10 Tips over hoe het schrijven van een bedrijf E-mail

E-mail is een onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van een IT-professional. It &'; s gebruikt in kantoren als een belangrijke vorm van communicatie, en sommige organisaties gebruiken het beter dan anderen. U vindt er groot verschil tussen een goede en een slechte e-mail e-mail. Soms kunnen we oppakken slechte gewoonten van andere bedrijven of werknemers, waardoor onze e-mails te krijgen in de “ slecht e-mail &"; categorie. Hebben een lezen van deze tien tips over hoe je zakelijke e-mails om te helpen verbeteren van uw schrijven te schrijven.

Gebruik een informatieve onderwerpregel

Het onderwerp is het eerste ding dat een persoon ziet in een e-mail. Meestal zien ze het voor het openen van de e-mail zelf, afhankelijk van de e-mailclient, wordt het onderwerp en de ontvanger getoond voor het volledige bericht.

Het onderwerp moet voldoende informatie over de e-mail te verstrekken, zodat de ontvanger weet wat het gaat over voor de opening. Een onderwerp als “ Review &"; of “ Document &"; is uiterst vaag en doesn &'; t veel helpen. Aan de andere kant, een onderwerp, zoals “ recensie Requirements Document &"; is veel specifieker en biedt de ontvanger meer informatie over de e-mail

Greet De Ontvanger Behoorlijk

Begin uw e-mail door het verstrekken van een groet - don &';. t gewoon starten in de e-mail. Er zijn verschillende gelegenheden waar u heerlijk kunt reageren op de e-mail met behulp van een snel antwoord, maar in bijna alle gevallen &'; s beter om een ​​groet te hebben

Hoe moet je een begroeting in een e-mail te gebruiken.? Nou, deze e-mail is formeel maar niet zo formeel als een zakelijke brief. Gebruik te maken van “ Dear John &"; is te formeel. Iets wat lijkt op van “ Hi, &"; of “ Hallo, &"; of “ Hi John, &"; Vaak is aanvaardbaar. Het zal moeten worden aangepast wanneer er meer dan één ontvanger. Ik meestal onder beide namen als er twee mensen, of het woord “ alle &"; Als er meer dan twee. Bijvoorbeeld “ Hallo John, Peter, &"; als het &'; s twee John en Peter, of “ Hallo allemaal, &"; als het &';. s aan John, Peter en een andere persoon

Houd het kort en Necessary

In deze wereld van computers en technologie, it &'; s verleidelijk om de e-mail om te zetten in een essay en schrijf alles en nog wat binnen voor de persoon. I &'; m niet zeker of je &'; ve ooit gekregen een lange e-mail, maar als je, hoe dat voelt u zich? Hebt u het gevoel enthousiast over het lezen van het, of deed het slaat u af waardoor het gevoel dat het was een hoop werk? Ik weet hoe ik me voel als ik een lange e-mail - het &'; s niet een goede zaak

In sommige gevallen, het selecteren van de meest geschikte communicatie-methode kan ook betekenen dat u don &'; t zelfs nodig om de e-mail samen te stellen.. Aan de andere kant, als je dat doet, een van de moeilijkste dingen te doen bij het leren hoe te schrijven een bedrijf e-mail is te kort en bondig te maken. Je moet in staat zijn om uw punt over te brengen efficiënt, zonder al te veel in detail of overbodige informatie. Het vergt wat oefening en ervaring, maar probeer en denk aan jezelf als de ontvanger bij het lezen van de e-mail. Een suggestie die ik noem later is op de herziening van de e-mail - tijdens het bekijken, kunt u zien of het &'; s een goede lengte

Zet uw belangrijkste punt in de openingszin

Samen met een poging om. Houd de e-mail kort en to the point, er is iets wat je kunt doen om de ontvanger te helpen en krijgen een antwoord van de e-mail hebt. U kunt de belangrijkste reden opgemaakt voor de e-mail in de basis zin. Dit punt kan een verzoek worden (; I &'; graag uw goedkeuring op de volgende actie &"; of “ zoals &ldquo Kunnen we elkaar ontmoeten om te praten over de plannen voor de nieuwe werknemer &";?) Of zelfs alleen maar informatie (zoals “ Hieronder vindt u de gegevens op de server uitval in het weekend &";).

