Een oproep tot actie: Waarom nu is de meest opwindende tijd die ik heb gezien in 30 jaar van het bedrijfsleven als een Organizing Consultant

Het is een feit dat, voor de afgelopen 30 jaar, de meeste bedrijven hebben niet gewaardeerd de diensten die ik te bieden had. Mijn grootste concurrenten “ apathie &"; en “. aftreden &"; Sommige organisaties vonden dat desorganisatie wasn &'; t echt een bottom line kwestie - en zeker niet een “. Moet &"; Anderen maakten pogingen “ getting georganiseerd, &"; maar de resultaten waren minder dan wenselijk of vaker niet duurzaam. Ik was nooit succesvol bij het documenteren van effectief de kosten van desorganisatie of de voordelen van de organisatie, en dus ik plodded langs als een bedrijf, dat was ik aan het doen was levens te veranderen - maar niet genoeg om de verkoop aan de werkelijke waarde van de producten te tonen /diensten die wij bieden.

Plotseling is de situatie veranderd.

De nieuwe vraag

De dagen van het werken in een kantoor 8:30-5:30, en dan naar huis zijn voorbij! Klanten informatie nodig 24/7, en medewerkers werken vanuit verschillende locaties. Een papieren archiveringssysteem op kantoor is waardeloos als je &'; re reageren op een klant van uw huis, terwijl het woon-werkverkeer, van een ander kantoor in uw eigen bedrijf of het kantoor van een klant of prospect. Het vermogen van iedereen om hun werk te bereiken is gebaseerd op hun toegang tot de informatie die ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben. Bijna Paperless ™ is cruciaal voor het zakendoen in de 21ste eeuw

Als het concept van “. papierloze &"; werd voor het eerst geïntroduceerd, mensen aangenomen dat “ papierloze &"; bedoel “ automatisch georganiseerd &"; In feite, ontdekten we juist het tegenovergestelde was waar. Als je een stapel van 1000 papers, kan het een tijdje duren, maar je kon de duim door hen en vinden wat je nodig hebt. Als u elektronische documenten, die kunnen worden opgeslagen op verschillende schijven in verschillende formaten, kan je nooit vinden wat u zoekt.

Bovendien is de technologie wasn &'; t verfijnd genoeg papierloze echt levensvatbaar te maken. Gelukkig hebben we &'; re bijna buiten dat “ onhandige &"; podium. We &'; ve ontdekte de voordelen van “ verbonden &"; vrijwel alle van de tijd op verschillende manieren om meerdere beeldschermen op onze bureaus voor maximale productiviteit, en programma's om wachtwoorden die we veranderen regelmatig voor aanvullende veiligheid.

De dag zal komen wanneer de technologie zal gaan in totaal papierloos een optie, maar we &'; re nog niet daar. Bijvoorbeeld, ik een ontmoeting met de CEO van een bedrijf die net toegetreden tot de raad van bestuur van een lokale non-profit organisatie. Het eerste wat hij kreeg was een 3-inch bindmiddel van de documenten die betrekking hebben op de organisatie. Scannen van dit alles is niet echt praktisch, of zelfs noodzakelijk, dus voor nu het houden van het bindmiddel is de beste optie. De dag zal komen dat de organisatie een elektronische notebook zal hebben, en het bindmiddel zal overbodig worden, waardoor het opslaan van tijd, ruimte, energie en geld.

De New Records Management

Al decennia lang is records management is ontworpen om te beschermen bedrijven /particulieren door het documenteren van het proces achter de besluitvorming. Dit is niet meer haalbaar voor twee belangrijke redenen:.! 1) Kosten van rechtszaken en 2) Pace van zaken

In het verleden, advocaten vertelden medewerkers “ Als je twijfelt, hou het &"; Met de verandering in de federale wetten met betrekking tot rechtszaken, heeft overeenstemming schandalig duur geworden - de kosten van het produceren van een enkele pagina wordt geschat op vijf dollar. Dit resulteert in honderdduizenden dollars van de kosten voor een enkele rechtszaak, en ontelbare uren van verloren productiviteit als gevolg van de werknemers is vereist om documenten te produceren en te verschijnen in de rechtbank. Dit feit maakt het maken en uitvoeren van records management beleid van cruciaal belang.

Het opleiden van medewerkers over de zes records management vragen is essentieel:
1. Welke informatie heb ik nodig om te blijven?
2. In welke vorm?
3. Voor hoe lang?
4. Wie is verantwoordelijk voor het indienen van de informatie?
5. Die toegang heeft tot het?
6. Hoe kunnen we het vinden?

