Paper Filing Systems

• File en zoeken Documenten Fast
De enige reden om papieren dossier is om hen een plek om te zijn totdat u ze weer nodig hebt te geven. Een goed archiefsysteem moet u heel weinig tijd om het bestand of documenten te vinden. Don &'; t tijd besteden aan het creëren van een uitgebreid systeem, en don &'; t automatisch alles wat je weg komt te dienen. Studies tonen consequent aan dat 80 procent van de papieren ingediend om nooit meer worden genoemd
Er &';! S niemand beste archiveringssysteem. Het beste systeem voor u zal afhangen van wat voor soort documenten die u het bestand en hoe je zult denken te zoeken voor hen. Ontwerp uw eigen systeem zoals je ontdekken wat het beste werkt voor jou. En wat het beste werkt kan een combinatie van systemen. Hier zijn enkele ideeën die je denkt te krijgen
• Houd categorieën brede
Filing per categorie biedt een logische structuur van bestanden, omdat soortgelijke onderwerpen zijn gegroepeerd. Als je een andere kleur voor elke categorie te kiezen, it &'; s gemakkelijk waar ze &' zien; re gelegen zodra u het bestand te openen. Doel voor categorie etiketten breed genoeg dat de meeste nieuwe documenten past een van hen. Maak een nieuwe categorie als dat nodig is, maar don &'; t maakt ze zo specifiek dat u een nieuw bestand voor elke nieuwe stukje papier te creëren
Bijvoorbeeld in de meeste kleine bedrijven, there &';. Geen noodzaak om een ​​categorie genaamd &ldquo te verdelen; Legal &"; in vergunningen, licenties, merkregistraties, enz. Je hoeft alleen don &'; t moet zijn dat specifiek; één bestand is genoeg. Als het te maken heeft met juridische kwesties, zet het in; als je op te halen later kun je duim door het bestand totdat u het juiste document te vinden. Aan de andere kant, een categorie genaamd “ Clients &"; niet zou van &'; t specifiek genoeg. Het zou onpraktisch zijn om al uw persoonlijke mappen client in een hangende bestand gezet worden; you &'; D wil aparte bestanden voor elke één, waarschijnlijk alfabetisch gerangschikt. En je &'; D wil dat ze allemaal dezelfde kleur, zodat u weet meteen dat een bestand dat &';. S geel, bijvoorbeeld, is een client file
Idealiter bij het toevoegen van nieuwe informatie die u &'; hij ll plaatsen in de voorste van het bestand, maar ik don &'; t denk dat het &'; s een groot probleem als je don &'; t. Bestanden niet moeten van &'; t zijn zo dik dat het duurt meer dan een moment of twee te vinden wat je &'; re op zoek naar ongeacht waar het is in het bestand. Als bestanden worden te druk, subcategorize of onkruid uit verouderde informatie

• Zoek bestanden op basis van de frequentie van het gebruik Heb Bewaar de bestanden die je de hele tijd te gebruiken in de meest gunstige locatie, net zoals je zou doen met een ander kantoor tool. Hou degene die je minder vaak een beetje verder weg &mdash gebruiken;. Misschien door de kamer, en degene die je zelden gebruik nog verder weg, misschien in een bergkast
• File routine verklaringen van maand Heb Bedenk eens hoe snel en gemakkelijk het indienen zou zijn als je gewoon laten vallen alle rekeningen van de huidige maand in een bestand en werden gedaan met uw archief! Hoewel de meesten van ons geleerd om het dossier van de leverancier — telefoonrekeningen samen, creditcardafschriften samen, enz., It &'; s veel gemakkelijker om alle rekeningen bestand vanaf januari bij elkaar, alle rekeningen van februari samen, en zo verder. Indienen per maand misschien een beetje meer moeite als je nodig hebt om een ​​specifiek wetsvoorstel vinden, omdat je &'; D moet gissen naar geschatte timing en misschien een paar verschillende bestanden te controleren. Maar de meeste van de tijd, hebben we nooit op historische rekeningen toch, dus het indienen tijd zult u zeker bespaart de voorkant meer dan compenseert de tijd die je misschien later besteden
It &';. Sa goed idee om twee jaar van de maandelijkse bestanden te bewaren , roterende het lopende jaar naar achteren wanneer het jaar eindigt en het brengen van vorig jaar &'; s bestand naar voren. Als de rekeningen te komen voor het nieuwe jaar, bekijken wat &'; s in het bestand van twee jaar geleden, en als je niet meer nodig hebt, versnipperen het. Als je het nodig hebt, kun je het verplaatsen naar een permanente “ categorie &"; bestand op dat moment. Niet alleen is deze techniek snel en eenvoudig, het houdt automatisch uw bestanden raakt gevuld met verouderde papieren
.