De rol van communicatie in Project Management

Communicatie is de belangrijkste van de taken van project management persoon of het team voor een bepaald project. 90% van het werk van een project management leider aan het project zal de communicatie zijn. Delegeren, ontvangen en opvolgen van voortgangsrapportages en het houden van vergaderingen van alle vraag zeer effectieve communicatie opdat er iets mis is met het project te gaan. Het gaat waarschijnlijk vanzelf dat zeer effectieve communicatie moet worden opgenomen in alle IM-chats, e-mails en telefoontjes, als goed.

Het is de meest cruciale taak van het project management leiders te begrijpen en duidelijk te vergemakkelijken en oplettende communicatie om de eenvoudige reden dat de meeste leden van een ontwikkelingsproject team waarschijnlijk verrassend middelmatig, zelfs sub-par, communicatieve vaardigheden. Communicatieve vaardigheden zijn zeer vanzelfsprekend door de algemene zakelijke bevolking. Er wordt van uitgegaan dat als men is afgestudeerd aan een hogeschool of universiteit en heeft eenvoudig gesproken en schriftelijke vaardigheden in het Engels (als dit essay wordt in het Engels geschreven, laten we aannemen dat u uw zaken te doen in het Engels), moet men beschikken over effectieve communicatie vaardigheden. Maar als die met ervaring in project management begrijpen, dit schijnbaar logisch, zelfs onvermijdelijk, relatie is vaak afwezig. Sterker nog, in de zakenwereld een van de belangrijke factoren die helpt om te bepalen of iemand is gekwalificeerd genoeg is om een ​​project management leider is hun met boven-gemiddelde (bij voorkeur uitstekend) communicatiemogelijkheden.

Communicatie in projecten is ongeveer de overdracht van relevante kennis van de ene partij naar de andere partij of partijen. Wanneer de kennis die is bestemd om te worden getransporteerd vervormd of slecht ontvangen, dit duidelijk interfereert met de transmissie en dus het gebruik en de toepassing van kennis. Een gebrek aan kennis vertaalt in een onvoldoende afgesloten of, nog erger, een onvolledige project. Zo'n slecht resultaat kost het bedrijf veel geld, en het kan het bedrijf de kosten van een cliënt. Het kan iemand kostte hun werk, als goed.

De twee belangrijkste manieren van communiceren zijn door middel van geschreven woorden en gesproken woorden. Een groot deel van de tijd wordt besteed in de zakelijke wereld met behulp van het geschreven woord voor de communicatie. Degenen die betrokken zijn bij project management kan zeker bevestigen dat ze vaak veel te lezen om te proberen om een ​​project te sturen tot een succesvolle afronding.

Geschreven woorden hebben grote macht en nut. Wanneer je schrijft, kunt u uw tijd om de woorden die u kiest na te denken. Zelfs als je praat via IM, kunt u meer tijd om te pauzeren en na te denken over wat je leest van de andere persoon en wat je echt wilt zeggen volgende dan kun je op een telefoontje of van alleen de gesproken woorden tijdens een take ontmoeten. Wanneer u een schriftelijke communicatie, kunt u opnieuw en opnieuw als nodig is om de juiste betekenis ruimen lezen over de woorden. U kunt gaan over uw archief van schriftelijke communicatie in het geval je iets vergeten bent of nodig hebt om je geheugen te verduidelijken.

