Heb je een minuut - Omgaan Werkplek Onderbrekingen met tact en empathie

“ ga verder met je leven, je plannen ... Verspil geen tijd door te stoppen voordat de onderbrekingen zijn begonnen &";
Richard L. Evans.

Van de productiviteit uitdagingen beschreven voor mij, een staat als de meest moeilijk te pakken en aan te pakken. Of het werk vanuit huis ondernemer of boardroom executive, onderbrekingen door collega's en rapportage personeel bovenaan de lijst van de productiviteit Smashers en tijd afvoeren. Er &'; s enkel iets over een co-werknemer staan ​​in uw deuropening met die wanhopige blik op hun gezicht, dat maakt het moeilijk om ze weg.

Tegen de tijd dat een onderbreking optreedt, heeft de onderbreking partij meestal bereikt een staat van hulpeloosheid of paniek. Ze &'; re zo gefocust op wat ze nodig hebben, dat ze don &'; t realiseert je deadlines en prioriteiten ook. Zij kunnen slechts één boom te zien in het bos, en it &'; s in brand! Dit is meestal als ik zeg tegen mezelf: “ Maar, hoe zit het met dat rapport dat &'; s als gevolg van 02:00? Ach, het &'; s alleen deze keer. De baas zal moeten begrijpen. Rechts &";?

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, slechts 20% van de onderbrekingen (op de telefoon, in persoon, via chat of per email) zijn echte noodsituaties. Met een beetje compassie en goede communicatie, kunnen de overige 80% worden uitgesteld tot een tijd die werkt binnen uw schema.

De belangrijkste factoren voor het hanteren van onderbreking zijn om ervoor te zorgen de aanvrager weet zij &'; re wordt gehoord en dat ze een manier om hun behoeften voldaan. Dit betekent niet altijd dat je de oplossing voor het probleem. In feite, soms kun je gewoon van &';. T zijn

Hier zijn een aantal vrij pijnloze voorbeelden van manieren om te communiceren met anderen te helpen onderbrekingen minimaliseren met behoud van een prettige verstandhouding en positieve perceptie. Houd in gedachten dat deze gesprekken zijn hypothetisch en gaan ervan uit dat de onderbreking is niet een kritiek punt.

1. Erkennen de noodzaak en het bepalen van de urgentie van de onderbreking
• Sam, het klinkt als dit probleem moet echt worden opgelost
• Op dit moment, I &'; m. In het midden van het werken aan de voltooiing van het rapport aanwezig voor Sally
• Dit is iets dat kan wachten tot een beetje later
&bull?; Geweldig, laat &';. S plan chatten rond 02:00 vanmiddag, zodat we kunnen bespreken hoe ik je kan helpen

2. Als het &'; s je baas, erken hun behoefte en ervoor te zorgen dat hij /zij weet wat de onderbreking weg trekt u uit
• Sally, ik kan zeggen dat dit een zeer belangrijke kwestie
• Op dit moment, I &'; ben bezig met de afwerking van de presentielijst rapport dat u voor de middag nodig
• Wil je dat ik het verslag uit te stellen tot 01:30 en komen naar uw kantoor meteen? Of zal ik het verslag eerst voltooien en kom zie je daarna?

3. Laat mensen weten wanneer u &';. Re werken aan iets van bijzonder belang
• Sam, ik begrijp uw behoefte is belangrijk; echter, ik &'; m in het midden van een essentiële update voor een klant die gewoon van &'; t wacht
• I &'; ll moet terug naar je rond 03:00 of zo te krijgen, nadat ik &'; ve opgelost deze kwestie

4.. Onderhandelen over wat u voor hen zal doen, door wanneer en wat zij en' ll. Moeten verwerken op hun eigen
• Sam, ik kan je de Time Usage Log door 02:30 vanmiddag, maar u &'; ll moet controleren met Mary voor de Groep Uitkering Vorm. Ze kan het veel sneller bij je dan I.

of, als iemand anders dezelfde oplossing /informatie kunt u in een timelier manier kan bieden

• Sam, helaas, ik &'; ga worden vastgebonden hele middag met deze software push. Mark heeft ook toegang tot de Time Usage Log. Misschien wilt u contact op met hem om te zien of hij het sneller dan I.

Natuurlijk de bovenstaande voorbeelden kan van &' kunnen krijgen om u; t dekken elk scenario dat zich zal voordoen. De fundamentele kern is om ervoor te zorgen dat de aanvrager voelt zich gehoord en erkend, dat ze begrijpen wat &'; s aan de hand voor u op het moment, en dat u duidelijke stappen hoe (en of) u hen te helpen creëren. Tact en relatiebeheer zijn sleutel in dit soort interactie, omdat, zoals ze zeggen, je weet nooit wanneer de tabellen zal worden gedraaid
.