Nummer 1 Voordeel van Evenementen en 7 Tips

Ik heb georganiseerd en uitgevoerd tal van evenementen voor verschillende redenen door de jaren heen. Evenementen zijn zowel spannend en vermoeiend. Maar waarom doen ze?

De # 1 voordeel van de gebeurtenissen is ze brengen FOCUS. Iedereen krijgt verpakt in evenementen - die leidt de heffing, collega-medewerkers of vrijwilligers helpen, klanten en de media. (Wie weet misschien je dieren op de boerderij krijgt opgewonden als ze weten dat ze zullen worden begroet door hordes kinderen.)

Een gebeurtenis kan een tuinieren workshop houden voor 10 personen, deelname aan een groot zijn yoga conferentie met een stand, of een thema feest dag op uw bedrijf.

Events verdient aandacht. Ze schijnen een schijnwerper op uw bedrijf, de producten en diensten - dus wilt u ervoor zorgen dat ongeacht het type evenement je doet het goed gedaan. Hier zijn 7 tips om te overwegen.

Weet waarom je doet het evenement

. Zorg ervoor dat u een duidelijk doel en doelen voor uw evenement. Bent u proberen om nieuwe klanten te bereiken? Is het puur voor extra verkoop? Bent u probeert te krijgen in de media? Zorg ervoor dat u uw evenement om die doelen te bereiken plannen.

Start het plannen van een minimum van 6 maanden van tevoren, idealiter 1 jaar. 3 maanden is mogelijk, maar het is krap. Waarom zoveel tijd? Zie het volgende punt.

Bevorder het goed. Doorlooptijden zijn belangrijk, zodat u alle nodige informatie kan cement - datum /tijd /locatie /activiteiten /speakers /sponsors etc. Dit is vooral belangrijk bij het afdrukken van materialen, zoals een flyer. Voor een eenvoudige geval kan promotie betekenen 1 pagina flyers uit je eigen printer, een bedrijf op uw website, en een reeks van e-mails naar uw nieuwsbrief abonnees. Voor grotere evenementen, wilt u misschien het ontwikkelen van een specifieke grafische look voor het evenement, het afdrukken van een professioneel op zoek postkaart of brochure, geef het een pagina op uw website, evenals bevorderen aan uw e-mail lijst. Hoe meer tijd je hebt hoe meer mensen je kunnen vertellen over het evenement en hoe meer succes zal zijn.

Wees u ervan bewust gebeurtenissen resource intensief. Voor mij is dit de nummer een negatief over de gebeurtenissen. Ze kunnen ongelooflijk worden arbeidsintensief - die tijd en geld. Bijvoorbeeld, kan het nodig zijn om de productie te verhogen tot meer product klaar te hebben en /of zoek extra mensen om uw stand personeel op de conferentie dat weekend.

een kaart van een tijdlijn. Als u het starten van het plannen van een evenement zitten en maak een lijst van alle benodigde stappen. Schatten hoeveel tijd elke stap zal nemen, en wie verantwoordelijk is voor het zal zijn. Houd de lijst bijgewerkt zoveel mogelijk, maar dit gaat altijd een beetje van de baan in de buurt van de feitelijke gebeurtenis.

Ik begin een Excel spreadsheet en nemen elke mogelijke stap die ik kan bedenken op een aparte regel. Dan ga ik terug en sorteer ze op als ze moeten worden voltooid. Ik jota notities neer op een gedrukt exemplaar en het actualiseren van de Excel-bestand aan de gang en na het evenement, zodat alle informatie is er voor de volgende keer.

Heeft u een lijst met benodigdheden. Vergelijkbaar met de tijdlijn ik de voorkeur aan de lijst te houden op Excel van alles wat nodig is voor het evenement. Gebruik sub-categorieën als nodig - bijvoorbeeld voor het evenement, op het evenement, follow-up. Geen item is te klein. Begin met het schatten van alles wat je nodig hebt en noteer de werkelijke waarden gebruikt. Voor het volgende evenement zal het allemaal op één plaats. Bijvoorbeeld - 1000 ansichtkaarten gedrukt /700 verspreid, £ 40 van de zomer worst gebruikt voor monsters /£ 2 overgebleven, volgende keer 2 garbage emmers voor het monster van afval, enz.

Vermijd eenmalige gebeurtenissen. Omdat gebeurtenissen zijn resource-intensieve, vermijdt gebeurtenissen die u slechts één keer zal houden. Kijk voor evenementen die kunnen worden gedaan op een regelmatige basis. Misschien elk jaar in augustus bieden inblikken workshops. Misschien is je focus is het bijwonen van conferenties 3 per jaar. Misschien is het een jaarlijkse voorjaarsbijeenkomst Open House. Het voordeel is dat uw evenement voortdurend zal verbeteren als je leert wat werkt en je zult niet het wiel te herscheppen elke keer als het gaat om processen en promotie-inspanningen
.