Je niet kunt veroorloven NIET worden met behulp van een Efficiënte Document Management System

Of u nu een klein bedrijf of een grote multinational, kun je niet veroorloven om niet te worden met behulp van een efficiënt document management systeem, tenzij je graag weggooien van uw winst zijn. Wist u dat experts schatten dat de mensen verspillen 150 uur per jaar op zoek naar verloren informatie?

Technologie is echt het stroomlijnen van de manier waarop zaken wordt uitgevoerd. Voorbij zijn de dagen van de verouderde stoffige kelders vol met planken en de muur eenheden vol papier gebaseerde bestanden gepropt. De dagen van moeizaam trawlvisserij door de bergen van bestanden naar een enkel document met die vitale stukje informatie voor die dringende bestuursvergadering zijn ook verdwenen te vinden.

In elke organisatie, zowel groot en klein, er is een vraag naar optimale efficiëntie en een productieve workflow. Het feit is, ongeacht hoeveel zaken je gedrag, we hebben nog steeds te maken met de werkelijke stukjes papier. Wat je echt nodig hebt is een document management software systeem dat bespaart u tijd en geld, en het verhogen van uw winst, terwijl het verminderen van de uitgaven.

In plaats van de archaïsche archiveringssysteem u momenteel tolereren, zal uw nieuwe archiveringssysteem gemakkelijk zijn te leren en te implementeren. Het zal gebruiksvriendelijk voor iedereen, van de CEO tot aan het personeel in de verwerking van gegevens centra.

Je doel is het gemakkelijk terugvinden, want als je een bestand niet kunt vinden, kun je net zo goed niet dat bestand helemaal. De gebruiker de mogelijkheid om herinneringen en actie data wijzen nodig heeft. Toewijzen gooien data vervangbare bestanden verstandig om decluttering een ongeorganiseerde kantoor geworden. Als je nog nooit iets weg te gooien, vindt u de vulling fabrikant kabinet zeer gelukkig te maken, en tijd verspillen proberen om iets te vinden. Je gewoon niet elk stukje papier voor altijd houden. Sommige documenten, om juridische of financiële redenen, moet een bepaalde tijd bewaard.

Alle bestanden zal een gestandaardiseerd naamgeving systeem te gebruiken, zodat dubbel werk vrijwel wordt geëlimineerd. Documenten in alle formaten zal gemakkelijk worden opgeslagen in hetzelfde bestand. Dit voorkomt onnodige duplicatie van documenten. Bureaus zullen niet vol met dossiers en documenten de hele tijd en personeel zal productiever zijn als ze kunnen vinden wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben. Welke methode je ook kiest, zorg ervoor dat uw systeem is duidelijk en consequent door uw bestanden te halen papierwerk zo eenvoudig en gedachteloos mogelijk te maken.

De informatie kan gemakkelijk worden gedeeld binnen de diensten, ongeacht waar ze zijn gevestigd. Documenten kunnen eenvoudig worden opgeslagen en bestanden kunnen zo snel als nodig worden opgehaald, omdat uw computer software u de locatie direct zal vertellen.

Uw bestuursleden zullen extatisch wanneer je ze vertellen dat uw ideale systeem zal helpen medewerkers bieden beter service aan uw klanten omdat de informatie is gemakkelijk toegankelijk. Een tevreden klant is een terugkerende klant en het is makkelijker om klanten te behouden dan te proberen en krijgen nieuwe.

Als je nadenkt over de return on investment voor een dergelijk bestand software, die u en uw medewerkers zal redden 150 uur per elk jaar, kun je niet veroorloven om niet te worden met behulp van een slim document management systeem
.