Hoe plan voor een Video Conferencing Meeting

Face to face meetings zijn ver vooruit gepland en goed verzorgd elk aspect om valkuilen te vermijden. Hetzelfde geldt voor de planning van vergaderingen of conferenties on line. Wanneer een in twee richtingen interactieve video-sessie wordt uitgevoerd, het identificeren van juiste doelgroep, het opzetten van passende doelstellingen voor de vruchtbare resultaten van de conferentie en het maken van het gebruik van evaluatie-instrumenten is hetzelfde nodig als in het gezicht van de vergadering van aangezicht. Tijdens de presentatie in een face to face omgeving van de luidspreker geeft veel belang aan worden verbonden met het publiek en elke tweede streeft ernaar om de vergadering interactief en levendig met het publiek te houden. Connectiviteit en levendige bijeenkomst is allemaal hetzelfde essentieel in een on-line vergadering ook maar achieveing ​​het wordt moeilijk als het bijkomende aandacht naar de technische aspecten van videoconferencing waarin de leden geen controle over nodig.

Houden de vereiste technische medewerkers die problemen spontaan kan omgaan met het meest nodig is. Voor een soepele uitvoering van de conferentie vergadering taken kunnen worden onderverdeeld in de volgende taken voor een gemakkelijke opdracht om mensen verschillend in speciale conferenties:

Programma coördinatie

Evenement coördinatie

Registratie

Site technologie coördinatie

Programma Co coördinatie:

Als de teamleden zijn gevestigd op veel plaatsen een strategie moet worden afgedwongen voor interactie met de leden van het team met betrekking tot de agenda van de vergadering, de laatste minute wijzigingen, opname of unavailabily van een lid van het team net voor de vergadering. Op de hoogte blijven van de doelgroep is het belangrijkste, het moet niet worden opgevat als vanzelfsprekend dat mensen initiave om de vergadering bij te wonen, hoewel ze besluiten te komen, velen opstaan ​​geslagen met hun eigen agenda en hebben de neiging om te vergeten en spijt voor het missen van de sessie . Dus het versturen van herinneringen om die mensen van de bijzondere nitch helpt bij het bereiken van het publiek die wil echt niet om het programma te missen

Event Coördinatie:. Als een gemeenschappelijke video-conferencing locatie is toegewezen aan de omringende takken, een persoon die zich bewust van de locatie moet de verantwoordelijkheid van het vergemakkelijken van de leden toetreden tot de vergadering te nemen. Enkele belangrijke reposibilities zou zijn:

Het identificeren van een board room, die zou haalbaar is voor het beheer en toegankelijk voor de leden te bereiken met weinig reizende
Kijk door de technische aspecten van de board room die nodig zijn voor. de vergadering.
Keeping in contact met de coördinator van de locatie in geval van een dringende noodzaak tijdens de vergadering. Zorg ervoor dat de coördinator is beschikbaar tot de bijeenkomst voorbij is, zodat eventuele hindernissen snel kan worden afgehandeld

Registratie:. Het houden van de registratie-paneel klaar voor de deelnemers om te registreren als zij niet hebben gedaan op voorhand, het verstrekken van de leden met krabbelen pads en pennen, als ze zich meer comfortabel in noteren de hoogtepunten tijdens de Video-conferencing sessie

Technologie Coördinator:. Veel mensen uit gediversifieerde achtergrond gebruiken video-conferencing software als online conferencing tool. . Allemaal veel niet comfortabel in het gebruik van technologie, zou een geschoold personeel
  availble leden helpen bij het gebruik van de technologie, zodat zij niet ongemakkelijk voelen bij de technologie;