Productiviteit Coaching - Vier tips om vergaderingen productiever te maken

We hebben allemaal ervaring te veel vergaderingen in onze dagelijkse werkomgeving. Heb je ooit gehoord iemand klagen dat ze don &'; t genoeg bijeenkomsten in de week? Ik zeker haven &'; t iemand ontmoet die wensen voor meer vergaderingen of die hun vergaderingen konden langer dan ze al zijn. Als dat &'; s het geval is, waarom hebben we zo veel vergaderingen die zo veel langer dan noodzakelijk lopen

Het komt eigenlijk neer op een gebrek aan focus?. Als mensen zien een project komen of voelen de noodzaak om inspanningen te coördineren, hun eerste reactie is om een ​​vergadering te houden. Maar toen ze de vergadering bij te wonen is er een gebrek aan duidelijke richting. Wie heeft de leiding? Hoe moet de bijeenkomst te gaan? Welke resultaten moet de vergadering te bereiken? Omdat de meeste vergaderingen missen focus, ze zwerven doelloos voor 95% van de toegestane tijd, alleen om een ​​mad dash voor de resultaten te zien in de laatste 5% van de tijd, die meestal veroorzaakt de vergadering overuren draaien.

Hier zijn een paar eenvoudige stappen om u te helpen de beste &mdash krijgen, niet het ergste — uit uw vergaderingen:

1. Vergeet niet: de tijd verafschuwt een vacuüm
Dit geldt vooral bij vergaderingen.. Als je een vergadering tot twee uur duren plannen, zal het bijna altijd de volledige twee uur duren. De volgende keer, probeer dat dezelfde twee uur durende bijeenkomst in 45 minuten te houden. Het zal ertoe leiden dat iedereen veel meer gericht vanaf het begin zijn.

2. Hebben een gerichte agenda
De agenda moet beantwoorden vier belangrijke vragen:.
* Wat – zoals in wat is het eindresultaat van de vergadering moet volbrengen
* Who &ndash?; zoals in die de gelegenheid gehad om te spreken zal
* Hoe lang &ndash?; zoals hoe lang moet elk individu worden toegestaan ​​om te spreken
* Wanneer &ndash?; zoals in wanneer moet de vergadering worden verpakt met voldoende tijd voor de delegatie van de actie?

3. Iemand moet vergemakkelijken.
Als er geen duidelijke leider of manager, moet men vergadering deelnemer verantwoordelijk voor het bijhouden van de agenda te bewegen langs hebben. In feite, zelfs als er een organisatie leider aanwezig is, kan het verstandig zijn om een ​​andere deelnemer als facilitator &mdash wijzen zijn;. Iemand die de klok controleert en zorgt ervoor de vergadering blijft onderwerp

4. Herinner deelnemers aan de vergadering bereid zijn te komen.
Ontmoeting deelnemers moeten een lijst van taken te brengen o items te bespreken binnen een groep. Ik heb mijn klanten het opzetten van een categorie voor taken die overeenkomen met een bepaalde vergadering groep groep. . Op die manier, wanneer ze worden weergegeven op de vergadering, kunnen ze
  trekken hun takenlijst en worden voorbereid voor items te bespreken;