Leer uw klanten hoe ze hun bedrijf te beschermen met behulp van uw diensten

Alleen de andere dag dat ik sprak met een collega van mij, waarvan in-house boekhouder van de afgelopen 16 jaar werd het verduisteren van geld van haar bedrijf - heel veel geld veel geld zo blijkt. Diefstal van geld ... diefstal van inventaris of apparatuur ... diefstal van intellectueel eigendom. Op een gegeven moment of een andere, bijna elke kleine ondernemer ervaart een soort van werknemer diefstal of fraude.

Kleine bedrijven zijn bijzonder kwetsbaar voor deze oplichting omdat ze zelden hebben de middelen of beveiligingsmaatregelen getroffen om ze te stoppen.
bijvoorbeeld veel kleine bedrijven vertrouwen op een persoon om al hun boekhouding te voltooien en boekhoudkundige transacties. Deze persoon opent de e-mail, verwerkt accounts, maakt deposito's, handvatten facturen, en houdt toezicht op kleine kas. Terwijl de meeste mensen dit werk met volledige eerlijkheid zal behandelen, dit soort van onbeperkte toegang maakt een bedrijf kwetsbaar.

Mijn collega vertrouwde haar boekhouder helemaal geven haar volledige toegang tot alle boekhoudkundige informatie. Deze persoon opende de post, had toegang tot online bankgegevens, de voorraad, etc. In de boekhouders eigen woorden, begon ze "lenen" geld om haar te helpen voldoen aan haar maandelijkse rekeningen. "Ik had al van plan terug te betalen wat ik nam, maar als niemand opgevallen, ik begonnen met het nemen van een beetje meer en het volgende dat ik wist dat ik het schrijven van een cheque om mezelf elke week.
" Mijn collega heeft besloten om niet druk aanklachten tegen deze persoon, maar ze heeft een pandrecht geplaatst tegen haar huis en een full blown onderzoek is aan de gang om de totale hoeveelheid genomen bepalen Gebrek aan aandacht
in de boekhoudkundige proces heeft mijn collega kost duur -. niet alleen is ze te maken met het feit dat ze is beroofd en verraden, maar het gaat om haar meer geld kosten om vast te stellen de volle omvang van de misdaad.

Employee diefstal en oneerlijkheid kosten Amerikaanse bedrijven miljarden dollars per jaar. Helaas, kleine bedrijven hebben het meest te verliezen omdat verduistering, diefstal van bedrijfsgeheimen, of ontbrekende inventaris kan een klein bedrijf verlamde of zelfs zetten buiten bedrijf. De enige manier om dit te voorkomen is het verstandig, doeltreffende controles te ontwikkelen op alle gebieden van de potentiële blootstelling en handhaven ze consequent.

Hier zijn een paar suggesties naar het creëren van effectieve financiële controles die uw bedrijf zal beschermen:

Keep andere taken - geen enkele werknemer mag een financiële transactie van begin tot eind te controleren .
De persoon die schrijft uw cheques mag nooit de persoon die uw cheques ondertekent zijn. De persoon die de e-mail opent mag ook de vorderingen vast te leggen en met elkaar te verzoenen van de rekeningen. Door het verdelen van verantwoordelijkheden, zal je het moeilijker voor een persoon om te stelen van u en manipuleren van de gegevens te verhullen

Get uw bankafschriften persoonlijk -. Niet een persoon die geven in een positie om een ​​kans te vernietigen of te verwijderen bewijs van de wandaden verduisteren.
In het geval van mijn collega deed ze verzoek een kopie van het bankafschrift van de boekhouder, maar om een ​​of andere reden, het bankafschrift was altijd vermist pagina's of nooit verstrekt. Het bedrijf eigenaar of een externe accountant moet ontvangen ongeopende bankafschriften medailles en geannuleerde cheques per maand. Herziening van deze zorgvuldig. Onderzoek de begunstigden, handtekeningen en aantekeningen over elke controle.

Nauw bewaken controles van uw bedrijf
- niet onzorgvuldig met uw cheques. Houd ze opgesloten in een lade en geef niet op de sleutel. Gebruik pre-genummerde controles, en controleren op ontbrekende check nummers vaak. Hebben een "nietige check" procedure in de plaats die vereist dat u (de eigenaar) om alle vervallen items valideren. Teken nooit een blanco cheque

Aanmelden of te controleren elke payroll check persoonlijk
-. Dit kan enige tijd duren, maar het is over het algemeen de moeite waard. Herziening van de controles om ervoor te zorgen dat ze zijn voor mensen die je kent. Als er een naam die je niet herinneren, gaan zoeken die persoon. Houd een wekelijkse telling van het aantal mensen op de loonlijst, en controleer dat aantal tegen het aantal controles die je hebt. Als u gebruik maakt van de automatische incasso functie die de meeste payroll bedrijven bieden, of zorg ervoor dat u belt in payroll uzelf of zijn de herziening van de payroll rapporten om te controleren of er niemand wordt betaald die je niet kent.

Let op uw vorderingen nauwkeurig - meer dan een werknemer die betrokken is bij het tellen en controleren van inkomende ontvangsten
Zorg ervoor dat alle inkomende controles goed zijn onderschreven.. Koop een "Voor Deposit Only" stempel met uw rekeningnummer op en hebben alle controles restrictief bekrachtigd wanneer ze worden geopend - dit kan voorkomen dat een werknemer uit verzilveren hen. Persoonlijk onderzoeken klachten van klanten dat krediet niet is ontvangen voor de betalingen. Hier krijg je een kopie van de voor- en achterkant van de controle van de klant, en zorg ervoor dat het werd gestort op uw zakelijke account.

Maak uw boekhouder te nemen vakantie -. Veel eigenaren van kleine ondernemingen een werknemer die wordt verduisteren van u kan nodig zijn om een ​​voortdurende inspanning om dit soort diefstal te verhullen maken Wat zijn verbaasd werknemer die verschijnen ontdekken loyaal, ze nooit vakanties en nooit verblijf ziek thuis zijn eigenlijk stelen van hen. De reden dat deze mensen zijn in het kantoor voortdurend hun sporen uit te wissen. Erop aandringen dat de werknemer die de boekhouding voert een vakantie per jaar. Idealiter deze vakantie moet ten minste twee weken lang, en komen aan het einde van de maand, wanneer de boeken worden gesloten. Heb deze gebruiken tijd te hebben uw boeken beoordeeld door iemand anders en kijk voor verschillen

Zorg ervoor dat uw klant te begrijpen hun boeken -.. verduistering vaak optreedt wanneer boekhouding is slordig en zonder toezicht
Als de ondernemer, u moet bekend zijn met uw bedrijf de boekhouding en archiveringssysteem zijn. Op deze manier kunt u gemakkelijk bekijken van de boeken en zorg ervoor dat er niets mis is. Als je niet een "nummers persoon 'hebben uw accountant wat tijd doorbrengen met u om u te laten zien wat te zoeken, of neem een ​​boekhouding of boekhoudkundige opleiding. Vertrouwen iemand anders
om dit meest belangrijke onderdeel van uw bedrijf toezicht alleen opent de deur naar fraude.

Beveilig uw boekhoudsoftware
- geen ongeautoriseerde toegang tot uw boekhouding software niet toe te staan, en ervoor zorgen dat elke gebruiker zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord heeft. Heeft de administratieve wachtwoord niet delen met iemand anders dan u (de eigenaar). Moet elke gebruiker zijn wachtwoord wijzigen regelmatig om uit te sluiten dat onbevoegden dit programma
.