Dit zal helpen bij de ontvanger van de e-mail te lezen en het verbeteren van de manier waarop de e-mail wordt gebruikt. Meer detail in de e-mail kan hieronder gaan, om dit punt te steunen

Wees bewust van de Ontvanger &';. S Kennis

Een groot deel van hoe je een zakelijke e-mail te schrijven in de IT-markt is het kloof in kennis tussen werknemers. Er is natuurlijk een groot deel van de technische informatie op verschillende gebieden van de IT - en niet iedereen weet wat het allemaal betekent. Dit is zeker iets om na te denken over bij het schrijven van e-mails naar andere mensen.

Het is misschien OK bij het schrijven als onderdeel van je eigen team of als u weet dat de persoon zich bewust is van het onderwerp van de e-mail. Echter, bij het schrijven aan anderen, it &'; s belangrijk om bewust te zijn van de ontvanger &'; s kennis. Deze kennis kan in twee gebieden - kennis van de technologie en kennis van de business context

Kennis van de technologie houdt in alle IT-spullen die we kennen en liefhebben -. Servers, netwerken, programmeren, databases, configuratie - al dat spul. Dit soort dingen andere IT-mensen zouden het meest waarschijnlijk begrijpen, maar niet altijd. Alleen maar omdat iemand zich bewust is van hoe de switches en routers zijn ingesteld voor het netwerk, doesn &'; t dat ze weten databaseconfiguraties. Je kan hebben om het doel van uw e-mail om ze in niet-technische termen uitleggen

Kennis van de business context impliceert software systemen, processen en teamwork dat isn &';. Om het technische gedeelte van uw e-mail relevante t. De ontvanger kan zien waarom u een configuratie te veranderen op uw server naar een nieuwe applicatie te accepteren, maar ze kunnen niet weten wat de toepassing is of waarom het moet worden aanvaard. Dit is gewoon een voorbeeld waar het uitleggen van de situatie of verzoek in context kan helpen de ontvanger

Don &';. T Gebruik Kapitalen of tekst Speak

Het gebruik van hoofdletters in een e-mail maakt je ziet eruit alsof je SCHREEUWT. Tuurlijk, misschien heb je het per ongeluk, maar zorg ervoor dat u herziening van de e-mail te checken. De enige uitzondering op alle caps is voor acroniemen of initialen - die spaarzaam moeten worden gebruikt. Houd uw e-mails naar zaak veroordelen - alsof je &';. Re schrijven van een zin

Bovendien, don &'; t gebruiken “ de tekst spreekt &"; in een e-mail. Afkortingen en woorden die in tekstberichten, zoals LOL aanvaardbaar zou kunnen zijn of PLZ, dient niet te worden opgenomen in de e-mail. Als je denkt dat je nodig hebt om ze te gebruiken, je &'; re niet het schrijven van een effectieve business e-mail. Houd het volledige woorden zoals vereist

Gebruik correcte spelling en grammatica

Spelling en grammatica is nodig in een e-mail - het &';. S verwacht dat het correct is. Een aantal mensen kan niet in de gaten incorrecte spelling en grammatica, maar voor veel mensen, slechte spelling en grammatica opvalt. Het kan zelfs ruïneren de uitkomst van uw e-mail en maakt je minder professionele

Zorg ervoor dat u de juiste spelling en grammatica voor een e-mail u &';. Re schrijven. Uw e-mail client moet een redelijke baan van het corrigeren van de spelling en grammatica te doen, maar je niet moeten van &'; t afhangen. Vooral het werken in een technische omgeving, kan het proberen te vertalen of “ correcte &"; dingen die niet moeten van &'; t worden gecorrigeerd. Als u &';. Re niet zeker weet, vraag een collega om te kijken over om te controleren dat het correct is

