Poets je schrijfvaardigheid met informaliteit

Laten we controversieel.

De formele zakelijke brieven zijn niet meer professioneel; ze zijn gewoon benauwd. Ze zijn niet beter van dienst; ze afstandelijk en koud en zeggen: 'Dit is onze routine brief; we konden niet gehinderd worden het schrijven van een speciaal voor jou '. Elke manager die op formele taal voor zakelijke brieven en rapporten dringt is verkeerd. Daar, het is tijd dat iemand het zei.

En als je leraren je geleerd "Commercial Engels", verkeerd waren ze ook. Wil je wat bewijs? Goed genoeg. Ik kom bewijzen dat Commercial Engels officieel is veroordeeld sinds het begin van de vorige eeuw, maar laten we duidelijk zijn waar we het over hebben:

"Bijgesloten vindt u ..."
"Ik verwijs naar uw brief van ... "
" Uw brief van 3 maart verwijst, en wij bevestigen ... "
'Uw brief is bij de hand en we adviseren dat als per ..."
"Krachtens Sectie 5 van de overeenkomst ... "
" Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact op met de schrijver. "

Ja, de meeste mensen schrijven op die manier. Ze worden gevangen door de overtuiging dat er een speciale goedgekeurd formele taal voor zakelijk schrijven en ze missen de kans om hun lezers te betrekken, het opbouwen van een goede verstandhouding met hen en geef ze een betere dienstverlening.

Dus dit gewoon een ander argument voor gewoon Engels? Nee, het is veel meer dan dat: het is een argument voor een passende informaliteit. Passende middelen geschikt zijn voor de relatie en de gelegenheid, net zoals het zou in een zakelijk gesprek. De meeste zakelijke schrijven is misplaatst formeel -. In een woord, verstopte

Bekijk het vanuit het oogpunt van de lezer. Stel dat u een van uw leveranciers hebt genoemd, had de gebruikelijke zakelijk gesprek en de rep zegt: "Ik kom terug contact met u op." Twee dagen later een brief aankomt. "Wij verwijzen naar uw aanvraag van 20 maart en willen adviseren dat het product besproken werd besteld en het is naar verwachting beschikbaar binnen twee weken. We vertrouwen erop dat deze actie voldoet aan uw goedkeuring". Het is een reeks van formele clich é s. Is dit dezelfde persoon die zo gastvrij en geïnteresseerd in de telefoon leek?

In uw brieven, e-mails, voorstellen en rapporten stel uw lezers en praat met hen op papier. Uw taal informeler worden en je kunt een aantal van de andere kwaliteiten van het gesprek toe te voegen. Uw zinnen worden korter en hebben meer variatie en schitteren. Denken hoe ze kunnen reageren op elk punt dat u te maken. Houd laten zien hoe het is voor hen relevant, net zoals je zou doen in een goed gesprek. Het is veel makkelijker om de bijzondere interesse in de klant die een uitstekende service maakt tonen.

Krijg persoonlijk. Schrijven over mensen. De meesten van ons vinden het interessanter en onvergetelijk te lezen, "John en Catherine verkocht meer wasmachines deze maand", dan, "Meer wasmachines werden verkocht deze maand". Zelfs technische rapporten hebben sommige menselijke doel. We moeten laten zien.

Een klein punt? Helemaal niet. Als u het gevoel dat uw schrijven droog is, voeg mensen en je zult zien dat u de aandacht van uw lezers te betrekken en maken het makkelijker voor hen om te absorberen en te onthouden uw belangrijkste punten. Het is de manier waarop onze hersenen zijn aangesloten.

U moet enig bewijs aan te tonen dat uw collega's verkeerd zijn om te geloven dat formeel schriftelijk heeft officiële goedkeuring.

Dus laten we brengen een autoriteit Engels gebruik. In 'The Dictionary of Modern Engels Gebruik', Henry Fowler labels formele zakelijk schrijven 'commercialese' en ik denk dat we veilig om te zeggen dat hij niet goedkeuren:

"... veel van het ontstaan ​​in een willen de klant te behandelen met bijna kruiperige respect. Maar het is uitgegroeid tot een kunstmatige jargon ... "

Als ze nog steeds zeggen:" Dat is niet wat ze vertelden me op school ", citaat dit extract en vertel hen die schreef het en wanneer.

"... Commercial Engels is niet alleen verwerpelijk is om al degenen die de zuiverheid van de taal op het hart, maar ook in strijd met de ware belangen van commerciële leven, ondermijnt zijn vitaliteit en het stimuleren van de gebruik van droge, nietszeggende formules precies waar krachtige en arresteren Engels is de belangrijkste vereiste. "
-De Departementale Commissie Onderwijs van het Engels in Engeland (1921)

Heb ik vernietigde uw geloof in uw voorraad formele zinnen? Oh, goed. Maar laat me bieden een aantal suggesties om in ieder geval uw brieven meer informele wijze te openen.

"Bedankt voor uw brief ons te vertellen over ..."

"Het was goed om te horen van u op dinsdag. Ik was vooral geïnteresseerd in uw opmerkingen over de ... "

" Bedankt voor de vergadering van vrijdag en voor uw interesse in hoorzitting meer over ... "
" Dank u voor uw voorstel. Wij accepteren. "

" Wat ik nu ga zeggen kan u verrassen. "

" Ik heb nagedacht over uw commentaar op donderdag. Je had gelijk, en wij moeten direct actie ondernemen. "

"Ik heb wat teleurstellend nieuws voor je."

"Goed nieuws!"

Vergeet de koude, droge, nietszeggende formules. Vertel het verder. Laten we communiceren en relaties op te bouwen met onze schrijven
.