Het beantwoorden van vragen zonder verlies van controle van uw tijd

Heb je ooit een spreker opraken van de tijd, omdat hij of zij te veel tijd doorgebracht beantwoorden zeer eenvoudige tot zeer geavanceerde vragen die niet relevant waren voor het grootste deel van het publiek?

Bijvoorbeeld, een paar jaar geleden woonde ik een presentatie over het gebruik van LinkedIn. Het programma beschrijving beloofde een overzicht plus een aantal specifieke stappen naar succes te verbeteren met behulp van LinkedIn. De spreker heeft in haar presentatie over tien minuten voor een publiek van meer dan honderd, toen ze werd onderbroken door een paar mensen die heel specifieke vragen gesteld.

Ze beantwoordde elke vraag grondig, maar het probleem was dat de meeste van de vragen waren ofwel irrelevant voor de rest van het publiek (bijvoorbeeld 'wat moet ik doen als ik deze fout wanneer ik probeer in te loggen in mijn rekening? ') of te geavanceerde (' kunt u ons wandelen door de specifieke stappen te maken en gematigde groepen? "), of nam te veel tijd.

Met minder dan tien minuten te gaan voor het einde van haar termijn, ze had alleen maakte het door een derde van haar presentatie en hand-outs. Ik sprak met veel mensen achteraf die waren gefrustreerd en teleurgesteld door hoe ze had laten de presentatie uit de hand zonder het leveren van wat ze had beloofd.

Terwijl vragen meestal een signaal dat de vraagsteller is geïnteresseerd in wat je te zeggen hebt, heb je ook een verplichting om het materiaal dat het publiek verwacht, op basis van de beschrijving van uw presentatie of hoe het werd aangekondigd dekken. En vooral met een groot publiek, niet alle vragen relevant zijn voldoende om iedereen te maken het de moeite waard voor u om tijd weg te brengen van uw geplande presentatie.

Hier zijn vijf strategieën om ervoor te zorgen dat deze zeer specifieke of grotendeels irrelevante vragen nemen niet al uw presentatie tijd:

1. In de beschrijving van uw presentatie, stellen de verwachtingen ten aanzien van het niveau dat u zal zich richten op – beginner, intermediate, gevorderde – en dan hou je eraan. Vergeet niet dat u de controle over de presentatie en de timing en het kan meestal niet uit de hand te krijgen zonder uw betrokkenheid.

2. Aan het begin van de presentatie, laten het publiek weten of, hoe en wanneer u vragen verwerken.

3. Als de situatie het toelaat, vragen mensen om hun vragen op steekkaarten of sticky notes tijdens uw presentatie te schrijven, dan verzamelen en beoordelen hen en kies een aantal die het meest relevant om te beantwoorden zijn.

4. Als iemand een vraag stelt, verzoeken dat ze sla het opnieuw te vragen aan het einde van uw presentatie, als je het niet hebt beantwoord in de loop van uw gewone materiaal.

5. Wees niet bang om geen antwoord op de vraag – uitleggen dat je antwoord te specifiek of niet van toepassing is om genoeg andere mensen in het publiek zou kunnen zijn en vragen dat de persoon neemt de vraag "off-line", door te vragen je één-op-één tijdens een pauze of na uw presentatie.

Hoewel het goed inspelen op de vragen te zijn, heb je ook om te voorkomen dat hen u ontsporen uit met betrekking tot uw bericht binnen de tijdslimiet
.