Vermindering van de palen

Op het werk, thuis, maakt niet uit wie je bent of wat je doet - we allemaal gebombardeerd met papier. En, it &'; s stressvol! Ik denk dat we een nieuwe angst ontwikkeld hebben in onze samenleving - PAPERPHOBIA - de angst van het hebben om te gaan met die stapel dat &'; s gezeten er voor een week.

Dus wat doe je om de controle over uw omgeving en uw geestelijke gezondheid te herwinnen? Vergeet niet dat de eerste regel van het organiseren van - “ hoe minder je hebt, hoe makkelijker het is om &" organiseren. De papierloze maatschappij is nog een lange weg te gaan - maar door de volgende paar eenvoudige stappen, kunt u permanent uw stapels en stapels verminderen

Hoe lang moet ik om het te houden

Let &'.? ; s beginnen door te gaan door middel van uw oude bestanden en het doen van wat zuivering. Je kon altijd werk uit van de filosofie dat “ als u don &'; t heeft een goede reden voor het houden van het, te ontdoen van het &"; - Maar wat telt als een goede reden? Veel mensen zijn bang om ooit te gooien document weg omdat ze weer eens nodig het. Ik stel altijd dat mijn cliënten als zich een aantal fundamentele vragen over de reden waarom ze houden hun paper:

- Is de informatie relevant is voor mijn leven, persoonlijke belangen, of een baan

- Heeft deze informatie? verouderd? Kan ik een huidige document vinden

-? Hoe gemakkelijk zou het zijn om deze te vervangen als ik de informatie later nodig

- Wat is het ergste wat er kan gebeuren als ik verlost van het?

Dat laatste vraag brengt ons bij het onderwerp van de zuivering financiële en juridische documenten. Dit is een gevoelige (en een beetje eng) probleem, want er kon eigenlijk een aantal zware gevolgen als je iets weggooien te vroeg. We hebben eigenlijk gezien de opkomst van een geheel nieuw vakgebied - records management - gewijd aan het helpen van mensen te begrijpen hoe lang ze aan bepaalde documenten te bewaren. En op basis van de verzamelde gegevens door deze industrie, hebben we standaard schema opgesteld voor het zuiveren van uw bestanden. Maar begrijp alsjeblieft dat dit een ingewikkelde kwestie, en dat elke situatie is uniek. Veel beroepen stellen hun eigen wettelijke richtlijnen voor het bewaren, kunt u een aantal ongewone of verzachtende omstandigheid in je leven - en je moet met uw accountant of advocaat voordat pitching uit alle belangrijke juridische, zakelijke of financiële administratie
<. p> BUSINESS bewaarschema RICHTLIJNEN

U moet de volgende documenten altijd te houden (ja, voor altijd!):

- aangiften inkomstenbelasting
- inkomstenbelasting betalen controles
- jaarlijkse financiële verklaringen en boekhouding
- bedrijfsdocumenten (oprichting, charter, grondwet, door wetten, minuten)
- voorraadadministratie
- rust- en verslagen
- licenties, octrooien, handelsmerken en registratie toepassingen
- investering handel bevestigingen en verklaringen die het kopen en verkopen wijzen
- bewijsstukken van vaste activa toevoegingen
- belangrijke correspondentie
- juridische documenten
- CPA audit rapporten

Houd op Dit papierwerk zes jaar:

- bank verzoeningen en vernietigde cheques
- geannuleerd payroll en dividend controles
- personeels- en loonadministratie
- aankoop administratie
- verkoop records
- reis- en entertainment registers
- bewijsstukken voor belastingaangiften
- eigendom records /bouwer contracten /verbetering ontvangsten (indien fiscale)
- aankoopbewijzen (als belasting-gerelateerde)
- hulpprogramma registers ( als fiscale)
- andere rekeningen (als fiscale)
- leveranciersfacturen

Houd deze gegevens drie jaar:

- de maandelijkse financiële overzichten (voor interne doeleinden )
- creditcardafschriften
- hulpprogramma registers (voor intern gebruik)
- toepassingen werkgelegenheid
- verlopen verzekeringen

persoonlijke records RETENTIE RICHTLIJNEN

U moet houden de volgende documenten VOORGOED (altijd!):

- aangiften inkomstenbelasting
- inkomstenbelasting betalen controles
- investering handel bevestigingen en verklaringen die het kopen en verkopen
wijzen - belangrijke correspondentie
- juridische documenten
- rust- en verslagen
- CPA audit rapporten

Hang op deze records zes jaar:

- bewijsstukken voor belastingaangiften
- ongeval rapporten en claims
- medische rekeningen (als fiscale)
- eigendom records /bouwer contracten /verbetering ontvangsten (als fiscale)
- aankoopbewijzen (als fiscale)
- hulpprogramma registers (als fiscale)
- andere rekeningen (als fiscale)
- geregeld schadegevallen

Houd dit papierwerk drie jaar:

- creditcardafschriften
- medische kosten (in het geval van verzekeringen geschillen)
- hulpprogramma registers (voor intern gebruik)
- verlopen verzekeringen

BIJZONDERE OMSTANDIGHEDEN RouteYou U moet deze gegevens bewaren volgens de volgende richtlijnen:

