Wat te nemen in Personnel Files Voor Nieuwe Medewerkers

Zodra u de beslissing om een ​​nieuwe medewerker te huren te maken, je &'; ll willen ervoor zorgen dat een personeelsdossier is ontwikkeld voor hem /haar, en dat het alle vereiste documentatie en andere relevante materialen bevat. Inclusief de juiste papieren in een personeelsdossier kan zowel de werkgever en de werknemer te beschermen, juridisch en anderszins. De volgende lijst somt welke documenten moeten worden opgenomen in een werknemer &'; s-bestand:

1. Het inhuren brief – deze brief documenteert de werknemer &'; s datum, beginnend salaris, kantoor (indien de organisatie meer dan één zetel) duur van de proeftijd, en alle andere informatie die de organisatie vereist starten. Deze brief kan helpen bij de bescherming van zowel de werknemer en de organisatie, omdat het duidelijk bepaalt de voorwaarden voor de werkgelegenheid.

2. Formulier I-9 - Bewijs van de Amerikaanse staatsburgerschap, vereist door de federale wet. Alle werkgevers moeten werknemers dit formulier invullen en indienen van de juiste documentatie. Twee vormen van identificatie nodig zijn om burgerschap te controleren (bijvoorbeeld, bestuurder &'; s licentie en geboorteakte)

3.. W-4 – De werknemer vult dit formulier, dat wordt vereist door de federale wet. Voltooien is het noodzakelijk om voor uw werkgever aan de juiste federale inkomstenbelasting inhouden van uw loon. Deze vorm ook "hoofd van het huishouden &"; informatie en documenten van het aantal personen ten laste van de werknemer zal worden beweren

4 Document verifiëren dat de werknemer heeft gelezen en begrijpt alle beleid en procedures (reguliere en personeel) dit... formulier moet worden ondertekend en gedateerd door de werknemer

5 Werknemer &';... toepassing s, sollicitatiebrief, CV en /of verwijzingen Deze informatie geeft een momentopname van de werknemer &'; s de geschiedenis van de werkgelegenheid en kan nuttig wanneer zijn schrijven en indienen van subsidies

6 contact noodgevallen formulier –... Dit formulier moet de namen, adressen en telefoonnummers van ten minste twee personen die in geval van nood kan worden gecontacteerd

7. Een kopie van de vereiste vergunningen of certificering. Bijvoorbeeld, als een werknemer wordt ingehuurd om een ​​vergunning gegeven maatschappelijk werker positie te vullen, kunt u een kopie van zijn of haar huidige licentie willen.

8. De werknemer &'; s functieomschrijving, die de positie &' moeten omvatten; s essentiële werk taken (vereist door de Americans with Disabilities Act), verantwoordelijkheden en werk de verwachtingen (bv, reizen, 's avonds en in het weekend werken)

9.. Een kopie van de werknemer &'; s doelstellingen tijdens zijn /periode haar proeftijd. Een voorwaarde voor een vast dienstverband kan afhankelijk van de voltooiing van deze doelen en doelstellingen

Informatie die moet worden opgenomen in de werknemer &'; s-bestand na de proeftijd is als volgt:.

1. Jaarlijkse doelen en doelstellingen die de werkgever en werknemer gezamenlijk ontwikkelen. De werknemer moet duidelijk begrijpen dat hij /zij zal worden beoordeeld op de verwezenlijking van deze doelen en doelstellingen.

2. De jaarlijkse evaluatie van de prestaties, zowel door de werkgever en werknemer ondertekend en gedateerd.

3 s sterke en zwakke punten, en identificeer actie stappen (met deadlines) de werknemer kan nemen om specifieke zwakke punten aan te pakken; de evaluatie dient de werknemer &' te identificeren.. Disciplinaire maatregelen, indien van toepassing.

4. Beëindiging informatie, indien van toepassing. Wanneer een werknemer de organisatie verlaat, moet er documentatie met betrekking tot de werknemer &' zijn;. S einddatum (voor het snijden van zijn /haar laatste controle), en de conditie op grond waarvan hij /zij links (bijvoorbeeld ontslag, ontslag)

5. Een verslag van de werknemer &'; s opgebouwd en gebruikt vakantieverlof, ziekteverlof, of andere vormen van verlof (bijv jury, moederschap)

6.. Verzekering verstrekt aan of gekocht door de werknemer (bijvoorbeeld, medische, tandheelkundige, visie, het leven, op korte termijn of langdurige arbeidsongeschiktheid).

7. 401 k of andere pensioenplan informatie.

8. Documentatie met betrekking tot de interne en externe commissies waarmee de werknemer is betrokken. Deelname aan vergaderingen commissie kan een deel van de werknemer &'; s de jaarlijkse doelstellingen

9.. Training opnemen – personeelsdossiers moet elke training de werknemer heeft voltooid. Training kan omvatten het lezen van-werk-gerelateerde materialen, interne opleiding (bijvoorbeeld gastsprekers op personeelsvergaderingen, personeelslid presenteren aan zijn /haar collega's) en externe opleidingen (bijvoorbeeld opleidingen die door andere instanties, workshops, conferenties, teleclasses, teleseminars, webinars). Behoud van kopieën van opleidingscertificaten nodig zou kunnen zijn om licentiestatus of certificatie-eisen te voldoen

Ervoor zorgen dat elke werknemer &';. S personeel bestand bevat de juiste documentatie helpt de werkgever en de werknemer te beschermen, zorgt ervoor dat de werkgever zich houdt aan alle overheids- en organisatorische eisen, en geeft contactadressen in noodgevallen in het geval de werknemer is betrokken bij een ongeval. Zoals de meeste van de informatie in de personeelsdossiers vertrouwelijk is, ervoor te zorgen dat deze bestanden worden bewaard in een afgesloten en veilige locatie

Copyright 2009 © Sharon L. Mikrut, Alle rechten voorbehouden
.