Federal Records Act: Het ontwikkelen van een Robuuste Document Retention Schedule: Best Practice in een betrouwbare beleid

Volgens de Federal Records Act, het ontwikkelen van een robuuste retentie schema is de beste manier om een ​​verdedigbare ediscovery beleid. Veel medewerkers zijn niet zeker over de eDiscovery wetten te volgen, personeel bestanden te bewaren en de juridische bijhouden behoeften. Tegenwoordig zijn de meeste federale evenals overheidsinstellingen moeten duidelijke eisen voor het bewaren van gegevens en wetten die moeten worden gevolgd. Federale aannemers, onderaannemers en werkgevers moeten allemaal om te bevestigen om deze wetten.

Het hebben van een betrouwbaar programma voor het bewaren van documenten is de beste manier om naleving te waarborgen. Records moet alle e-mails uitgewisseld hetzij tussen werknemers zelf of buiten gestuurd. In aanvulling op e-mails, alle Word-documenten, Excel-bestanden, geluidsbestanden en andere diverse bestanden zijn ontvankelijk in de rechtbank. Zodat medewerkers moeten periodiek verslag en de opslag van deze bestanden te garanderen op een veilige locatie. Afgezien van het opnemen van de gegevens, moet er een specifiek programma in detail beschrijven hoe lang bepaalde records worden bewaard en wanneer ze zullen worden verwijderd zijn.

Als de rechter vraagt ​​voor deze elektronische documenten, een bedrijf moet tonen dat ze in overeenstemming met de wetten voor het verzoek is verzonden. Het is niet voldoende om te beginnen met het opnemen en het houden van een database van deze bestanden na de rechterlijke uitspraak komt, want als dat het geval is dan een fikse boete kan worden geheven op uw bedrijf. Om deze reden is de Wet Federal Records stimuleert bedrijven om een ​​retentie schema voor alle documenten te maken.

Het maken van het schema is geen gemakkelijke klus. Wat papieren documenten betreft, recordkeeping gemakkelijk. Nauwkeurig bijhouden van gegevens in het geval van digitale documenten is niet zo eenvoudig als ze gemakkelijk kunnen worden beschadigd of verwijderd. Oprichting van een apart team uitsluitend voor een goede bewaring van elektronische documenten kan nodig zijn.

Het hebben van de juiste documenten retentie schema zal niet u en uw bedrijf alleen houden aan de rechterkant van de wet, maar het zal u ook opslaan veel geld in het geval van een gerechtelijk bevel. Verschillende bedrijven, waaronder Morgan Stanley hebben eindigde betalen boete voor niet-naleving. Afgezien van de monitory verlies, dit ook van invloed op een bedrijf de goodwill
.