Er zijn echter een aantal nadelen aan het geschreven woord communicatie. Een daarvan is dat de persoon een bericht schrijft minder dan wenselijk grammaticale leestekens vaardigheden hebben. Slechte spelling vermogen kan modderige de wateren van heldere communicatie, ook. Inferieure grammatica, interpunctie en spelling kunnen leiden tot een vertekend geschreven berichten. Deze factoren kunnen leiden tot miscommunicatie die problemen de ontwikkeling van het project, zoals een voorbeeld van een slecht geschreven en dus begrepen boodschap die leidt tot wrijving tussen beide partijen veroorzaken. Zij kunnen ook leiden tot een ongewenste vertraging in de voortgang van een project, en dit op zijn beurt kan de vergadering van deadlines dreigen als de ene partij moet wachten op verduidelijking van een schriftelijk bericht van een ander. Een ander probleem met geschreven woorden is dat veel mensen, vooral in het huidige digitale tijdperk, eigenlijk niet gebruik maken van de voordelen van het meer tijd om te denken dat het schrijven biedt. Dit geldt vooral bij IM communicatie, maar ook voor e-mails ook. Te veel mensen schrijven als ze spreken, en denk niet dat hoofdletters waar nodig er echt toe doen. Projectmanagement absoluut vereist dat u, als manager, geavanceerde schriftelijke communicatie vaardigheden (zoals de auteur van dit essay!). Het is ook een goed idee voor u om te suggereren training in het bedrijfsleven schrijfvaardigheid voor alle medewerkers die u vinden te ontbreken in de fundamentele Engels schrijfvaardigheid.

Zoals hierboven vermeld, het andere aspect van de verbale communicatie is mondeling. De voordelen zijn hier significant. Communicatie sneller stroomt, zonder de noodzaak om dingen uit te schrijven. Als u virtuele vergaderingen gebruik maken van online, is het mogelijk om te creëren audio-opnames van alles gezegd worden voor het afspelen later, en de voice-activated tape recorders kunnen worden gebruikt in de in-persoon bijeenkomsten om hetzelfde doel, dus op deze manier mondelinge communicatie kan worden gearchiveerd en verwezen zoals later geschreven kan. Wanneer men slechts te luisteren in plaats van te lezen, kan men vaak handelen op de kennis sneller (zoals tekenen, typen, schrijven, het openstellen van de computer desktop-bestanden, of surfen op het internet in de simultane reactie op wat er wordt gehoord).

Maar er zijn nadelen aan mondelinge communicatie. Het is voor veel mensen moeilijk om informatie die alleen ten opzichte van hetgeen geschreven gesproken wordt behouden (waardoor het audio-visuele, niet alleen audio). Het is vaak vervelend om te pauzeren, terugspoelen en snel vooruit door een opname dan het is om gewoon te bladeren door pagina's. En, kunnen mondelinge communicatie ingewikkelder dan geschreven, omdat het gaat paralingual aspecten ("het is niet alleen wat je zegt, het is hoe je het zegt") en, als het gaat om gesproken woorden, is 55% van het bericht geleverd door niet- verbale signalen-lichaamstaal. Lichaamstaal is moeilijker te volgen in deze dagen van het internet virtuele vergadering. En veel mensen zijn enigszins onbeholpen als het gaat om te begrijpen hoe paralingual en non-verbale aspecten van mondelinge communicatie te gebruiken op de telefoon en in levende bijeenkomsten. Dit is duidelijk veroorzaken veel ravage

Om te begrijpen hoe gemakkelijk het is voor de communicatie-inspanningen te scheef in projectmanagement gaat, is er een leuke formule die is opgewerkt door de jaren heen. Te berekenen de mogelijkheid van miscommunicatie, gebruik maken van de formule (N * (N-1)) /2, met N = het aantal mensen die direct betrokken zijn bij het project. Dus op een project dat slechts vijf mensen die betrokken heeft, met u als een van hen als project manager, zijn er 10 mogelijke manieren, met elk stuk van de communicatie, wat er te fout gaan als ze niet gedaan "tot in de perfectie ".

Er is ook een mooie oplossing om te helpen met effectieve communicatie die is opgesteld, de zogenaamde communicatie matrix. Dit is een tabel met alle direct betrokkenen bij het project, en elk een van die mensen is onder zowel de rij- en kolomkoppen ingevoerd. Een vinkje bij de kruising van twee deelnemers aan het project betekent dat die twee deelnemers zal zeker nodig om direct te communiceren met elkaar om het project succesvol worden afgerond. U kunt zich richten op deze matrix te helpen jezelf duidelijke en effectieve communicatie op het juiste moment en op de juiste plaats voor de betrokken juiste mensen te vergemakkelijken.

De bottom line hier met alls dit is eenvoudig. Het is noodzakelijk dat u ervoor zorgen en effectieve communicatie als projectmanager te vergemakkelijken. Het is 90% van uw project management taak
.