilda Bonanno LLC Alle rechten voorbehouden
U kunt dit hele artikel te herdrukken en je moet het copyright informatie en de volgende verklaring bevatten "Gilda Bonanno is een spreker, trainer en coach die is gespecialiseerd in het helpen van individuen en organisaties te breken uit hun comfort zones en meer succes dan ze dachten dat mogelijk is. Neem contact op met haar op www.gildabonanno.com. . "