7 Strategieën voor het omgaan Last Minute Vergaderingen

Heb je ooit gevonden jezelf hoeft te haasten om een ​​bijeenkomst op het laatste moment te organiseren? Wouldn &'; t het leuk dat als en wanneer dit ontmoedigend situatie ontstond, je was goed voorbereid met alle benodigde informatie bij de hand bij de hand? Dat &'; s waarom I &'; ve ontwikkelde de volgende zeven overlevingsstrategieën te helpen bij het plannen voor de onvermijdelijke, want je weet net zo goed als ik, it &'; s dat gaat gebeuren &';. Someaday &';

Survival strategie # 1. De vraag van de vergadering nodig.

Voordat u springen in de automatische piloot op uw last minute bijeenkomst organisatie beginnen, tegen de aanvraag. Aangezien de beslissing om een ​​vergadering te houden vergt serieuze aandacht vanwege de kosten, zowel direct als indirect, double-check de reden voor het houden van de vergadering. Ontwikkel een paar pertinente vragen te stellen en uit te vinden als er een bijeenkomst alternatief, zoals een teleconferentie dezelfde resultaten zouden bereiken.

Strategie Survival # 2. Weet de basics

Als de vergadering echt moet gebeuren, zorg ervoor dat u van plan om de basics:.
&Middot; Wat is het doel van de bijeenkomst
·?; Waar moet het plaats – of off-site
·?; Wanneer is het gepland voor – ? datum en tijd
· Wat en'? S de agenda van de vergadering
· Wie moet worden uitgenodigd
·?; Wat drankjes en snacks zijn nodig
·?; Welke specifieke materialen en apparatuur die nodig is
·?; Welke reis en hotel arrangementen, indien aanwezig, zijn noodzakelijk
·?; Wat &'; s de vergadering begroting

Als het gaat om de begroting, herinner je baas dat een goede kwaliteit, last minute aankoop en goedkope don &'; t meestal correleren. De realiteit is dat de last minute prijzen goed kunnen komen op een premie.

Strategie Survival # 3. Ontwikkelen van checklists.

checklists moeten elke meeting planners beschermengel. Ze &'; re er om te helpen in tijden van problemen en onnodige paniek. Met de honderden stukken die deel uitmaken van de vergadering puzzel, de enige manier om ze samen te brengen en te houden tabbladen op alle details is met een checklist. Word een checklist fanatiek en overwegen een checklist voor elke checklist. Bedek al uw basissen. De grondiger je bent, hoe groter de kans op succes, zelfs op het laatste moment.

Strategie Survival # 4. Maak een lijst met contactpersonen.

Als je iets in een haast nodig die je bellen? Dit zijn de mensen die behoefte hebben om make-up je lijst met contactpersonen. Denk aan uw facilitaire behoeften, catering, audio-visuele, enz. Stel een lijst met telefoon, waaronder mobiele telefoons, fax en e-mail informatie. Houd deze lijst jaarlijks bijgewerkt, zoals contacten en hun informatie kan veranderen. Ook handige website middelen als je ze vinden, maar vergeet niet om ze op voorhand te controleren.

Strategie Survival # 5. Relaties op te bouwen.

Don &'; t wachten tot je een gunst van iemand nodig heeft, in plaats van voortdurend zoeken naar manieren om het bouwen van een “ dream team &"; of ondersteuning van het netwerk. Bouw een contactpersoon basis van andere bijeenkomst professionals, leveranciers, verkopers en engelen u kunt bellen op op het laatste moment om u te helpen. Neem de tijd om hun strategieën en middelen te bespreken voor het omgaan met last minute vergaderingen, en voeg deze informatie om uw “. Survival kit &"; Don &'; t vergeten om uw collega co-werknemers die bereid en in staat om te helpen op een moment &' zou kunnen omvatten; s bericht

Strategie Survival # 6.. Ontwikkelen onvoorziene

Omdat uw plannen zijn laatste moment, hoe groter de kans dat er iets niet werkt zoals je &';. Graag aan. Dus wat &'; s uw back-up? Als u don &'; t hebben één, kon al uw oorspronkelijke plannen worden vernietigd in een oogwenk, en u &'; ll nog meer dan voorheen te klauteren om een ​​tweede strategie in werking gesteld. Hebben een plan B klaar “ in de coulissen &"; voor het geval je het nodig hebt. Nogmaals, het grondiger je bent, hoe groter de kans van het trekken van dit wonder.

Strategie Survival # 7. Leren lachen.

Het bijhouden van een gevoel voor humor zal zeker helpen voorkomen dat je boos, boos en gefrustreerd met die ongeorganiseerd managers die dingen overlaten aan de laatste minuut en verwachten u om wonderen te verrichten krijgen. Leer te lachen om hen en uzelf op een gezondere kijk op het leven te houden. Als er niets anders, bedenk dan dat lachen is een geweldige survival techniek, die is goed voor uw gezondheid en zal helpen stress en de bloeddruk te verlagen
.