De eerste stap om de organisatie van Microsoft Outlook - Met behulp van Contact Categorieën

Bij gebruik om zijn volledige potentieel, Microsoft Outlook is een krachtig hulpmiddel voor de productiviteit! Toch kan het snel een bron van stress en frustratie voor degenen die aren &' geworden; t zeker hoe het te gebruiken. Deze serie artikelen zal u helpen uw productiviteit te verhogen door het onderwijs u over het organiseren van Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook categorieën kunt u de groep contactpersonen, waardoor het makkelijker te vinden, sorteren en filteren van uw contacten. Als alles wat je doet op dit moment is het toevoegen van contacten aan uw lijst zonder hen te organiseren, stel ik voor het nemen van een stap verder door het gebruik van categorieën om Microsoft Outlook harder werken voor je. Enkele aanbevolen Contact Categorieën zijn Vendor, Client, Prospect, Reclame, Resource, Familie, Persoonlijk, enz., Natuurlijk moet u uw categorieën aanpassen aan uw behoeften. Het is gemakkelijk om toe te voegen, te verwijderen, en categorieën veranderen naarmate uw behoeften veranderen.

Waarom het &'; s belangrijk om Microsoft Outlook-contactpersonen

Het organiseren van uw Microsoft Outlook-contactpersonen is een belangrijke sleutel in het maken van Microsoft Oulook werken voor u organiseren. Met behulp van categorieën maakt gemakkelijk werk van het verzenden van e-mails naar bepaalde groepen mensen – gewoon slepen en neerzetten van een hele categorie en e-mailadressen automatisch in het veld van uw bericht. Snelle tip: zorg ervoor dat je knippen en langs de e-mailadressen in het veld BCC alvorens te verzenden, it &'; s gemeenschappelijke hoffelijkheid en je kunt tegenkomen privacy wet kwesties als u don &'; t. Met behulp van categorieën maakt het ook gemakkelijk te bekijken en uw lijst met contactpersonen te analyseren, of uw contacten te exporteren naar een ander programma.

De belangrijkste reden om contact categorieën gebruiken is het stroomlijnen van uw marketing en follow-up inspanningen. Vergeet niet: het geluk is in de follow-up! Prospect &"; bijvoorbeeld, zou je een categorie label &ldquo maken; en de vlag van het voor een bepaalde dag om jezelf eraan te herinneren dat de follow-up. U kunt ook een afspraak maken van het contact selecteren van de datum die u wilt volgen. Een andere tip is om een ​​categorie voor specifieke evenementen (bijv fundraising event, kerstfeest, productlancering) te creëren. Na het evenement, sorteren van uw contactpersonen per categorie en een follow-up dank je kaart te sturen naar elke persoon die die gebeurtenis aanwezig.

Hoe op te zetten en te gebruiken Microsoft Outlook Contact Categorieën:

Het volgende is een voorgestelde proces in drie stappen om mee te beginnen.

1. Plannen uit de categorieën die u denkt dat u voor het eerst gebruikt op papier.

2. Stel uw nieuwe categorieën in de master categorie lijst.

3. Wijs uw contactpersonen naar de categorie of categorieën waartoe zij behoren in

Het creëren van categorieën:.

1. Selecteer categorieën in het menu Bewerken

2. Klik Master Categorie List

3. Typ een categorie naam in de nieuwe categorie doos

4. Klik toevoegen

5. Volg stap 3 en 4 om extra categorieën

6 te creëren. Klik tweemaal op OK

een categorie toewijzen bij het maken van een item:

1. Met het punt geopend, klikt u op Categorieën (als u al in een e-klik op Opties en vervolgens categorieën)

2. Klik op de vakjes naast de toepasselijke categorieën in de lijst met beschikbare categorieën.

3. Klik op OK

een categorie om een ​​bestaand item toewijzen:

1. Selecteer het item dat u wilt een categorie wilt toewijzen.

2. Klik op categorieën in het menu Bewerken

3. Klik op de vakjes naast de toepasselijke categorieën in de lijst Beschikbare categorieën

4. Klik op OK

Een paar snelle Time-Saving Tips

1. Microsoft Outlook kunt u verschillende categorieën toe te wijzen aan een enkel contact. Vendor &"; bijvoorbeeld, kunt u een verkoper die zich in uw &ldquo hebben; categorie, zo goed als u “ Fundraiser 2010 &"; categorie.

2. Bij het exporteren van uw contacten naar een andere database programma, zorg ervoor dat je het veld Categorie exporteren. Op deze manier de categorie zal dan

3 te zetten in de nieuwe database opslaan van je data entry tijd.. Categorieën en follow-up is van cruciaal belang voor een effectieve lijst met contactpersonen, ongeacht uw situatie. Wanneer u e-mails van nieuwe leads is het belangrijk dat u een systeem voor de follow-up te maken!

Neem de tijd om Microsoft Outlook te organiseren door de planning en het creëren van uw categorieën vandaag is het zeker om u tijd en geld besparen in de toekomst
 !;