Het beheer van de Meeting Madness

Hoeveel uur besteedt u in vergaderingen, in een typische week? Als je de &'; goede &'; geplande vergaderingen (met inbegrip van 1: 1 &'; s), en neem een ​​gok op het geïmproviseerde &'; Hebt u een minuut &';? gesprekken die altijd langer dan die rekening, het waarschijnlijk neer op een aanzienlijk deel van uw werkweek. En ondanks de technologie veelbelovend minder vergaderingen, voor de meeste there &';. Is geen teken van dat op elk moment snel

slecht georganiseerde bijeenkomsten kunnen achterlaten als u wanhopig met het gebrek aan vooruitgang in toenemende mate gefrustreerd door alle &'; echte werk &'; niet gestart, en kan zelfs laat je afvraagt ​​&'; wat doe ik hier &'?; bij gelegenheden

En toch doesn &';. t zo te zijn dat – een goed geplande vergadering bespaart tijd, krijgt om de &'; kern van de zaak &'; om problemen op te lossen, en bereikt beslissingen snel.

Hier zijn vier Pointers in gedachten te houden als je voor te bereiden op vergaderingen die &';. ll u te helpen het meeste uit de tijd dat u knijp

 Challenge Of A Meeting Is Noodzakelijk

Don &'; t gewoon naar de vergaderingen uit gewoonte of omdat je &'; re uitgenodigd - alleen gaan als je weet dat het &'; s dat echt nuttig te zijn, hetzij aan u, of als u &'; re gaan echt nuttig voor anderen te zijn door zich daar.

De uitdrukking &'; tijd &'; s geld &'; is zeer juist als je denkt aan de tijd doorgebracht in vergaderingen – ze kan erg duur zijn of een grote investering.

Dus heb je echt nodig om daar te zijn, de hele tijd? Zou het mogelijk zijn voor een van uw directe rapporten (als je een team) om u te vertegenwoordigen?

Is er een andere manier, misschien met behulp van technologie, om de informatie sneller te dekken?

Welke outputs worden verwacht? Als het isn &'; t helder, met een agenda, waarom is er een vergadering toch

 Be &';? On Time &';

Een snelle start laat je waarde en respect andere mensen &'; s tijd . Als je bekend worden om te komen tot, en het starten van de vergaderingen je loopt, op tijd, it &'; ll moedigen iedereen aan om er ook zijn. Don &'; t stop de vergadering laatkomers op snelheid te brengen

U kunt terug te vergaderingen terug, zodat een late start of over-running kan je te laat voor uw volgende afspraak, het verstoren van de hele dag.. Indien nodig kan u vroeg te vertrekken naar uw volgende vergadering te krijgen dus zorg ervoor dat de voorzitter weet dit, dus uw bijdrage is geleverd door dan.

Wees realistisch over hoe lang het kan nemen om het te krijgen vergaderen – wachten voor liften, wandelen tussen de gebouwen, het verzamelen van een koffie etc. verrassende vertragingen introduceren

En als het &';. sa ontmoeten &'; re running – stel een Finish tijd ook. Dit helpt anderen om hun dag te plannen rond het.

 A Little Persoonlijke Organisatie kan gaan een lange weg …

Als u regelmatig bijeenkomsten (bijvoorbeeld met uw team, een bepaalde leverancier, een projectteam) een map voor elke te creëren. Relevante items die opduiken tussen de vergaderingen kunnen worden toegevoegd aan het bestand, zodat u vergeet niet om ze te verhogen of voeg ze toe aan de agenda. Dit voorkomt een last minute vlaag zoeken naar relevante informatie – u kunt gewoon pak de map en gaan.

Ook een beetje voorbereiding tijd zal aanzienlijk verbeteren van uw invloed, zelfs voor een informele 1: 1 met uw manager of een collega. Demonstreren voor de hand liggende gedachte en voorbereiding zorgt voor een grote indruk, versnelt de dialoog en het verhoogt de kans op een succesvol resultaat voor u beiden.

 Follow Through

Word bekend om te doen wat je &'; s &' zeggen; ll doen in een goede tijd voor de herziening op de volgende vergadering. En als je beseft dat je &'; ll strijd om uw actie op tijd te voltooien, ervoor te zorgen dat de betrokkenen kennis tijdig

Als het &';. S uw vergadering, schrijft de afgesproken acties (gewoon een simpele &'; Wie heeft Wat Wanneer &'; is prima) en circuleren met de data, locatie en locatie van de volgende vergadering snel. Mensen zullen weten dat er geen ontkomen aan hun verplichtingen als het &'; s opgenomen en zullen worden beoordeeld.

Vergaderingen kunnen schijnen om ons werkzame leven domineren, maar je kunt ze echt omdraaien om uiterst effectieve investeringen van uw tijd, zijn of je &';.. re daar als voorzitter of deelnemer