Is de gegevens van uw bedrijf klaar om juridisch onderzoek Weersta?

E-mailberichten, facturen, interne memo's, klantgegevens, bedrijfsbeleid handleidingen en andere elektronische documenten kan de uitkomst van een rechtszaak beïnvloeden. Daarnaast moeten sommige gevoelige informatie, zoals gezondheid van de patiënt informatie of de klant credit card nummers adequaat worden beveiligd en kunnen worden onderworpen aan een groot aantal voorschriften.

Of u zich zorgen maakt over mogelijke rechtszaken of naleving van de regelgeving zijn, is het belangrijk na te gaan hoe u te verzamelen, op te slaan en gegevens te beschermen. Doe het goed om ervoor te zorgen dat uw gegevens up zal houden in de rechtszaal.

Understanding e-Discovery

Als uw bedrijf is betrokken bij een gerechtelijke procedure, zal het waarschijnlijk worden onderworpen aan een "e -discovery "proces. E-discovery omvat het verzamelen, het opstellen, evalueren, en het produceren van elektronische documenten in verband met de zaak. Regel 34 van de Federal Rules of Civil Procedure covers produceren documenten en elektronisch opgeslagen informatie.

De regel staat dat je moet 'documenten te produceren als ze worden bewaard in de gebruikelijke gang van zaken, of moet organiseren en labelen hen te corresponderen de categorieën in het verzoek. " Het vinden van de gevraagde documenten is niet eenvoudig, waardoor het belangrijk om vooruit deze mogelijkheid te plannen. Een beetje voorbereiding nu bespaart u tijd, geld en gedoe later.

Als u bijvoorbeeld e-mailberichten tussen een leidinggevende en een ondergeschikte betrokken bij een seksuele intimidatie rechtszaak kan het geval relevant zijn. Maar hoe ga je er heen te gaan om die berichten op te halen en worden de controles om ervoor te zorgen dat de berichten niet kan worden geknoeid? Door de implementatie van een versleutelde e-mailarchief, kunt u alle zakelijke e-mails op te slaan in een veilige, sabotage-vrije omgeving.

Wat Controls heb je in Place?

Afhankelijk van uw type bedrijf, kan het onderworpen aan specifieke regelgeving zoals HIPAA en Sarbanes-Oxley. Als dat zo is, elektronische gegevens naleving is niet vrijblijvend; het is vereist, en de sancties bij niet-naleving kan stijf zijn. Zelfs als je niet onderworpen zijn aan regelgeving, handhaving van de integriteit van uw gegevens is belangrijk. Bijvoorbeeld, stel je voor wat er zou gebeuren als een van uw medewerkers verloor een laptop met vertrouwelijke informatie.

Naast externe bedreigingen, wat als een ontevreden werknemer besloten om uw bedrijf beleid handleiding of andere gevoelige documenten te bewerken? Opslaan van documenten online, vergrendelen zodat ze niet kunnen worden bewerkt, en met een audit trail, zodat u kunt zien wie er de wisselwerking met die documenten zijn enkele maatregelen die u kunt op zijn plaats te zetten.

Gelukkig, versleutelde e-mail archieven en elektronisch document management systemen zijn beschikbaar voor:. ervoor te zorgen prompt document retrieval, voldoen aan regelgeving, de integriteit van uw gegevens te bewaren, en houd uw gegevens veilig

De grondbeginselen van Document Management

Een verscheidenheid van document management systemen, archieven, en software bestaat. Hoewel de details verschillen van de ene oplossing naar de volgende, de meeste betrekking op de volgende:

Het verzamelen en opslaan van gegevens

beheren, indexeren en organiseren van data

Het beveiligen van data

Distributie van en de toegang tot gegevens

Bewaring en verwijdering van gegevens

Als een rechter om elektronische documenten van uw bedrijf, bent u klaar om te reageren? Met de juiste systemen en veiligheidsmaatregelen in de plaats, kunt u zo snel mogelijk te voldoen aan alle wettelijke verzoek doen met de gegevens die op de juiste manier verzameld, opgeslagen en beveiligd. Zonder een document management systeem of het beleid in de plaats, kan uw zaak worden gestapeld tegen u
.