Organiseren Papier Clutter

De meeste van ons zijn verdrinken in papier deze dagen. Het doesn &'; t schijnt ooit te stoppen; mail, school kranten, tijdschriften. Als u don &'; t een goede manier te beheren en te onderhouden, zal het gewoon blijven opstapelen

Om ervoor te zorgen een handvat op uw papieren, moet u het opzetten van een document management systeem.. Een document management systeem is meer dan alleen een bestand. Het is een systeem voor u te ontvangen, verwerken, treden op, en op te slaan papierwerk.

instellen Document Management System
principe zijn er vijf belangrijkste ingrediënten voor een succesvolle papier management systeem. Ten eerste, hebben een visie van wat je &'; graag uw ruimte eruit (geen rommel op oppervlakken, geen stapels papier waar dan ook). Geef jezelf voldoende tijd om te werken aan het systeem. Of u nu een hele dag, of op slechts 15 minuten per dag te nemen, zorg ervoor dat je opzij zetten genoeg tijd om de set-up compleet systeem te krijgen en de tijd te geven elke dag of week te handhaven. Als je gaat door je papieren, zorg ervoor dat je alle benodigde voorraden en gereedschappen binnen handbereik (briefopener, nietmachine, paperclips, markeerstift, enveloppen, postzegels, mappen, enz.). Het helpt bij het opzetten van een papieren sorteerruimte, waar u deze leveringen kan houden voor gewoon papier beheer (dit kan een bureau of toonbank gebied). Laatste, maar het belangrijkste is, moet u uw systeem regelmatig te onderhouden.

Houden Records
Hoe lang moet je fiscale administratie en het rendement te houden? Gewoonlijk, de IRS adviseert drie jaar vanaf de vervaldag van de aangifte, waarin de federale inkomstenbelasting te controleren. Deze termijn kan worden verlengd, maar in bijzondere gevallen. Als meer dan 25% van uw bruto-inkomen niet werd gemeld, de overheid heeft zes jaar aan de belasting te innen of een gerechtelijke procedure te starten. Ook zijn er tijd beperkingen als u een frauduleuze terugkeer ingediend of als u niet aan een aangifte. Dus, om veilig te zijn, is het raadzaam dat u uw fiscale administratie bij te houden voor zes jaar

Wat te houden
Vergeet niet dat u don &';. T moet alles voor fiscale doeleinden te houden. Gebruik maken van een checklist om jezelf eraan te herinneren van wat te houden en wat te ontdoen. Voor een volledige lijst van wat administratie te houden, zie je Tax Records pagina op onze website:. Http://www.organizingboston.com/taxrecords.html

Het indienen Tips
Bij het samenstellen van een bestand systeem, is de sleutel tot een kwaliteit, full-suspension archiefkast, met voldoende lades om al uw bestanden te houden hebben. Normaal gesproken moet u slechts één of twee laden voor huidige bestanden nodig. Archivering bestanden moeten in een doos, gedateerd en gelabeld, en opgeborgen te zetten. U &'; ll wil het systeem eenvoudig met behulp van brede categorieën voor de hangende dossiers, zoals auto, huis, verzekeringen te houden. Maak dan gebruik van Manilla mappen binnen de opknoping mappen voor meer specifieke categorieën. De naam van de bestanden van de manier waarop je zou denken van hen. Gebruik een labeler en label alle tabbladen en mappen duidelijk.

Onderhoud Heb Zodra uw systeem is op zijn plaats, het moet slechts minuten per dag te handhaven. Hier zijn enkele tips om uw papieren onderhoud snel en eenvoudig te maken
Omgaan met Post Restaurant • Maak tijd elke dag om te openen en te lezen van de e-mail
• Open mail in een mail centrumgebied met al uw gereedschap en Supplies • Hebben een prullenbak en de prullenbak in de buurt van de post gooien in als je het opent
• Beslissingen nemen als je de e-mail te openen
Scan de inhoud van elk stuk en verwerken de juiste: Heb Onmiddellijk.
&Bull; Gooi alle ongewenst aandringen
• Gooi de buitenkant van de envelop die wordt geleverd bij elke factuur
• Gooi de inzetstukken die bij iedere factuur
• Scannen elke catalogus en als er niets u interesseert, recyclen dan &niet;
Neem de resterende stukken en sorteren in de volgende categorieën:.
&Bull; Om
&bull betalen; Te doen
• Om
&bull File; Om Lees

Neem de tijd elke dag om uw systeem en u &' te behouden; ll nooit meer te verdrinken in papieren
 !;