Het vermijden van de Blame Game

Als u een 100 werknemers, &ldquo vraagt; Als je de tijd gehad, er zijn papieren in uw bestanden kon je gemakkelijk weggooien &"?; Ja! &Rdquo; negenennegentig van hen zou beantwoorden “ Maar wie gaat werken en zegt: “ I don &'; t heeft iets anders te doen; I &'; ga het reinigen van mijn bestanden &"; In feite, als ze dat doen, anderen boos geworden, en de persoon reiniging wordt bemoeilijkt omdat vaak ze de medewerking van anderen nodig hebben in het bedrijf om beslissingen te nemen over wat ze veilig kunnen elimineren.

Beheer klaagt dat records een puinhoop als gevolg van de werknemer onverschilligheid en medewerkers zich te onthouden van alles weg te gooien uit angst voor nodig is om het opnieuw te produceren! In feite is een succesvol programma voor records management vereist de deelname van ten minste drie entiteiten:
1. Het beheer, die de records management filosofie van de organisatie bepaalt
2. Rechtspersoon die bepaalt wat wordt beweerd door de wet
3. Werknemers, die weten welke informatie ze nodig hebben om hun werk te volbrengen

De cruciale eerste stap

Wanneer een organisatie is klaar om te verhuizen naar Bijna Paperless &trade ;, de eerste stap is om te elimineren alle bestaande onnodige papier. Een effectieve methode is om een ​​evenement ik noem een ​​&ldquo te houden; Productieve Environment Day ™. &Rdquo; Ik definieer een “ Productieve Milieu ™ als “ een opzettelijke setting waarin alles om je heen ondersteunt wie je bent en wie je wilt zijn &"; De Productieve Environment Day ™ is een evenement dat werknemers biedt een mogelijkheid om de rommel op te heffen. (OPTIE SIDEBAR. Productieve Environment Day Checklist voor 18 tips voor een succesvolle uitkomst)

Iedereen werkt samen te pellen van de eerste laag van onnodige papieren. In mijn ervaring, als het evenement goed is ingesteld, zijn de resultaten verbluffend! Een bedrijf met 400 medewerkers hield een serie van 12 Productieve Milieu Dag evenementen waaraan ze gericht zowel papieren als elektronische bestanden. Met werknemers die werkzaam zijn in hun kantoren voor slechts twee uur op papier, werd een totaal van 25.000 pond van papier gestuurd voor recycling! Een kleine non-profit organisatie met 30 mensen brachten zes uur schoonmaak bestanden en gerecycled £ 6.000 papier.

Een win-win Outcome

Iedereen wint als gevolg van een productieve omgeving Dag! In het geval van een bedrijf dat in beweging is, is er een besparing van duizenden dollars in het verplaatsen van de kosten, tijd uitpakken na de verhuizing, en besparingen in de kosten van de apparatuur en onroerend goed de ruimte. De dag zelf zorgt voor een toename van het bewustzijn van de individuele productiviteit - en de beginselen over te dragen naar de deelnemer &'; s persoonlijke leven. Na elk evenement, hoor ik verhalen van mensen toe te passen wat ze geleerd thuis.

De mogelijkheid Ahead

Als Tom Henning, voorzitter van Assurity Life Insurance, het uitdrukte: “ Als u verhuist naar een papierloze omgeving, is het moeilijk om dat te doen zonder de hulp van een professional. Barbara Hemphill heeft veel van dezelfde principes zij &' toegepast; s ontwikkeld voor het beheer van het papier in het beheer van elektronische documenten. Met de komst van elektronische discovery, haar principes zijn nog belangrijker en zou kunnen besparen bedrijven honderdduizenden dollars in het vermijden van kostbare juridische ontdekking kosten &";.

Er zijn duizenden organisaties, groot en klein, dat zal verhuizen naar Bijna Paperless &trade ;. Er moeten vele &ldquo zijn; Barbara Hemphills &"; om hen te helpen. Als u &'; graag uw eigen bedrijf, of voeg een extra inkomstenstroom aan een bestaand bedrijf, hier &'; s uw kans! De Certified Productieve Environment Specialist (CPES) training geeft u de methodologie, mechanica, en marketing die u nodig hebt om succesvol te zijn. Samen zijn we beter!

© Barbara Hemphill 2010
.