3 stappen naar Going Paperless

Een van mijn gebieden van de specialiteit in mijn productiviteit en het organiseren van consulting werk is papier het management – het helpen van mijn klanten bepalen van de beste manieren om te verwerken, beheren en opslaan van het papier in hun leven en in hun werk. Ik heb eigenlijk genieten van het werken met papier en verwerken van informatie (hey, ik &';? Ma professional organizer, rechts), maar ik weet dat de meeste mensen die er gewoon don &'; t. Veel klanten door de jaren heen hebben me gevraagd over “ gaan papierloze, &"; zonder echt te weten wat dat betekent. It &'; s iets dat ik &'; ve altijd nieuwsgierig geweest, maar had een excuus om te proberen en te implementeren.

Paperless betekent verwerking en opslag minder papier dan een eerder gehad. Papierloze middelen, goed, zijnd volledig vrij van papier – iets wat ik denk dat het vrij moeilijk te maken met de enorme hoeveelheden papier die lijken te stromen in onze mailbox, ongeacht wat we doen. Gaan papierloze, echter, is absoluut uitvoerbaar, en niet al dat harde, zoals ik &'; ve ontdekte de eerste hand

Aan het begin van 2009, heb ik het jaar begonnen met een behoorlijke hoeveelheid papier in mijn kantoor -. drie bestand lades vol met belangrijke documenten, en ongeveer vijftien bindmiddelen van materialen uit seminars, cursussen en conferenties. Voor sommigen kan een paar bestanden laden van papier en een aantal assortiment binders niet veel helemaal, terwijl voor anderen, kan het lijken alsof een berg van papier! Voor mij, veel van dat papier was archivering, en een grote kandidaat voor papierloze reductie. Dus dit januari, maakte ik een besluit om te gaan als het papier-min mogelijk, met een doel van het verminderen van mijn opgeslagen papier met 75% of meer. Maar hoe? Hier zijn de stappen die ik gebruikte om mijn papieren te verminderen:

Whittle het. I &'; m vrij goed over het houden van mijn dossiers tot de essentie, maar zelfs ik was in staat om duidelijk uit ongeveer 15% van mijn opgeslagen papier door het wieden door mijn oude documenten en het verwijderen van wat was niet meer nuttig of relevant. It &'; s het gemakkelijkst om te werken aan een lade (of zelfs een deel van een lade) op een moment om te voorkomen dat overweldigd. Houd een prullenbak en een tas of doos voor het versnipperen van pas, en gaan door elk bestand, map, bindmiddel of document met een koude, harde ogen en houden alleen wat je echt nodig hebt – en gooi de rest. U moet worden overgelaten met alleen uw belangrijke documenten. Opzij zetten ongebruikelijke docs als officiële regering mededelingen (daden, geboorte /death /huwelijk /echtscheiding certificaten).

Scan het. Houden van het papier, dat &'; s verliet gewoon isn &'; t nodig als je alternatieve manieren van het opslaan van de informatie &ndash kunnen vinden; it &'; s de informatie die &'; s waardevol, niet per se het papier. Vooral in de leeftijd van eenvoudige zoekopdrachten op onze computers, soms is het volkomen logisch om uw informatie zo veel mogelijk te centraliseren op uw computer. Voor mij, heb ik besloten dat terwijl een groot deel van de informatie die ik wilde houden was zeer waardevol, de werkelijke papier moest gaan – dus het scannen was het antwoord. Om het proces te vergemakkelijken, koos ik voor een high-speed scanner /software-oplossing van The Neat Company, genaamd NeatWorks ADF. Wanneer u &'; re het doen van een grote scanning project zoals deze, moet je echt een scanner ontworpen om documenten met meerdere pagina, evenals software die kan helpen bij het proces te vergemakkelijken scannen. Ik aan een oplossing die kan scannen naar PDF naast een eigen database. Zodra de documenten worden gescand en back-up, kunt u versnipperen of recyclen van de originelen.

Bewaar het. Vergeet niet de ongebruikelijke docs we gereserveerd eerder, zoals de overheid certificaten, woningkrediet docs en andere errata? Zeker scannen die ook, maar ik stel voor het houden van de originelen een veilige plek, zoals een lockbox of een kluisje. Terwijl je weer kopieën van hen kan krijgen van de instanties die verantwoordelijk zijn, it &'; s meestal veel moeite om dat te doen, en gewoon makkelijker om een ​​kleine hoeveelheid van deze documenten bij de hand te houden.

Door het doen van wat ik &'; ve beschreven, was ik in staat om drastisch de hoeveelheid papier die ik &' te verminderen; m opslaan. In feite is alles vastgelegd bewerkt om een ​​desktop-bestand doos ongeveer zeven inch diep – dat &'; s het. Geen grote bestanden laden of dozen, geen stapels papieren. Een doos, niet meer – alle oude kranten zijn nu verdwenen, met lege ruimte over in hun kielzog.

Wat zijn uw papieren reductie strategieën? Heb je geprobeerd te gaan papierloze
 ?;