Praktische Paper management

De leidinggevende die wil zijn omgeving en professionele leven onder controle te krijgen zal beleggen in verschillende aangepaste papier management systemen. De slimme zakelijke persoon waardeert haar tijd, en telt de kosten van verspilde tijd op zoek naar ontbrekende documenten.
De gemiddelde executive afval een uur per dag op zoek naar belangrijke papieren, in totaal meer dan zes weken per jaar. Op basis van een $ 40.000 jaarsalaris, de kosten van deze zoektocht is $ 5.000. (1)
indirecte schadelijke kosten (die uiteindelijk geld of eventueel een baan kosten) omvatten de volgende:
Beschadigde geloofwaardigheid
Persoonlijke spanning
Interpersoonlijke spanning
Verminderde competentie
Gebrek aan vertrouwen
Gehinderd productiviteit
Al onze middelen zijn gaven worden beheerd met een doel. Dit geldt ook voor onze tijd, ons milieu, onze bezittingen, en zelfs de documenten dat record en onze leven activiteiten weerspiegelen. Het is een zeldzame persoon die volledige controle over hun omgeving, hun tijd en hun papieren heeft. De stroom, vast te leggen, en het ophalen van papier veroorzaakt meer angst en verwarring voor mensen dan welk ander gebied van het organiseren van nood.
In feite, elke klant met wie ik werk met de behoeften helpen het beheer van hun papier, in verschillende mate. Sommige gewoon behoefte aan een systeem om hun inkomende papier vast te leggen. Sommige gebrek aan een bestand, zodat permanente papieren hebben geen bestemming. We stapelen omdat we don &'; t bestand
Denk aan de tijd die je besteedt het opzetten van effectieve papier management systemen als een investering in uw gezond verstand.. Het kost $ 30 om een ​​document, $ 120 aan extra arbeidskosten als het document wordt misfiled, en $ 250 goed bestand naar een verloren document opnieuw. (2)
In de zakelijke wereld, I &'; ve vastgesteld dat er minstens vier document management systemen mijn klanten lijken te hebben. Ze zijn voorzien van een papieren systeem, een huidige of hangende projecten systeem, een verwijs of afgevaardigde systeem, en een bestand. Ik kan niet genoeg het belang van het aanpassen van elk systeem aan het rollen, denkpatronen, gewoonten en werkstijl van elke klant niet te benadrukken. Ik uitgebreid interviewen elke klant in hun unieke omgeving aan hun individuele behoeften te ontdekken. Systemen die zijn opgelegd, hebben de neiging om een ​​persoon &' belemmeren; s de productiviteit, en kan uiteindelijk worden afgeschaft. Systemen die intuïtief zijn voor het individu zijn gemakkelijk voor de klant om te gebruiken en te onderhouden.
1. Implementeer een Papier Processing systeem
Dit systeem u een plek om voorsorteren uw post en inkomende papier zal geven. Het is over het algemeen het beste als het wordt ingedeeld naar bruikbare artikelen (TO DO, lezen, op te slaan, te beslissen om te bellen, enz.). Echter, sommige mensen zijn meer lokaal georiënteerd, en voor hen, ik een actueel papieren systeem opgebouwd rond hun specifieke rollen (financiële, administratieve, marketing, enz.) Dit systeem moet worden op het bureaublad, zeer dicht bij de gebruiker en kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de behoeften, het milieu, en visuele toleranties van de gebruiker. Pagina 2. Het opzetten van een huidige of Pending Projects systeem
Iedereen heeft behoefte aan een plek om de bladen waarop zij vaak verwijzen. Het doesn &'; t zinvol om deze &ldquo zetten; hot &"; papers in een bestand, waar ze onder de lange termijn of verwijzing papers zullen wonen. Deze documenten kunnen onder meer lopende projecten die moeten gaan in een bepaald patroon tot er een beslissing wordt genomen. Dit systeem moet worden afgestemd op de individuele en de papieren zijn te onderscheiden van om items te doen in die zijn er meestal een aantal stappen, meerdere items, of een terugkerende noodzaak om toegang te krijgen tot de informatie.
3. Maak een Raadpleeg of Delegate systeem
corporate executives meestal partner met een werkgever, collega's en ondergeschikten, en hebben een behoefte om te communiceren op verschillende niveaus met deze groepen. Een ander systeem is nodig om informatie en papier met betrekking tot deze mensen en eventuele gezamenlijk werk vast te leggen. In plaats van voortdurend zichzelf te onderbreken, de tijdgevoelige executive moet e-mails, artikelen, beoordeeld documenten en andere informatie met betrekking tot deze mensen of samenwerkingsprojecten te vangen, en zet het in de ene plaats naar later over te dragen aan de persoon in kwestie. Raadpleeg papieren zijn die tot een werkgever peers bewegen de ladder of zijdelings. Afgevaardigde papieren zijn die kunnen worden doorgegeven — of gedelegeerd — om spelers team. Dit systeem is ook uitstekend voor het vastleggen van gegevens van de vergadering, met name voor terugkerende personeel of afdelingsvergaderingen.
4. De oprichting van een permanente Reference Filing systeem
Geen van de systemen bovenstaande zal duren als de papieren geruimd van hen van blijvende aard hebben geen vaste “. Home &"; Een van de grote fouten die mensen maken is om dit deel van het papier beheer verwaarlozen, waarschijnlijk omdat het duurt het langst op te zetten, en vereist veel beslissingen. Stapel-up is een symptoom van de vertraagde beslissingen
Een juiste bestand zal rekening houden met de uitvoerende &';. S rollen en eenvoudig te onderhouden zijn. Het zal worden gecreëerd rond alleen de informatie die de uitvoerende macht is verantwoordelijk voor, terwijl andere documenten worden gedelegeerd of uitbesteed
Van de uitvoerende &';. S rollen en materialen, grote categorieën (tussen 3-6 is het beste) zullen worden ontdekt. Binnen elke categorie zijn subcategorieën ontdekt, en de individuele documenten een huis te vinden in een subcategorie binnen een categorie
Filing meestal opgezet in het dossier van jasjes en /of opknoping bestanden, maar het doesn &';. T moet zijn. Het kan worden ondergebracht in bindmiddelen, op verticale desktop-bestanden, in het accordeon-bestanden, in draagbare containers, of een groot aantal andere mogelijkheden.
Samenvatting
Als je erover nadenkt, onze papieren weerspiegelt onze persoonlijke en professionele activiteit. Het documenteert onze prestaties, projecten en doelen. Wanneer onze papier goed is verwerkt, opgevolgd, en opgeslagen, zullen we beginnen om de voordelen van onze investering te plukken. Niet alleen zullen we beter worden self-managers, maar we zullen ook meer respect en samenwerking met collega's geworden. We zullen in staat zijn om onze handen op wat we willen als we willen het te zetten. We zullen meer helder te denken over onze rollen en verantwoordelijkheden. Als gevolg daarvan zullen we beginnen om keuzes te maken die onze prioriteiten eer te maken.

Voetnoten
(1) Chicago Sun Times, 11 november 2000
(2) Office World News, september, 1996

Door Vicki Norris
© herstel van de orde ® . 2002 Restaurant