Productiviteit Coaching - Rhythm vs. Perpetual Motion

Veel mensen voelen dat, om werkelijk efficiënt in hun werk dag te zijn, moeten ze constant bezig te zijn, voortdurend in beweging van het ene naar het andere. Deze mensen maken een constante inspanning om geen afval een enkel moment in hun dag.

De realiteit? Productiviteit is meer over ritme dan perpetuum mobile. Net als topsporters en performers nodig om een ​​persoonlijk ritme te vinden, zodat u als professional in uw vakgebied, moet de juiste ritme voor de manier waarop u uw dag gebruiken.

Het is belangrijk om buffer tijd tussen het toestaan afspraken die je hebt. Als we iets hebben geleerd van de laatste tien jaar van onze technologie-georiënteerde samenleving, het is te verwachten dat de onverwachte. Er zullen altijd onderbrekingen in uw planning &mdash zijn, de telefoon noodoproep, het onverwachte collega, het kind op school, die plotseling ziek. Er is altijd wel iemand die belt en vraagt ​​om iets te zijn. Als we niet de ruimte te creëren in onze planning om te gaan met deze onderbrekingen, zullen we in plaats daarvan worden voortdurend switchtasking, afwisselend heen en weer tussen taken, in plaats van het geven van elke taak de volle aandacht die het verdient.

Elke dag als ik ontmoeten met mijn klanten, plan ik 30 minuten buffer tijd tussen elk uur afspraak. Klinkt dat overdreven? Ik gebruik die 30 minuten voor een verscheidenheid van dingen:
* I dicteren nota's van de vorige vergadering.
Dit helpt zowel mijzelf en mijn cliënten bekijken wat we besproken.
* Ik geef mezelf de tijd om "power down" van de vergadering.
Gewoon in staat om te ontspannen voor een paar momenten gaat een lange weg in de richting van het voorkomen van een gevoel van burnout.
* Ik geef mezelf de tijd om telefoongesprekken dat gebeurde tijdens de vergadering te beantwoorden.
Gesprekken zijn gebonden aan gebeuren, en de extra ruimte geeft me de tijd om te reageren om ze tijdig.
* Ik geef mezelf de tijd om "power up" voor mijn volgende vergadering.
bereid ik mijn notities, kijken uit over alle belangrijke bestanden, en krijg ik in een staat van paraatheid voor de unieke behoeften van de volgende klant.

Hoe kunt u uw eigen unieke ritme te vinden voor de dag?

First,
begrijpen dat drastische taak schakelaars meer tijd nodig. Als u overschakelt van een e-mail naar een ander e-mail van het bedrag van de omschakeling kosten kunnen slechts een seconde. Maar als je te schakelen van het werken aan een creatief ontwerp oplossing te reageren op financiële cijfers het gaat om een ​​zeer moeilijke, zeer kostbaar schakelaar, omdat de twee zijn volledig los. Geef je hersenen de tijd om de overgang door het bouwen van extra buffer tijd.

tweede
overwegen hoe vaak je waarschijnlijk worden onderbroken. Hoe groter de kans is dat je onderbrekingen, hoe meer je gaat te hebben om de hoeveelheid buffer tijd tussen afspraken te verhogen. Plan het onverwachte door het verlaten buffer tijd tussen de afspraak en taken. Sta jezelf ruimte om telefoontjes te beantwoorden, reageren op e-mails en vragen van collega's beantwoorden.

Ten derde,
overwegen het ritme van uw bedrijf. Sommige bedrijven hebben key "geld uren", de tijd van de dag, waarop de verkoop is het meest waarschijnlijk optreden. Andere bedrijven, zoals auto reparatie of kapsalons, hebben "onderbreking uur" wanneer klanten de meeste kans om te wandelen in onaangekondigd met een behoefte. Besteed aandacht aan de stroom van het werk in uw bedrijf. Verlaat je meer ruimte tijdens de periodes waarin er meer onderbrekingen. Ook ben zeker om "geld afspraken" plannen tijdens geld tijd.

Tenslotte
, zich bewust zijn van uw unieke fysiologische ritme. Elke persoon andere verbindingen om de cyclus van de dag. Persoonlijk ben ik een ochtendmens. Mijn meest effectieve uren voor de verwerking van e-mail en het uitvoeren van taken voor de middag. Daarom werk ik aan projecten of behandelen verwerking in de ochtend en afschrikken meer gestructureerde bijeenkomsten tot de middag zoveel mogelijk. Zich bewust worden van hoe je lichaam reageert op de progressie van de dag en taken plannen dienovereenkomstig
.