Tien tips voor betere e-mail schrijven

Tien tips voor e-mail Clarity, Begrip en Concreetheid
Bent u overspoeld met e-mails? Kunt u tred te houden met de antwoorden? Hoeveel e-mails heb je een dag lezen en schud je hoofd in beide frustratie als de inhoud ervan of omwille van grammaticale en spelfouten? We schrijven honderden e-mails een dag of een week, en verscheidene ontvangers. Neem deze Tien tips voor e-mail Clarity, Begrip en Concreetheid om uw lezers graag te ontvangen en te reageren op uw e-mails.
1 te maken. Het onderwerp staat voorop: Gebruik het om uw en uw lezers &'; voordeel. Na één antwoord, veranderen. # 1. (Van u af) Vakantie beleid; respondent &'; s het zelfde. # 2. (Van u.) Vakantie in 2012. # 3. (Een geheel ander onderwerp) Volgende donderdag 8 juli. Wanneer u het bestand e-mails weg, een specifiek onderwerp helpt u de informatie te vinden. Met hetzelfde onderwerp lijn die u don &'; t weten welke is het een te herlezen Pagina 2.. BCC: Wanneer u kopieën naar anderen, blind computer kopiëren naar andere ontvangers (Blind computer kopiëren.). Niemand wil lezen via 20 namen om het bericht te krijgen. Als je twee of drie andere ontvangers en elk moet weten dat s /ontving hij dezelfde e-mail, dan CC aan die partijen.
3. Correcte grammatica: Wilt u een deel van uw e-mails te sturen naar uw 8ste rang leraar Engels? Ik neem aan dat niet. Controleer uw grammatica voordat u op de “ stuur &"; button. It &'; s zo makkelijk om te denken dat niemand echt schelen of mededelingen als u don &'; t correct schrijven; you &'; re verkeerd. Dood verkeerd. Arme schriftelijk heeft uit de hand gelopen en het &'; s tijd om de bar zetten drie of vier inkepingen. Subject /werkwoord overeenkomst: Er &'; s vier bestanden op uw bureau. Nee! Er zijn vier bestanden op uw bureau. Elk van de medewerkers krijgen nieuwe software. Fout! Elk van de medewerkers krijgt nieuwe software.
4. Juiste interpunctie: Gebruik een dubbele punt na een formele begroeting. Geachte Prospect :. Een komma is te gebruiken voor een informele begroeting. Beste Joan ,. Zet alle punten en komma's binnen de aanhalingstekens, tenzij het &'; s in een haakjes clausule. Puntkomma en dubbele punten te blijven buiten de aanhalingstekens. Vraagtekens blijven binnen toen de directe citaat is een vraag, en buiten toen de hele zin is een vraag.
5. Syntax: Schrijf in complete zinnen. De meeste zakelijke schrijven zinnen 10-12 woorden. Ja, kortere zinnen werken goed ook. Gebruik visuele uitleg, geen vage uitdrukkingen. Wat doet de lezer denkt dat als je zegt, en" I &'; ll snel met je praten &" ;?. Wat doet “ binnenkort &"; bedoel je? It &'; s voor iedereen verschillend. Delete informele geschriften: 4u, of RU klaar

©? Copyright 2012 Dee Dukehart
- Top Tien-E-mail – pagina twee

6. Geduld: Niemand is op de e-mail op exact hetzelfde tijdstip of dezelfde hoeveelheid tijd als je bent. Als je iets beantwoord of binnen geleverde nodig heeft: 15 of minder, pak de telefoon en praat met de persoon of laat een voicemail. Niet iedereen heeft de “ out-of-office &"; vermogen.
7. Knippen en plakken: Als u een vraag beantwoorden of verwijzen naar een punt in een antwoord e-mail, knippen en plakken op de vraag of een stuk van informatie. De afzender kan u hebt verzonden een aantal vragen en stukjes informatie en doesn &'; t weet welke uw antwoord verwijst naar. Maken het gemakkelijk voor de lezer.
8. Reacties: Antwoord op de afzender binnen 48-72 uur, tenzij u een “ out-of-office &"; boodschap en de datum van terugkeer. Zelfs als de e-mail is een verkoop onderzoek; it &'; s onbeleefd niet te beantwoorden. Als u iemand inhuren, laat de anderen weten dat u een beslissing. Informatie is krachtig en beleefd. U kunt altijd iemand te laten weten dat u &'; re in het proces van het maken van een beslissing; alles om de brug van communicatie in goede plaats te houden.
9. Spelling: We hebben allemaal spelling situaties; sommigen meer dan anderen. Check en double check de spellingcontrole. Bewijs voor eigennaam spelling. Je en krijg je door elkaar en beide correct gespeld zijn. Proof. It &'; s en de
10.. Bewijs: Begin met het onderwerp en het lezen en herlezen van het lichaam van uw bericht. Careless fouten maakt een slechte indruk, zelfs op vrienden en familie.

© Copyright 2012 Dee Dukehart

Dee Dukehart loopt Sandbox Communications, een internationaal communicatie adviesbureau. Ze helpt individuen, teams en bedrijven verbeteren van hun bedrijfsstrategieën en bottom line met krachtigere presentaties, zakelijk schrijven en communicatie. Om haar te helpen uw bottom line en u contact opnemen met:. [email protected] * www.DeeDukehart.com * 303-753-1111