Top Vijf tips voor het uitvoeren van Productieve & Effectieve Vergaderingen

Heb je ooit in een vergadering waar sprake is van een agenda, maar het is niet gevolgd? Of, indien u hetzelfde probleem herhaaldelijk te bespreken, met geen oplossing? Als je antwoord ja, je bent in de meerderheid. Gedurende mijn carrière heb ik zat door honderden vergaderingen die niet productief waren en een verspilling van tijd. Echter, met de juiste planning en uitvoering, kunt u een goed geleide vergadering te organiseren. Het volgende artikel biedt een aantal tips voor het ontwikkelen en uitvoeren van effectief vergaderen:

1. Beslis waarom u wilt een vergadering hebben. Wat is het doel van de bijeenkomst? Wat probeer je te bereiken, adres, of op te lossen? Als je het probleem kunt omgaan door uzelf of met een tweede persoon, dan is een vergadering is niet nodig. Slechts een vergadering plannen als je de input van een grotere groep mensen nodig hebt of een probleem dat moet met een specifieke groep mensen, te bespreken, zoals uw management /leiderschap team of een speciaal aangewezen comité.

2. Als u vaststelt dat een vergadering noodzakelijk is, ontwikkelen en delen van een agenda met degenen die zullen deelnemen aan de vergadering ten minste een week van tevoren. De agenda moet de items die moet worden besproken, wat voor soort resultaat je verwacht ten opzichte van elk item (bijvoorbeeld, moet voldoende input voor een beslissing te nemen, willen een plan van aanpak te ontwikkelen), de tijd voor elk agendapunt, de begin- en eindtijd van de vergadering, en hoe de vergadering zal worden gehouden (bijv, face-to-face, teleconferentie gesprek). Het verdelen van de agenda een week van tevoren zullen deelnemers aan de vergadering de gelegenheid om vragen te stellen of zoek aanvullende informatie voorafgaand aan de bijeenkomst te geven. Het zal ook helpen de deelnemers voorbereid te zijn op de vergadering, het vrijmaken van kostbare tijd tijdens de eigenlijke vergadering aan de kern van de zaak te komen.

3. De persoon die de vergadering (begeleider) loopt moet zich houden aan de punten op de agenda. Als iemand een onderwerp dat niet op de agenda of geen verband houden met de agendapunten verhoogt, plaats deze in de “ parkeerplaats &"; De parkeerplaats dient als een herinnering aan die kwestie op een later tijdstip te bespreken, of dat nu aan het einde van de vergadering of in een volgende vergadering.

4. De begeleider moet er ook voor zorgen dat de toegestane tijd voor elk agendapunt wordt geëerd. Twee suggesties om dit te bereiken zijn:

a. De oprichting van een regel, op voorhand, dat mensen niet kunnen herhalen wat een ander persoon al heeft gezegd. Zij kunnen echter, bieden nieuwe ideeën of suggesties, of vragen te stellen ter verduidelijking.

b. Vragen om input van elke deelnemer eerste voorafgaand aan het toestaan ​​van een persoon die al gesproken heeft om opnieuw te spreken. Dit zorgt ervoor dat je iedereen &' horen; s perspectief, en voorkomt breedsprakige personen uit monopoliseren het gesprek.

De bovenstaande tips moet de agenda vooruit te gaan, zodat de vergadering eindigt op het moment dat op de agenda vermeld.

5. Na de vergadering is afgelopen, verdelen de minuten in een tijdige wijze, over het algemeen binnen een week na de vergadering. De notulen moeten herhalen de agendapunten, wat is besloten, welke stappen maatregelen zullen worden genomen, die werd toegewezen aan een specifieke actie stap, en wanneer de actie stappen moeten worden voltooid. De begeleider of een aangewezen persoon moet follow-up met de deelnemers aan de vergadering te zorgen dat ze hun opdrachten te voltooien in op de overeengekomen termijnen. Wanneer mensen in actie, voortbewegen dingen naar voren, dit moedigt mensen aan toekomstige vergaderingen bij te wonen, als ze vooruitgang en succes kunnen zien.

Door het volgen van de vijf tips hierboven vermeld, moet u in staat om vergaderingen die efficiënter draaien en effectief. Het ontwikkelen van een specifieke agenda en delen van tevoren, het vasthouden aan de agenda, waarin termijnen voor elk agendapunt, ervoor te zorgen dat iedereen de ingang is gevraagd, en follow-up om ervoor te zorgen dat iedereen heeft hun opdrachten voltooid in een tijdig kan vergaderingen meer maken productief en succesvol. Wanneer mensen wonen goed geleide vergaderingen en zien dat er vooruitgang wordt geboekt, zijn ze meer kans om te wonen en deel te nemen aan toekomstige vergaderingen

Copyright 2009 © Sharon L. Mikrut, Alle rechten voorbehouden
.