Het uitvoeren van effectief vergaderen

Elke keer als ik naar een bedrijf functie probeer ik een compileren "lessons learned" lijst: hoe goed het evenement werd georganiseerd, wat kan worden gedaan beter, hoe goed de agenda was en - vooral - hoe was het publiek sprekers. Ik doe dit met het oog op het verbeteren van mijn eigen evenement organiseren en spreken in het openbaar vaardigheden, alsook om anderen te helpen. De recente verkoop conferentie die ik bijwoonde resulteerde in een samenvatting in twee delen.

Deel I. Omdat een deel van de agenda.
================= ==================

Als u uitgenodigd op een evenement om te spreken, de aanpak van de taak professioneel, maakt niet uit hoe goed een presentator bent.

- Zoek uit wat je onderwerp is en wanneer je op gaat, wie is voordat je en wie is achter je aan. Overweeg het maken van aantekeningen na of zelfs om samen met de spreker die u voorafgaat op voorhand te zien of u kunt verwijzen naar wat hij of zij zegt in uw eigen toespraak tot de stroom van informatie soepeler te maken.

- Vergeet niet: als uw slot op de agenda is net voor een maaltijd, mensen gaan ongeduldig te zijn. Als je op direct na een maaltijd, zijn mensen die slaperig zijn en moet opnieuw worden geactiveerd

-. Praktijk. Tijd jezelf en iemand naar je luisteren, evein als die persoon niet weet niets over het onderwerp. Gooien samen iets op het laatste moment niet adviseable zelfs voor de beste sprekers: u kunt al uw punten naar beneden, maar je weet nog steeds niet hoe lang het zou duren om ze allemaal te dekken. Niet het beoefenen betekent dat je misschien ook eindigen met een aantal "dode lucht", omdat je niet genoeg materiaal hebben, of het moeten klauteren en verfrommelen het laatste deel van uw toespraak, omdat je teveel hebt

. - We weten dat je een verhaal te vertellen, we weten is het interessant en we willen horen - dat is de reden waarom u bent uitgenodigd om te spreken. Echter, als uw verhaal niet betrekking hebben op het onderwerp dat u gevraagd te dekken en je hebt slechts tien minuten om het hele onderwerp te dekken, moet je verhaal nemen niet meer dan twee minuten. U zal worden gezien als een geweldige spreker als u uw verhaal kan dekken in twee minuten en een doeltreffende presentatie van uw onderwerp in de resterende tijd. Zou je niet graag een reputatie van iemand die het leven van een publiek-lid kan veranderen in tien minuten

hebt -? Blijf op tijd. Een goed gesprek is dat op tijd uit een first-time spreker is groot. Hetzelfde van een bekende spreker is nog beter - het toont respect in de richting van het publiek en andere minder bekende sprekers, die een bewonderenswaardige mate van hoffelijkheid en nederigheid impliceert

Deel II.. Omdat het een gastheer.
======================

Dus, uw set is geweldig, uw lichten zijn ongelooflijk, uw geluidsinstallatie is de nieuwste en beste, en je hebt een geweldige line-up van sprekers en onderwerpen. Betekent dat u kunt gewoon achterover leunen en op je lauweren rusten? Nog niet

-. Respecteer je publiek -. Beginnen en eindigen op tijd

- Praat met uw luidsprekers op voorhand, een idee krijgen van hun vermogen. Vergeet niet, kan iemand een groot schrijver of een geweldige prater, maar een middelmatige openbare spreker

-. Als een luidspreker is gewoon slecht, zeg dat dan. U bent niet iemand een gunst door het inschakelen van iemand die niet kan blijven op onderwerp, op tijd en op de geest van het publiek doet

-. Als een luidspreker was slecht in het verleden, werd gegeven feedback in die zin en nog steeds maakte geen verbeteringen, niet meer hem /haar op het podium. Periode. Zoek iemand anders om dat onderwerp te dekken

-. Employ iemand om uw luidsprekers te houden op tijd - ". 10 min" een persoon die op de eerste rij met een stopwatch en een reeks grote, vette plackards, " 5 min. "," 1 min. "," De tijd is up! " Als u wilt high-tech te zijn, hebben twee platte beeldschermen ingesteld podium rechts en verliet het podium met uitzicht op de luidspreker en met de tijd countdown

-. Geef een dress code voor zowel uw sprekers en deelnemers. "Geef" is een sleutelwoord. "Business casual" niet meer te snijden, want in de moderne omgeving het kan betekenen iets van korte broek en t-shirts tot kaki en golf shirts. Geef ze een voorbeeld. Als u wilt button-down Oxford en kaki zien, zet het op schrift. Als u wilt pakken en stropdassen te zien, zeg het in de uitnodiging en /of aankondiging voor uw vergadering

-. Plan je pauzes. Ik begrijp niet te willen om de stroom van de presentatie te onderbreken, maar het is wetenschappelijk bewezen dat mensen alleen geconcentreerd kunnen blijven en actief absorberen informatie voor ongeveer een uur per keer. Mensen met een volle blaas hebben de neiging om nog minder te luisteren. Zorg ervoor dat er tal van badkamers in de buurt van de vergaderzaal, bepalen dat informaiton in je agenda pakketten en laat je publiek opraken ten minste om de paar uur.

- Wees een gracieuze gastheer voor zowel uw doelgroep en uw luidsprekers. Hebben waterkoelers opgezet rond de omtrek van uw vergaderzaal - mensen de neiging om heel snel uitgedroogd krijgen in de moderne ruimtes super-air-conditioning. Het opzetten van een koffie en thee station met een paar grote koffie en warme water urnen voor uw luidsprekers backstage, vooral als je een lange agenda die tot laat in de avond loopt. Mensen zullen zich herinneren dat u heeft goede zorg van hen op uw evenement, en zal willen terugkomen en anderen met zich meebrengen. Zou je dat
 ?;