- auto registers (te houden totdat de auto wordt verkocht)
- credit card ontvangsten (blijven totdat ze zijn geverifieerd op uw creditcard)
- verzekeringen (houden het voor het leven van het beleid)
- hypotheken /werken /leases (houden voor 6 jaar na de levensduur van de overeenkomst
) - loonstrookje (blijven totdat zij zijn verzoend met de w-2)
- eigendom records /bouwer contracten /verbetering ontvangsten (houden tot onroerend goed verkocht)
- aankoopbewijzen (houden voor het leven van garantie of de levensduur van het item op de grote aankopen)
- aandelen en obligaties registers (houden voor 6 jaar na verkoop)
- garanties en instructies (houden voor de levensduur van het product)
- andere rekeningen (totdat de betaling wordt gecontroleerd op de volgende factuur)

VEILIG WEGGOOIEN PAPIER

Gewoon omdat je het schoongemaakt, wil niet zeggen dat het gaat in de prullenbak! Heb je je realiseert dat als je iets in de vuilnisbak, wordt het publiek eigendom? En verslagen van identiteitsdiefstal stijgt elke dag. Wat is identiteitsdiefstal? Dat &'; s als iemand anders toegang krijgt tot uw persoonlijke records - nummer sociale zekerheid, belastingen identiteitskaart, rijbewijs, adres, bankgegevens - en doet alsof u zijn. Het gebruik van uw identificerende informatie, kan deze persoon nemen leningen, aanloop credit card rekeningen, en uitvoeren van een enorme hoeveelheid van de schuld - alles in uw naam. En de meeste tijden, je weet nooit totdat je de collectie letter te krijgen. Het kan jaren duren voor het opruimen van de juridische en financiële problemen dit zorgt ervoor dat je, en het kan tijdelijk uw krediet ruïneren.

Dus om jezelf te beschermen tegen deze bedreiging, moet u de juiste verwijdering van uw belangrijke gegevens. Elk stuk papier dat rekeningnummers bevat, moet uw sofi-nummer, of andere gevoelige informatie worden versnipperd. Als u slechts een kleine hoeveelheid papier te versnipperen, overwegen een bezoek aan uw lokale kantoor levering winkel te halen een persoonlijke shredder - ze zo weinig $ 20 deze dagen draaien. Shredable &"; als je een grote hoeveelheid &ldquo te genereren; papier, of gewoon don &'; t wil om daar te zitten voeden in een pagina tegelijk, denken over het gebruik van een mobiele shredder service. Deze bedrijven zullen bij u thuis of op kantoor te komen en versnipperen uw documenten op het terrein voor een vergoeding. Zorg er wel voor dat u kiest voor een gerenommeerd bedrijf dat u voorziet van een certificaat of brief te garanderen dat het papier is onherkenbaar is versnipperd

koppen uit bij de PASS

Nu dat je &';. Ve schoongemaakt uit al het oud papier, uw volgende doel is zich ophoopt zo veel van het in de toekomst te blijven. U mag niet realiseren, maar we ongeveer 1.500 tot 1.800 stuks van de ongewenste e-mail elk jaar ontvangt - verzoeken, flyers, verkoop brieven, en andere overbodige stukjes rommel. Je denkt misschien dat je geen controle over de bergen van ongewenste papier die bij u thuis of op kantoor te komen, maar u &'; re verkeerd. U kunt vragen uw naam te hebben verwijderd uit de mailinglijsten dat advocaten te kopen - effectief af te snijden tot 75% van de ongewenste e-mail die je leven binnenkomt. Neem contact op met een van de volgende organisaties:

- DMA Mail Preference Service (PO Box 9008 /Farmingdale, NY 11735-9008)

- Stop ongewenste mail Association (800-827-5549)

- Private Citizen (800-cut-junk)

- Haines & Co /Criss-Cross Directory (8050 Freedom Parkway NW /N. Canton, OH 44.720.)

- Consumer Research Institute /Stop The Junk Mail Kit (PO Box 612 /Ithaca, NY 14851)

Welkom aan het digitale tijdperk

Ok, zodat we &'; ve verminderde de hoeveelheid papier die u ontvangt van andere mensen - wat doe je met de rest van het? Het opslaan van papieren documenten kunnen nemen veel ruimte - en hen ophalen is heel tijdrovend. Heeft u ooit gedacht over het wegwerken van de hard copy? I don &'; t betekent gooien uit documenten die u don &'; t behoefte - I &'; het over het scannen van de degenen die je wilt houden en op te slaan op uw computer.

Zeker, moet u de harde kopieën van enkele documenten te bewaren - contracten, juridische documenten, en alles waar je een originele handtekening te tonen. Maar denk maar aan alle dingen die je dat don &' houden; t vereist het origineel - kopieën van artikelen, referentie artikelen, rapporten, wat correspondentie, misschien zelfs client-records. Niet te vergeten het feit dat de scanners en document imaging software belachelijk goedkoop zijn geworden deze dagen - goed onder $ 100 voor een goede machine. En je kunt 100 keer meer papier op te slaan op een diskette of cd-rom dan kunt u in een bestand lade. Maar zorg ervoor dat u een reservekopie van iets belangrijks veilig of kluis te houden bij een brand
.