Het kiezen van de juiste hulpmiddelen voor Going Paperless

Paper neemt veel ruimte om op te slaan, en zeker als je &'; re kan gebruikt worden om te zoeken naar documenten op uw computer, schroefdraad door middel van stapels papier en graven in archiefkasten lijken bijna archaïsch! Veel mensen zijn de laatste tijd vraagt ​​me om hen te helpen te gaan papierloze – dat wil zeggen, het verminderen van de hoeveelheid papier die zij hebben in hun huizen of kantoren. U &'; ll altijd wat papier – de post zal nog komen in de deur, u &'; ll dingen te verzamelen terwijl in de wereld, en je &'; ll nog steeds dingen afdrukken vanaf uw computer. Going papierloze kan helpen de hoeveelheid opslagruimte uw documenten nemen verminderen, en het gemakkelijker te verwerken en vind uw documenten later als je ze nodig hebt.

Er zijn vier fundamentele manieren om u te helpen uw papieren documenten te krijgen gedigitaliseerd (dat wil zeggen, gescand en zet op uw computer). Here &'; s de rundown, evenals die elk type is goed voor:

Draagbare Scanners – Als je veel reist en je wilt om uw documenten onmiddellijk gescand, zal een draagbare scanner kunt u dat ook te doen. Typisch, deze apparaten zijn klein en licht en worden geleverd met software waarmee je je documenten als PDF-bestanden en /of in een eigen database te scannen. Sommige hebben u een vel of een visitekaartje te scannen op een moment, terwijl hogere-end (lees: duurdere) modellen laat je 10 of 15 vellen plaatsen. Deze zijn een goede keuze als je een zeer kleine scanning volume of als je veel reist – als je meestal gestationeerd op een bureau, zullen andere opties gemakkelijker te gebruiken en zal waarschijnlijk u beter van dienst. Populaire draagbare scanners zijn gemaakt door de Neat Company, Fujitsu, en Canon, en zijn meestal in de $ 100- $ 200 range.

Desktop Scanners - Als u &'; re-bureau gebonden en hebben veel van de documenten die u &'; ll wilt laten scannen op een permanente basis, een speciale high-speed desktop scanner kan een goede keuze zijn. Deze zijn meestal grotere en zwaardere dan hun draagbare tegenhangers, en meestal 25-50 scannen pagina's tegelijk, die u redt van de gehele scanner zo vaak vullen. Deze zijn een goede keuze als je veel scannen dat u &'; je zult moeten doen op een permanente basis. Houd in gedachten dat je &'; ll nodig hebt om ruimte te vinden in uw kantoor om deze apparaten, die doorgaans de grootte van een kleine printer of fax tegemoet te komen. Voorkomende modellen zijn gemaakt door dezelfde bedrijven die draagbare scanners &ndash maken; de Neat Company, Fujitsu en Canon. Deze kunnen behoorlijk duur ($ 250- $ 500 +), en ze hebben veel bewegende delen, dus als je er een te kopen, it &';. De moeite waard te investeren in een uitgebreide garantie indien dit wordt aangeboden

multifunctionele apparaten &ndash ; Als je weinig ruimte in uw kantoor en hebben relatief lichte scannen behoeften, een multifunctioneel apparaat – een die is een printer, scanner, fax, kopieermachine en all-in-one – in staat zijn om diverse kantoor taken. Deze kunnen een hoop ruimte besparen, omdat ze kunnen vervangen met vier andere afzonderlijke apparaten, en ze zijn meestal relatief goedkoop ($ 150 of zo voor een fatsoenlijke model van HP, Lexmark, Canon en andere grote fabrikanten). Deze zijn een goede keuze als je relatief lichte scannen behoeften, want zij zullen de klus te klaren, maar heel langzaam – hun scansnelheden neiging nemen veel langer dan een dedicated desktop scanner. Als u kiest voor een, zorg ervoor om een ​​model dat een automatische documentinvoer (ADF) omvat krijgen, omdat deze laat je meerdere vellen laden voor het scannen of kopiëren, in plaats van dat u hoeft te een vel zetten op de glasplaat op een moment.

Scanning Services – Als je weet dat je won &'; t worden wijden tijd om te doen scannen van jezelf op een regelmatige basis, maar je nog nodig hebt en wilt uw documenten gescand, kan een offsite scanservice een goede keuze voor u zijn. Wanneer u zich aanmeldt voor een van deze abonnementen gebaseerde diensten, you &'; ll ontvangt een prepaid envelop die je vullen met uw documenten en af ​​te sturen naar het bedrijf of twee keer per maand. Zij zullen uw documenten scannen en stuur ze terug naar u of rasp ze op uw verzoek. Eenmaal gescand, kunt u uw documenten online bekijken of downloaden naar uw computer – it &'; s aan jou. Deze zijn een goede optie als u aren &'; t planning op het maken van een regelmatige gewoonte van scannen, omdat ze omgaan met de zware werk voor u. Scannen diensten beginnen meestal rond de $ 15 per maand en gaan van daar, afhankelijk van hoeveel je nodig hebt gescand. Populaire scanning diensten zijn Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) voor visitekaartjes en ontvangsten en OfficeDrop (http://bit.ly/cls-officedrop) voor documenten.

Going papierloze een enorme boost aan uw productiviteit kan zijn.

Het kiezen van het juiste gereedschap is van essentieel belang om het verkrijgen van je begon op de rechter voet. Welke tools en technieken gebruikt u om u te helpen papierloze
  gaan?;