Zeg alstublieft en dank u

Als u &'; re mensen vragen om actie te ondernemen, it &'; s slim om de woorden &ldquo te gebruiken; behagen &"; en “ bedankt &" ;. It &'; s iets dat we geleerd hebben in het begin van de school dagen, en van onze ouders - met gelieve en dank u beleefd en andere mensen zullen je te respecteren. Het isn &'; t iets dat wordt geïmpliceerd in een e-mail, dus als u specifiek vermelden “ behagen &"; en “ bedankt &"; het zal waarschijnlijk worden gewaardeerd.

Inclusief een passende Handtekening

een handtekening toevoegen in de bottoom van uw e-mail is misschien wel de grootste ding u in staat bent te doen bij het zoeken naar hoe een bedrijf te schrijven e-mail. It &'; s daar met een e-mail onderwerp als een vitaal onderdeel van een e-mail. Dit is belangrijk voor een paar redenen:

Het bevat contactgegevens voor u, zodat de ontvanger in staat is om contact met u
Het kan je professionele kijken.. Met alleen uw naam op het einde van de e-mail is een ding, met een handtekening met al uw gegevens is een stap boven.
Het laat anderen om contact met u opnemen als ze zich bewust zijn van de e-mail in de toekomst, of als het &' ; s op een keten van e-mails

Er zijn verschillende dingen die je moet opnemen in een handtekening - uw volledige naam, uw rol, uw afdeling en uw telefoonnummer.. U don &'; t moet uw e-mail adres te vermelden, als de ontvanger kan gewoon op Antwoorden. Blijf weg van offertes of afbeeldingen in uw handtekening - er &'; s geen reden om hiervan zijn en het gewoon vult de handtekening

Daarnaast zorgen je het uit te zenden met elke e-mail sturen.. Veel e-mailprogramma's bevatten een functie om direct beschikken over een e-mail handtekening, en ik stel je het gebruikt. Het betekent dat je don &'; t over het hoofd om het en het &' toe; s een ding minder om na te denken over de

Reageer en bewerken Vóór het verzenden

De laatste stap voor het leveren van de zakelijke e-mail is om het te herzien. . U moet de e-mail herzien voor een paar redenen:

Zorg ervoor dat de spelling en grammatica correct is
Controleer of de punt van de e-mail wordt geleverd Heb Zorg ervoor dat de e-mail is niet zo.. lang.

Het kan verleidelijk zijn om gewoon te maken van de e-mail en stuur het. Als je een minuut opnieuw lezen en de herziening van de e-mail door te brengen, zou je dingen die je didn &' vinden; t voor, en het moet leiden tot een hogere kwaliteit van e-mail. Het kan ook helpen om de kwaliteit van je werk te verbeteren -. Als anderen denken dat je e-mails zijn altijd accuraat dan moeten ze een hoge dunk van je eigenlijke werk hebben

Bonus tip over hoe te schrijven van een Business Email

Ja, ik &'; m voorzien van een bonus tip - punt nummer elf

Deze extra tip is om alleen de e-mail te sturen naar degenen die het nodig hebben.. Het kan verleidelijk zijn, en heel eenvoudig deze dagen, een groot aantal contacten in de Aan en CC-veld van de e-mail toe te voegen. Echter, moet je voorzichtig mee te zijn. It &'; s de nummer een oorzaak van e-mails verstoppen mensen &';. S inboxen - worden verzonden e-mails die ze don &'; t moet zien

Het is het beste om alleen de e-mail te sturen naar diegenen die het nodig om het te zien. Afhankelijk van de e-mail en de inhoud, en het team waarin u werkt, dit is een aantal mensen - maar hoe minder mensen het beter

Ik hoop dat deze tips over hoe je een zakelijke e-mail te schrijven zijn waardevol voor je. en helpen bij de manier waarop u e-mails
  schrijven.;