Voor de meeste mensen deze dagen, het bijhouden van de dagelijkse aanval van e-mail is een grote uitdaging. In feite, deskundigen schatten dat e-mail een extra 1.23 uur om de werkdag van de gemiddelde persoon (heeft toegevoegd E-Schrijven: 21st Century tools voor effectieve communicatie
door Diana Booher; Het beheren van je e-mail
Door Christina Cavanagh). Als u 1.23 uur te vermenigvuldigen met 5 dagen voor 52 weken, is de gemiddelde persoon besteden 320 uur per jaar extra tijd de behandeling van e-mail. Wow! Dat is veel tijd besteed aan e-mail. En deskundigen schatten dat de verloren tijd aan e-mail heeft veroorzaakt werknemers tot tijd elders te scheren, waardoor de productiviteit crunch.
Volgens de The Wall Street Journal
, de gemiddelde Amerikaanse werknemer besteedt tot vier uur per dag voor het verzenden en ontvangen van e-mail. Van die vier uur, wordt geschat dat een uur per dag wordt besteed aan de 36 procent van de e-mailberichten die ofwel niet relevant of relevant, maar geen antwoord vereist.
Dus hoe kan je overleven de dagelijkse e-aanval? De volgende tips helpen u de stroom van e-mail te beheren:
Schakel e-mail alarmen en vraagt via uw e-mail voorkeuren tool. Veel mensen hebben alarmen en aanwijzingen ingesteld om af te gaan om de paar minuten na de komst van e-mail in hun inbox. Deze voortdurende onderbrekingen mensen reageren als Pavlov's honden elke keer als ze horen "je hebt post" gong. Het uitschakelen van de bel en u te houden van het onderbreken van wat je doet om e-mail te lezen in het midden van de andere projecten.
Plan voor het lezen en de reactie van de e-mail in uw dagelijkse schema. Maak een proactieve methode voor het beheren van e-mail door het opzetten van de tijd in uw dag gewijd aan e-mail. Niet controleren van e-mail is het eerste wat in de ochtend, of loopt u het risico te worden reactief. In plaats daarvan, breng het eerste uur werken op de belangrijkste project of het plannen van uw dagje uit.
Schat de hoeveelheid tijd die je doorbrengt op de e-mail nu, en snijd die tijd in de helft. Deadlines maken meestal meeste mensen efficiënter. Misschien wilt u de helft van uw toegewezen e tijd in de ochtend, en de andere helft door te brengen na de lunch of voor u klaar bent met werken voor de dag. De tijdsdruk dwingt je om prioriteiten te stellen. De e-mails die niet beantwoord zijn waarschijnlijk niet zo belangrijk en dus verwijderd of gearchiveerd in bestandsmappen voor toekomstig gebruik.
Maak e-mailmappen, en direct de stroom van e-mail. Maak mappen in uw e-mail systeem dat uw papieren klassement systeem om de opslag en het ophalen van belangrijke informatie te versterken spiegelen. Daarnaast maken de mappen om weerspiegelt uw actieve projecten en uw e-mail instellingen wijzigen om direct e-mail die projectgebonden taal om deze mappen in uw inbox bevat. Extra bonus:. Veel e-mailsystemen te leggen beperkingen op inbox grootte, maar niet in een map
Met de computer opslag mappen. Voor e-mails die nodig hebt voor een langere periode worden gehouden, maakt u een elektronische archiefkast, met elektronische mappen voor categorie namen die overeenkomen met de fysieke bestanden. Gebruik Word of een systeem van uw bedrijf maakt gebruik en back-up vaak.
Save alleen de meest recente. Verwijdert de eerdere reeks van e-mails en gewoon de meest actuele te vermijden bespaart overbodige e-mails te houden.
Just sla de bijlage. Als e-mail heeft een bijlage en dat is alles wat je nodig hebt, alleen de bijlage op te slaan.
de stroom van de e-mail uitwisseling. Mensen voelen zich vaak ze moeten reageren op direct een e-mail. Neem de tijd om uw reactie te overwegen en vertragen de stroom van e-mail wanneer een onmiddellijke reactie, indien nodig.
onthouden van het verzenden van irrelevante e-mail. Wees voorzichtig geen e-mail te sturen, alleen maar omdat het is snel en handig. Dezelfde regels gelden voor e-mail als gewone correspondentie - als het niet hoeft te worden gezegd, zeg het niet
Maak templates.. Als u regelmatig stuurt dezelfde typen van e-mails, maakt sjablonen die u over en kunnen gebruiken (het veranderen van alleen de specifieke elke keer).
Maak een e-mail ritueel. Elke vrijdag voordat u het kantoor verlaat, zijn meedogenloos over e-mails te verwijderen niet langer nodig is, bespaart die u nodig heeft voor een week of langer om persoonlijke mappen, bespaart die u langer Word nodig hebben, en de herziening van die in de persoonlijke mappen elke verwijderen overbodig. Maken dit een wekelijkse gewoonte en je e-mail zal een stuk beter beheersbaar zijn. U kunt ook hetzelfde doen aan het eind van elke dag als je daarvoor kiest.
Veel mensen zijn bekend met de bovenstaande tips, maar weinigen daadwerkelijk implementeren, waardoor ze aan reactief in plaats van proactief te zijn. Het organiseren van uw e-mail, net als elke andere organisatie van gedrag, kunt u productiever te zijn en beter gebruik maken van uw tijd en energie. Dus stop de waanzin, en doen wat nodig is om de controle over uw e-mail te nemen. Vergeet niet, e-mail wordt verondersteld om een elektronische communicatie tool om u te helpen, niet je gek
.
organiseren en te leren hoe te organiseren
- Closet Organiseren Voor Sport Noten
- 10 redenen waarom mensen Just Can not Get Organized
- Tips voor het organiseren van uw voertuig
- Make Room for the Money! Verminder Wallet Rommel
- Met behulp van innerlijke wijsheid te organiseren en Get Your Life back on Track
- Organisatie Sessie:. Een wekelijkse in- Praktijk voor een optimale ontwikkeling
- 5 Key Financiering Tips voor non-profit organisatie
- Get Organized door Turning Rommel in nuttige items
- Heeft u gewoon te veel Laundry?
- Organiseren voor de ontluikende Picasso (en hun ouders)
- Een gemakkelijke snelle methode om de organisatie van uw kantoor
- Declutter NOW!
- Doe je To Do List
- Top redenen waarom u moet niet Put Off Your Declutter Dag langer
- *** Breid je garderobe met een aantal slimme kast organisatoren
- 10 Essentiele Time Management Tips om resultaten te krijgen
- *** End Accessory Rommel met Sieraden Organisatoren
- Multitasking is goed of slecht?
- Van Rampzalig tot Heerlijke in 15 Minutes
- Het organiseren van je leven naar succes