Zakelijke Organizing Tip - Verhoogt Morale en efficiëntie door delen Reference Files

Het indienen van papierwerk is vaak de meest hekel en vermeden taak in een kantoor. Veel mensen vinden het te tijdrovend en ingewikkeld om een ​​huis voor al hun papieren te vinden, zodat het eindigt opstapelen hier en daar en overal, maakt het nog erger. Het goede nieuws is dat het niet zo moeilijk als veel mensen denken te zetten en eenvoudig te gebruiken en te onderhouden indienen systeem

De eerste stap is om te begrijpen hoe eenvoudig het kan zijn &ndash!; wist u dat er slechts drie soorten bestanden die u ooit nodig hebt? Een effectief archiveringssysteem heeft slechts drie soorten bestanden: actie, referentie en archief.

Actie bestanden
Uw actie bestand is iets in verband met projecten die u momenteel werkt, dit zijn bestanden die u vaak toegang. Zorg ervoor dat deze bestanden zijn dicht bij uw bureau en gemakkelijk toegankelijk en re-bestand nadat u ze hebt gebruikt. Velen van ons stapelen deze bestanden op ons bureau uit angst voor misplaatsen hen, maar zodra je het opzetten van een goed klassement kun je vergeten dat angst voor goed!

Reference Files
Referentie bestanden worden niet benaderd zo vaak als actie-bestanden, maar ze zijn nog steeds belangrijke bestanden die je nodig hebt om vast te houden. Dit soort bestanden don &'; t se recht op uw bureau, maar ze niet moeten van &'; t al te ver weg.

Bestanden Archief
gearchiveerde bestanden zijn bestanden die niet nodig zijn met enige regelmaat, of helemaal niet. Deze bestanden kunnen in de berging worden gehouden, of waar dan ook is er ruimte en ze zullen veilig zijn. Gearchiveerde bestanden zijn meestal bestanden die u houdt “ alleen in geval &" ;, maar meestal niet eindigen met toegang.

Alle drie soorten bestanden belangrijk zijn voor uw kantoor, maar voor dit artikel zullen we ons richten op de voordelen van het opzetten van een goede – gedeeld - verwijzing archiveringssysteem.

Uw bedrijf &'; s resource bibliotheek is opgebouwd uit referentiebestanden. Hoeveel tijd heb je gezien verspild, of verspilde jezelf, op zoek naar een stukje referentiemateriaal? Het is gemakkelijk voor te stellen hoe veel productiever elk lid van uw kantoor kunnen zijn als ze snel en gemakkelijk toegang tot alle referentiebestanden die ze nodig hadden.

Naast het voordeel van de verhoogde efficiëntie, het delen van een centraal referentiepunt archiveringssysteem kan een kantoor verenigen. Teamwork wordt bevorderd wanneer de middelen worden gedeeld om elk lid van het kantoor ten goede komen.

Als u klaar bent om het opzetten van een gezamenlijke verwijzing archiveringssysteem het eerste wat je hoeft te doen is kiezen voor een bestand dat past bij uw huidige werkruimte wensen en uw bedrijfscultuur zijn.

Het is een goed idee om een ​​centrale locatie te vinden, buiten iedereen &'; s individuele werkruimte aan uw referentie bestandssysteem te lokaliseren. Een centrale locatie maakt het gemakkelijk voor iedereen om toegang tot de referentie-bestanden te krijgen, en het houden van het uit de buurt van iedereen &'; s individuele werkruimte zal eventuele onderbrekingen die anders zou kunnen optreden te elimineren.

Een geweldige manier om het succes van uw nieuwe depot systeem te waarborgen is om zo veel mogelijk mensen aan boord te krijgen met de uitvoering. Begin door het hebben van een korte training op het bestand die u kiest, zodat iedereen duidelijk is hoe het werkt. Dan hebben een bedrijf organiseren brainstormsessie te werken de details zoals waar het zal worden gevestigd en hoe het zal worden gehandhaafd. . Als iedereen ziet hoe makkelijk het kan zijn om referentie-bestanden te beheren, en hoe veel productiever die kunnen worden, zullen ze uiteindelijk gebruik van deze belangrijke referentie bestanden
  maken!;