Uit het oog uit het hart? Handvat Papier en bestanden met drie eenvoudige Besluiten

Doe de stapels papier en stapels dossiers op uw bureau lijkt te vermenigvuldigen en te nemen op een eigen leven gaan?

Ben je bang om iets weg te zetten, omdat u misschien vergeet het

Als je je e-mail te openen, denk je: "Ik zal gewoon hier voor nu"? Heeft de 'zet het hier voor nu' stapel blijven groeien?

Als u 'ja' hebt geantwoord op een van de bovenstaande, bent u het uitstellen van het nemen van beslissingen. Deze vertraging resulteert in een verhoogde rommel op uw bureau. De rommel leidt tot overweldigen. Overweldigen leidt tot verminderde productiviteit. Je kunt zien dat dit alles leidt tot niets goeds

Er zijn slechts drie beslissingen die je moet maken.

Besluit No. 1: Wat te doen met uw e-mail. Wanneer uw e-mail binnenkomt, gaan over het door uw prullenbak en neem een ​​van de volgende acties:

• Gooi het. Als je niet nodig hebt, gooi het in de prullenbak (die kunnen bestaan ​​versnipperen of recycling). Hoe meer je weg te gooien, hoe minder je hebt om voor te zorgen. Jij wint!

• Het delegeren. Als iemand anders het kan doen, doorgeven.

• Doe het nu. Als dit is iets dat kan worden gedaan in twee minuten of minder, doe het NU. Dit kan betekenen eigenlijk het doen van de taak of het plannen van de taak in je planner of zetten het op je 'to do' lijst.

• Do It Later. Als dit is iets dat je later nodig hebt, kan de zorg niet te nemen van nu, of het zal je een tijdje om het af te maken, ga naar Besluit nr 2.

• Houd het altijd. Als dit is iets wat je nodig hebt om op te hangen aan, gaan naar Besluit nr 3

Besluit No. 2: Wanneer heb je nodig om het weer te zien? Wanneer je nodig hebt om te verwijzen naar het papier in de toekomst (zoals een uitnodiging of een kaart) of je moet onthouden om actie te ondernemen op een bepaalde datum, heb je een wekkerkettingen bestand nodig. Dit is wat je doet:

• Verzamelen deze voorraden:

* Een lade of een doos die geschikt opknoping bestanden

* 43 opknoping bestandsmappen

* 43 opknoping tabs map, 31 van één kleur en 12 van een andere kleur

* Uw favoriete pen of Sharpie

• Neem de volgende stappen:

* Schrijf de twaalf maanden op 12 tabbladen van een kleur; plaatst ze op de linkerkant van 12 opknoping mappen

* Schrijf de nummers 1-31 op de 31 tabbladen van de andere kleur; Steek ze in de resterende 31 opknoping mappen, onthutsend hen in andere dan links, zodat je in staat om ze te zien in een oogopslag posities

• Zet de mappen in uw lade of doos:

* Wat maand je begint met (als ik dit schrijf, is dit februari), zet dat tabblad maand in de voorkant van de lade met de genummerde mappen voor de rest van de maand achter de rug (dat wil zeggen 27 tot 31, hoewel februari heeft geen 31 dagen).

* Achter hen is de map voor de volgende maand (maart), gevolgd door de bestanden genummerd 1-26.

* Achter dat de mappen voor de rest van het jaar zijn.

* File uw papieren volgens wanneer je ze nodig hebt, waardoor de tijd om het project te voltooien. Bijvoorbeeld, als uw deadline is 25 maart en je denkt dat het werk zal twee dagen duren, zet het papier in de map 23 maart. Als je hoeft alleen maar aan te denken om iets te doen in juni, zet het in het bestand juni.

* Begin elke dag met de omslag van de dag en verplaats het dan. Wanneer u door middel van een dag, verplaatsen naar de achterkant van de volgende maand.

* Bij het einde van elke maand, gaan door de kranten die in de map van de volgende maand zijn gedaald en zet ze in de juiste datum. Nogmaals, zorgen voor de tijd om uw project te voltooien

Besluit nr. 3: Als u nodig hebt om het voor altijd te houden, deze indienen. Hier zijn een aantal tips voor het indienen:

• Heb je echt nodig hebt om het voor altijd houden? Het organiseren van deskundigen zeggen dat u verwijzen naar slechts 20% van wat je bestand. De resterende 80% is onnodig en nooit in meer gekeken. Laat uw archiefkasten met die 80% niet te vullen .... dit omvat meerdere kopieën van hetzelfde document

• Niet overstuff het bestand te laden. Houd twee duim van de lege ruimte in elke lade, zodat u bestanden kunt krijgen in en uit zonder te landen in de spoedafdeling

• Gebruik een helling desktop sorter. Als u stapels dossiers op uw bureau die niet weg kunnen worden gebracht, omdat je werkt op hen, zet ze in een helling desktop sorter. Ze zijn verkrijgbaar bij elk kantoor leverancier. Dit zal de bestanden zichtbaar en makkelijk te vinden te houden. U zult ook minder kans om ze te verliezen of vergeten ze

Jouw uitdaging:. Resolve tot een beslissing over elk stukje papier te maken als het gaat in uw kantoor. Niet 'zet het hier voor nu.' Het nemen van beslissingen zal leiden tot enorme voordelen. Wanneer je loopt in een kantoor dat vrij is van rommel ... wanneer u niet langer tijd te verspillen op zoek naar documenten en bestanden ... als je niet meer missen deadlines ... voelt u zich minder gestrest en je krijgt meer werk gedaan in minder tijd. Neem de tijd u sparen voor voortgezet onderwijs, een vakantie, of om gewoon te relaxen. . Je krijgt een beter paralegal op de lange termijn
  zijn;