Nieuwe manieren om te ontmoeten - Strategieën voor Virtuele Teams en alternatieven voor face-to-face meetings

Er is geen twijfel over mogelijk - vergaderingen nemen een goede hoeveelheid van onze tijd op een wekelijkse basis. Denk terug voor een minuut op alle tijd die je het afgelopen jaar doorgebracht in vergaderingen - of ze één-op-één meetings of een groep vergadering in een conferentieruimte. WOW, dat is veel tijd besteed vergadering! Was het allemaal nodig? En hoeveel tijd werd besteed reizen naar en van deze vergaderingen? Zouden sommige van hen zijn net zo effectief, zonder iedereen is in dezelfde fysieke plaats?

Doe alle bijeenkomsten moet face-to-face meetings zijn? Dat is een vraag die mensen niet vaak genoeg vragen. Het is niet zo 'nieuw' of radicale een concept als het lijkt op het eerste gezicht. Is het niet een telefoontje van een soort virtuele vergadering? Maar we zijn zo gewend om te voldoen aan face-to-face dat onze natuurlijke reactie is om te denken dat het nodig is. Maar is het altijd nodig? En is er een betere manier om zowel de tijd en geld besteed net van en naar deze bijeenkomsten te gebruiken

Nu begrijp me niet verkeerd?; Ik wil niet zeggen dat je telefonische conferenties, web meetings en video conferencing gebruiken voor het volledig vervangen face-to-face meetings. Er zijn een paar keer, en bepaalde kwesties, die moeten in persoon te worden besproken. Ik ben gewoon die je aansporen om na te denken over alternatieven en overwegen uw opties:

> > > CONFERENCE CALL

Ahhh - de goede oude conference call. Hoe vaak mensen kijken deze bewezen en beproefde methode van de vergadering virtueel. Vaak zal iemand willen een paar kwesties te bespreken over het project met mij en ze willen ontmoeten, meestal in de stad. Nu als je hebt omgezet in een stad, weet je dat je gemakkelijk kunt verliezen 2 uur van de dag daar. De meeste keren deze bijeenkomsten kunnen gemakkelijk worden gehouden als een gewone oude conference call. Ze zijn betaalbaar en eenvoudig op te zetten.

In feite, als je 2 telefoonlijnen in uw kantoor aan huis de meeste telefoons van vandaag laat je snel een conference call met 2 andere mensen zonder een operator of dienst voor het opzetten van het gesprek

>. > > INSTANT MESSAGING

Een gratis oplossing waarmee real-time tekst, spraak of video conferencing is instant messaging. Programma's zoals Yahoo Messenger, MSN Messenger of AOL Instant Messenger zijn populair en makkelijk te leren hoe te gebruiken. Al deze programma's bieden ook de mogelijkheid om bestanden en foto's te delen en vereisen niets meer dan een microfoon en een goedkope webcam

>. ≫ > ONLINE CONFERENCING

Er zijn een aantal diensten waarmee u eenvoudig instellen webgebaseerde conferencing. Ze bieden online vergaderruimte zodat u een diavoorstelling met de mensen die je uitnodigen om de vergadering te delen.

Andere functies, zoals real-time polling voor feedback en volledige delen van documenten (een bestand op uw systeem, niet alleen diavoorstellingen ) maken dit een ideale manier om een ​​ontmoeting te hebben en samen te werken, zonder reistijd of kosten.

Sommige van deze diensten zullen ook instaan ​​voor de stem gedeelte van de vergadering, maar ik vind dit degradeert vaak de kwaliteit van de vergadering. Meestal vind ik het het beste om een ​​regelmatige conference call gebruiken om de stem gedeelte behandelen en laat het document /diavoorstelling delen en polling naar de online meeting service. Sommige van deze diensten rekenen op een basis per gebruiker /per minuut (maar zijn nog steeds meestal goedkoper dan alle reizen)

>. ≫ > Video Conferencing

Als u vaak nodig om te voldoen aan dezelfde mensen in dezelfde afgelegen locaties is het misschien de moeite waard, meer high-end video-conferencing apparatuur. De kwaliteit van deze apparatuur heeft echt omhoog gegaan de afgelopen jaren, terwijl de prijs van zowel de apparatuur en de bandbreedte die nodig is om het te gebruiken is gedaald.

Je hoeft niet eens nodig om een ​​hele kamer te wijden aan uw video-conferencing . Polycom maakt een draagbaar model dat minder dan £ 10 weegt en wordt geleverd als een geïntegreerde, alles-in-één eenheid die biedt "go anywhere" gemak.

U kunt honderden uren en duizenden dollars te besparen door het gebruik van video- conferencing in plaats van face-to-face meetings in sommige gevallen.

Dit zijn slechts een paar eenvoudige, realistische alternatieven voor face-to-face meetings, zijn er veel meer. De sleutel is om na te denken over de aard van de dingen worden besproken. Als ze gevoelige kwesties of is het de eerste bijeenkomst voor een nieuw team is het waarschijnlijk het beste om face-to-face te ontmoeten, maar als de punt van de bijeenkomst is om te brainstormen, ideeën te bespreken, of werken en een groep rapport bewerken of document, zijn er manieren om dat te doen zonder dat het verspilde tijd en kosten van iedereen communiceren op een centrale locatie voor de vergadering.

Dus na te denken over de aard van de vergaderingen heb je meestal en overwegen of een aantal van hen misschien niet net zo effectief met een alternatieve werkwijze te voorzien over afstand. Dan denken over hoe je de tijd die je gered zult doorbrengen Restaurant  !;