Home Office Organisatie die slotte Makes Sense

Het runnen van een kantoor aan huis kan zeer proberen ongeacht of u het gebruikt om bij te houden van de familie financiën te houden of het runnen van een klein bedrijf daar. Als je niet bijhouden van uw documenten en andere objecten op een manier die zinvol te houden, zul je nooit in staat zijn om dingen te vinden als je ze nodig hebt. Facturen kunnen niet op tijd betaald, het aangaan van late kosten en andere sancties omdat ze werden bedolven onder andere items. Er zijn een aantal systemen die u kunt gebruiken om uw kantoor aan huis te maken dat er veel meer efficiënt, maar er zijn een aantal nadelen te overwegen met hen.

Systemen die Scanners of Etiketteerders

Sommige vereisen document management systemen vereisen dat alle papieren documenten worden gescand en vervolgens naar een geformatteerde schijf voor "indienen." Er zijn vaak veel dingen die niet kunnen worden gescand en er zijn problemen met de scanner zelf. Als u geen scanner heeft, zou dit type bestand suggereren dat je er een te kopen. En dit document management systeem kan niet ideaal zijn, want als je eenmaal alles hebt gescand en zet het op de computer, wat als dat systeem vastloopt of u bent niet in de buurt van de computer op dat moment?

Met een scanning document management systeem , labelen alles niet altijd werkt, vooral omdat het niets om alles georganiseerd te krijgen doet. Tuurlijk, je weet dat die allemaal het huis biljetten zitten er in de mooi label map, maar ze verplaatst van plaats tot plaats, omdat ze geen echte aangewezen plek en ze uiteindelijk begraven nogmaals.

A hybride, betere oplossing

Er is een bestand voor kantoren met een hybride van traditionele indiening en de computer zoeken vindingrijkheid die de mogelijkheid om u te helpen uw archiveringssysteem stroomlijnen en vind uw items zonder uit te lopen en te kopen dure heeft apparatuur. Je hoeft niet scannen uw items, zodat u dezelfde archiveringssysteem software kunnen gebruiken om boeken en andere items die je niet in staat zou zijn om te scannen organiseren. Uw bestanden worden opgezet in index genummerde, opknoping bestanden met labels die u afdrukt vanuit de software. Deze bestandsnummer nooit veranderen, maar de informatie die is opgeslagen in hen kunnen. Nadat alles is waar het moet zijn, en itemnamen en zoekwoorden die betrekking hebben op de items die worden geïndexeerd in de database van de software ingevoerd, wordt de informatie geconverteerd naar doorzoekbare bestanden. Het enige wat u hoeft te doen is toegang tot een computer en voeren een google-achtige zoeken om precies te vinden wat u zoekt in seconden.

Uw kantoor aan huis is nu georganiseerd als een miniatuur databank, als uw eigen persoonlijke versie van het wereldwijde web. Al uw papieren dossiers zijn daar te worden benaderd door een snel onderzoek. De indiening software zal een zoekresultaat te genereren, toont u precies welke opknoping bestandsmap de gevraagde informatie in en waar het te openen. Er is geen zoeken via verschillende bestanden om een ​​item te vinden, omdat van verschillende denkprocessen van indiening van dag tot dag
.