Voorkomende fouten bij huis archiveren en hoe ze te corrigeren

U zet in de tijd en gekregen begon op een huis archiveringssysteem. Maar je nog steeds don &'; t gevoel dat je kunt ontspannen. U don &'; t denk dat je &'; re meer georganiseerd dan je was voordat je een systeem gehad. U mag zijn gevallen in een aantal gemeenschappelijke huis archiveringssysteem valkuilen. Het maken van deze fouten kan maken met het organiseren van een vermoeiende zware strijd. Als je weet wat deze fouten kunt u ze op te lossen of te voorkomen dat ze helemaal.

1. Uw bestanden bevatten te veel of te algemeen zijn. Bestandssysteem moet eenvoudig, maar niet overdreven eenvoudig zijn. Als u uw bestanden categoriseren echt generiek het bestand zal een plaats om documenten te jammen u &' geworden; re niet zeker waar anders om te gaan met. Als voorbeeld u don &'; t wil een bestand gewoon &ldquo label; Uitgaven &" ;. Dit bestand kan uit de hand te laten groeien snel. Verdeel het bestand met mappen, zoals “ Credit Cards &" ;, “ Hypotheek &" ;, ect …

2. Map labels zijn verwarrend of hebben geen betekenis voor u. Als u bestanden die informatie over uw toestellen met merken, modellen nummers of serienummers label moet je in staat om ze te begrijpen in een oogopslag. In plaats van het gebruik van ingewikkelde lijsten van nummers labelen de map eenvoudiger bijvoorbeeld “ Appliances-Koelkast &" ;. Uw huis indienen systeem moet worden ontworpen om te werken voor u, niet leuk kijken naar een derde partij. Het is een goed idee om niet de bedrijfsnamen als je mappen met informatie over onderwerpen zoals je hypotheek of auto lening te labelen. label gebruik van het label gewoon “ Home Mortgage &"; in plaats van “ Bank X Hypotheek &"; bespaart u het werk van het hebben van uw bestanden opnieuw benoemen als Bank X verkoopt uw ​​hypotheek.

3. U kunt van &'; t lees uw labels. Nu heb je de map labels dat u begrijpt en kan snel weten wat er in een map. Je moet ook in staat zijn om de labels te zien. Met behulp van een pen, of erger nog een potlood, kan het erg moeilijk om de etiketten te lezen. De mogelijkheid om uw labels snel lezen als je open je bestand lade is een must. U kunt makkelijk om labels op de computer of met een label maker lezen creëren. Als u wilt overhandigen schrijf ze gebruik maken van een zwarte Sharpie en schrijf in vette duidelijke handschrift.

4. U don &'; t reinigen van uw bestanden regelmatig. Eenmaal per jaar, op zijn minst, kijk door uw huis archiefsysteem en zuiveren overbodige bestanden. De redenen hiervoor zijn talrijk. Er zijn bepaalde financiële documenten die u maar bestand te houden voor een bepaald aantal jaren. Trekken en versnipperen dit de documenten die u niet meer nodig om deze reden. Dingen veranderen wat was ooit een zeer belangrijk dossier voor u kan nu verouderd. It &'; s ook mogelijk dat u niet langer een papieren kopie van een document nodig hebt. In today &'; s computer savy leeftijd steeds meer documenten worden steeds online permanent beschikbaar. Als je kunt vinden wat je nodig hebt, snel en gemakkelijk in een andere locatie kamer en zuiveren het bestand.

5. Er is geen open ruimte in uw bestand lade. Het vinden van een bestand en zetten een bestand verwijderd wanneer er geen extra ruimte in een lade is erg moeilijk. U kunt zelf zorgen voor een frustrerende tijd indienen door inpakken van uw bestanden te strak tegen elkaar in een lade. Ga terug naar nummer 4 en overwegen zuiveren van uw bestanden als je merkt dat je te maken met dit. Als u extra bestand hebt opgeruimd, dan schoon onnodige rommel. Als u het bijhouden van elke enveloppen die facturen of verklaringen werden opgestuurd in recycle hen. Gooi onnodige paperclips, nietjes of bindmiddel clips (of opslaan om ergens anders te gebruiken). Als uw lades zijn nog steeds verpakt strak een grotere of extra archiefkast kan in orde.

Remain gewijd aan het houden van uw huis archiveringssysteem georganiseerd. Don &'; t laat deze gemeenschappelijke valkuilen ontsporen u zodra u &'; ve begonnen. Don &'; t worden ontmoedigd! Blijven tweek en aanpassen van uw systeem en u zal blij zijn om uit te vinden heb je een meer georganiseerde huis en het leven
 !;