Effectieve e-mail management

Mensen lijden aan zoveel informatie overload, dat het &'; s niet ongebruikelijk voor hen om duizenden e-mails in hun in-box.

Hier zijn enkele tips over hoe om te pare beneden en de controle een aantal van die informatie gewicht zitten rond op uw computer.

Laat het gaan! We terug gaan nooit naar 80-90% van de informatie die we hangen aan. Wanneer u een bericht aankomt in uw in-box, het eerste wat je moet doen is jezelf afvragen “ Wat is het ergste dat zal gebeuren als ik dit bericht &" verwijderen?; te helpen filteren onnodige informatie. Bijvoorbeeld, als je &'; re slechts een CC &'; d persoon op het bericht, kunt u overwegen te verwijderen.

Word iedereen &'; s nieuwe beste vriend door voorzichtig over het raken Allen beantwoorden. Indien een medewerker is verantwoordelijk voor het opzetten van een vergadering, beantwoordt u ze met uw beschikbaarheid in plaats van iedereen die op de distributielijst.

Verwijder de automatische melding alert voor inkomende berichten; het zal je afleiden uit taak. In plaats daarvan, set gedefinieerd momenten van de dag wanneer u &'; ll controleren en berichten terug.

Wanneer u een bericht dat is gewoon een &ldquo te sturen, fyi, &"; overwegen het toevoegen van tekst No Reply Needed (NRN) aan het begin van de onderwerpregel, zodat mensen de impuls om te antwoorden met &ldquo kan weerstaan; Geweldig idee &"!; of “ Bedankt voor het delen &"!; Zodra ze wennen aan het zien van deze je zou zelfs in staat zijn om het neer te knippen om precies de NRN

Zorg ervoor dat je &';. Ve opgezet mappen op de lange termijn berichten verplaatsen, zodat u don &'; t vertrekken oude informatie zit in je in-box.

Als u &'; re wachten op een reactie van iemand, maar don &'; t wil het oorspronkelijke bericht in uw in-box te houden, maakt u een map die ldquo zegt &; afwachting &"; of “ follow-up &"; Dan kunt u die map controleren regelmatig in plaats van verrommeling uw in-box.

Als u iemand nodig om naar u terug met extra informatie te krijgen, maar al te vaak wat je &'; re vragen om verloren in het lichaam van uw bericht. Als u een antwoord nodig hebt, en willen het op een bepaalde datum, overweeg typen “ Actie: ____ &"; aan het begin van uw bericht plaats. Dan, ze zien wat je meteen nodig hebt, en je kunt ook de achtergrond informatie daarna, zodat uw verzoek isn &'; t verloren in de rest van de tekst.

Als u ' can &; t dragen om jezelf te nemen uit de e-mail lijst voor uw favoriete winkels, websites en catalogi, het opzetten van een regel, zodat deze berichten automatisch worden verzonden naar uw map met de naam “ Great Deals . &"; Die manier u don &'; t heeft ze verrommeling van uw in-box om de andere dag met nieuwe aanbiedingen en speciale kortingen. It &'; s eenvoudig te doen: wanneer u een bericht komen, klik met de rechtermuisknop op het, klikt u op de regel optie maken, controleer dan de vakken die van toepassing zijn.

Als ongewenste e-mail binnenkomt doos die u don &'; t wil niet meer, klik met de rechtermuisknop op het bericht. klik dan op de ongewenste e-mail optie, dan klikt u op Toevoegen aan lijst met geblokkeerde afzenders.

Stel een datum in uw agenda /planner elke drie maanden te gaan door je oude berichten en ze verwijderen of archiveren naar houd uw huidige mappen beheersbaar
.