Leer van de profs: Het kiezen van een locatie voor uw evenement

Het vinden van een ruimte te huren voor uw feest of zakelijk evenement kan brengen op een aantal angstige momenten. Event planners dit te doen voor de kost, dus om dingen makkelijker te maken, hier zijn de stappen degenen die dit doen voor de kost te gebruiken. Volg deze weg en het proces-stress en eigenlijk plezierig.

Stap een: Eisen lijst
Krijg een notebook en beginnen met het opschrijven van elke en alles wat je denkt dat je nodig hebt of wilt u voor uw feest of bijeenkomst. Van het aantal gasten, om ruimte te eisen, om voedsel ideeën, tot entertainment, schrijf het op. Eenmaal voltooid, prioriteren van de lijst. Elke aanpak zal doen – sterren toe te voegen of onderstrepen belangrijke vereisten – maar zorg ervoor dat je weet welke items je absoluut noodzakelijk acht. Deze lijst is de sleutel bij het evalueren van de locatie opties

Stap twee:. Evalueer Venue Opties
Of het online of op zoek in het telefoonboek, start scouting locaties. Maak een lijst van potentiële locaties en e-mail of te bellen, zorg ervoor dat uw wensen lay-out. Sommige ruimtes, zoals conferentiecentra en hotels is geschikt voor zowat elke logistieke behoefte, maar kan niet passen bij de toon of stemming die u probeert in te stellen. Dit is waar je lijst met prioriteiten is belangrijk. Uit de informatie die u ontvangt, het opstellen van een korte lijst van potentiële locaties

Stap drie:. Onsite bezoek
Het is noodzakelijk u de site persoonlijk te bezoeken. Het is ook een goed idee langs een vriend, familielid of collega (eventueel) te brengen om als een paar ogen en oren. Wees er zeker van te bezoeken wanneer kunt u kennismaken met het personeel dat verantwoordelijk is voor de ruimte. Je moet in de evaluatie-modus vanaf het moment dat je je weg naar de locatie. Is het gemakkelijk te vinden? Hoe is het parkeren of de toegang tot het openbaar vervoer? Is het gebied veilig? Hoe werkt de werkelijke locatie kijken?

Tijdens de tour en discussie, moet u uw notebook met u ervoor zorgen dat de ruimte is geschikt voor uw behoeften. . Informeren als de zaal heeft gehost soortgelijke gebeurtenissen in het verleden en vragen om een ​​beschrijving van hoe de dingen werden aangelegd

Stap vier: Schatting en budget hotels Afhankelijk van het type van de zaal, bespreken wat de mogelijkheden van de site heeft. Sommige unieke sites zoals musea of ​​hokken hebben veel ruimte, maar soms alle voorzieningen en voorraden moeten worden gecoördineerd en bracht in. Anderen doen het allemaal die dingen veel gemakkelijker kan maken en kan resulteren in een betere package deal prijsstelling. Vraag naar de raming schriftelijk en zorg ervoor dat het omvat specifieke diensten. En wees niet terughoudend over hen te laten weten wat uw budget. Terwijl de meeste locaties doen hebt ingesteld prijsstelling, is er vaak ruimte beschikbaar.

Stap vijf: Boek en Bevestig
Zodra je op de locatie hebt besloten, boeken de datum en krijgen een schriftelijke bevestiging. Op dit moment is het beter om te communiceren dan een beetje, dus zelfs nadat je iets schriftelijk ontvangen, bel of e-mail om dubbel te controleren is het in de kalender. Ook een herinnering te roepen de locatie een week of zo voordat uw evenement om te bevestigen dat de zaken op de rails

Stap zes:. Final Touches
Op dit punt kun je doorstromen naar een andere punten op de lijst. Als u besluit om een ​​activiteit toe te voegen of de lay-out te wijzigen, moet u deze volledig te communiceren met de locatie om zeker te zijn dat ze geschikt voor dingen. . Dit zal
  voorkomen op het laatste moment verrast de week vóór of de dag van het evenement

Natuurlijk is de laatste stap is om het evenement en de resultaten van uw harde werk en inspanning te genieten.;